Accueil, information, orientation du public
Assister les travailleurs sociaux et médicaux sociaux en terme d'organisation, de gestion, de classement et de suivi de dossiers
Relais du secrétariat de Circonscription sur le Pôle

Dans le cadre des missions de la Direction de la Solidarité : accueil physique et téléphonique, évaluation de la demande, orientation, information de tout public, Organiser la réception - la diffusion - l'envoi du courrier et des mails Réaliser des travaux de dactylographie Veiller au bon déroulement de l'organisation des pôles Assurer et actualiser la documentation sur le pôle et la documentation spécifique au territoire Toute autre mission qui sera confiée par la Responsable pour raison de service et solidarité inter-pôles Participation à l'accueil des stagiaires
Description détaillée
Temps %
Accueillir, écouter, identifier, évaluer, informer, orienter, donner des rendez-vous et faire les liaisons (tout public et partenaires)
Participation à la gestion de l'accueil
Gestion administrative du Pôle Social : Traitement du courrier arrivé (électronique et papier) : réception, date, lecture, diffusion, mise à jour, classement Supervision des dossiers administratifs (RSA, Fonds Départemental d'Aides Financières aux Familles, PDALHPD, ...) Expédition du courrier : dont le déplacement à la Poste ou au Siège du Conseil départemental Frappe des écrits de l'équipe en conformité avec les règles établies (contenu, forme, charte graphique) Gestion de la documentation (électronique et papier) : enregistrement, mise à jour, diffusion, classement Mise en place et suivi des outils de travail pour la vie du service : plannings hebdomadaires, planning des congés, des inscriptions, des échéanciers, création d'outil de travail (listing d'adresses des communes de la Circonscription avec ses différents Travailleurs Sociaux de la DSD...) Gestion de l'organisation matérielle : réservation de salles, mise en place de l'équipement et rangement Archivage
Gestion administrative du RSA (assister les référents RSA dans l'organisation du dispositif : convocations, gestion) Gestion administrative du Pôle de Protection de l'Enfance : secrétariat des travailleurs sociaux
présents sur le Pôle, frappe des écrits, suivi et transmission au Pôle de Protection de l'Enfance à Mont-de-Marsan
Gestion informatique du classement et création d'outils (dossiers, courriers, notes, compte-rendu)
Participation à différentes réunions : de service, d'équipe, inter service, de circonscription, d'information
Aide technique à l'ensemble des collègues sur les difficultés informatiques et avec l'équipement de bureau (fax, photocopieuse, téléphone)
Intendance :Gestion des stocks des formulaires, de papier, d'enveloppes, fournitures de bureau, timbre : état des stocks, commandes, prise de livraison, vérification de la livraison, rangement
Liaisons avec le service intérieur pour tout problème technique dans les locaux et le matériel de la Circonscription
Gestion du planning de réservation et suivi des véhicules de service
Accompagnement à l'instruction des demandes de RSA

Sens du service public et du travail en équipe
Qualités d'accueil du public (écoute, discrétion, respect, capacité d'orientation, d'évaluation et d'initiatives)
Respect du secret professionnel
Maîtrise de l'outil informatique
Connaissance du vocabulaire professionnel et des partenaires institutionnels
Autonomie, organisation, adaptabilité, rapidité, fiabilité

Aptitude à :
la communication
la gestion du stress et la régulation des tensions (public, équipe)
Trier les demandes (différencier l'important de l'urgent)
assumer plusieurs tâches et sollicitations simultanées