Mission générale

Assure le bon fonctionnement du service Ressources composé des cellules d'administration générale suivantes : Affaires générales (finances, achats, ressources humaines, gestion courrier/accueil, fonctionnement des instances...), Documentation, Systèmes d'information et Communication.

Assure les fonctions de :
- correspondant formation (CNFPT, ALPI...).
- correspondant MNT et pour site emploi territorial...
- référent pour la plateforme marchés landespublics, marchés/logiciel CIVIL, ACTES...
- assistant de prévention santé sécurité au travail,
- mandataire suppléant du régisseur pour la régie d'avance...

Affaires générales
Supervise la signature des parapheurs du président, la gestion du courrier entrant et sortant.
Définit les plannings d'accueil/courrier et l'affectation des agents à l'accueil de l'Agence en fonction des besoins.
Assure la rédaction, le contrôle de la mise en forme, la gestion, l'archivage des documents et actes relatifs aux séances du conseil d'administration et des assemblées générales.
Participe à la demande du directeur, à différents réunions (CDG 40, réunion des directeurs de la Maison des communes...)

Achats
Recense et évalue les besoins, en lien avec les services prescripteurs.
Définit une politique générale de l'achat.
Valide les documents constitutifs des marchés, ainsi que ceux produits aux différentes étapes des procédures internes.
Gère les achats propres au service Ressources.
Assure la publication des marchés de l'ADACL.

Finances
Anime et pilote les travaux préparatoires à l'élaboration du budget.
Assure le suivi de l'exécution du budget.
Contrôle les engagements de dépense.
Rend compte de l'exécution du budget .
Elabore les tableaux de bord nécessaires au pilotage des activités.

Ressources humaines
Elabore et assure le suivi des tableaux des effectifs, d'avancement, déclaration de vacances et offre d'emploi....
Conseille et informe les agents sur les actes de gestion de leur carrière.
Met en œuvre les réformes et les textes ayant une incidence sur la gestion du personnel, formule des propositions en ce domaine, contrôle l'élaboration des différens documents et actes (arrêtés nomination, régimes indemnitaires...).
Organise la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), le suivi des absences.
Organise les recrutements d'agents.
Recense les besoins de formation en vue de l'élaboration et du suivi du plan de formation des agents, inscription des agents, tenue des dossiers individuels, élaboration du règlement formation, lien avec le CNFPT.
Veille à la mise en œuvre en temps voulu des entretiens d'évaluation annuels pour l'ensemble de l'agence et réalise l'évaluation des agents du service ressources.
Prépare les dossiers relevant des domaines d'intervention du Service Ressources qui doivent être présentés devant les différentes instances .

Santé sécurité au travail
Assiste et conseille l'autorité territoriale dans la démarche d'évaluation des risques professionnels, la mise en place d'une politique de prévention des risques professionnels et les règles de sécurité et d'hygiène au travail.
Participe à la sensibilisation, l'information, la formation des personnels, s'assure de la tenue des registres santé sécurité au travail.

Documentation
Définit, en lien avec la responsable de la cellule Documentation, l'organisation des ressources documentaires et les modes de mise à disposition des usagers.
Supervise le fonctionnement de la cellule Documentation.
Systèmes d'information
Contribue, en lien avec le chargé de mission dédié, à la conception fonctionnelle et à l'évolution cohérente de l'ensemble du système d'information et de communication.
Contribue à la mise en place et au suivi d'un système d'archivage des documents produits ou reçus par l'ADACL.

Communication
Participe à l'élaboration de la stratégie de communication externe de l'ADACL.
Définit et supervise la mise en œuvre des actions de communication.
Accompagne la mise en place d'outils de communication interne et de partage d'informations.

Gestion du service Ressources
Gestion administrative et juridique du service,
Gestion budgétaire,
Gestion des ressources humaines,
Animation et pilotage des équipes.

Connaissances :
Maîtrise de la réglementation et des procédures budgétaires et comptables, de la réglementation des marchés publics, du statut de la Fonction publique et des règles de gestion du personnel.
Connaissance du fonctionnement des établissements publics.

Qualifications :
Formation supérieure en droit ou en gestion (Niveau Master2), ou équivalent.

Qualités et expérience :
Savoir mobiliser ses collaborateurs en fonction des objectifs à atteindre et poser un cadre de travail ;
Savoir synthétiser de nombreuses informations, construire et suivre des tableaux de bord
Posséder une grande capacité d'écoute ;
Etre capable d'adapter sa communication aux différents types d'interlocuteurs ;
Avoir le sens de l'organisation et du contact ;
Avoir le goût du travail en équipe, savoir argumenter et travailler en concertation ;
Maîtriser les techniques de conduite de réunion et de négociation ;
Faire preuve de rigueur intellectuelle ;
Connaître les outils informatiques " métier " liés aux domaines d'activité du service Ressources.

Rattachement hiérarchique :
Ce poste est rattaché au directeur de l'ADACL.

Responsabilité fonctionnelle et transversale :
Il définit les modalités de fonctionnement du service en cohérence avec les orientations générales de l'ADACL, telles qu'elles sont mises en œuvre par la direction.
Il organise les champs d'intervention et les activités des membres du service.
Il supervise et évalue leur travail en cohérence avec la politique globale de management de l'ADACL.
Il est force de proposition auprès du Directeur de l'ADACL.
Il veille au respect du budget du service.
Il travaille en collaboration régulière avec l'ensemble des services de l'ADACL et plus particulièrement, avec les autres responsables de service.