Secrétaire - Standardiste (H/F)
Offre n° O976250711000012
Publiée le 11/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1, rue du receveur Madi Combo Lotissement Mlézi, Tsingoni (Mayotte)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
10/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
- Entre 2 000 € à 2 500 € bruts mensuels pour la catégorie B
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité de la Direction du GIP EAM, le/la secrétaire-standardiste assurera les tâches de secrétariat courantes et le standard téléphonique.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
- Assurer les prises de rendez-vous ;
- Traiter le courrier postal et électronique ;
- Gestion d’accueil et de standard téléphonique ;
- Suivre la circulation des parapheurs ;
- Gérer les agendas et contrôler les échéances ;
- Saisir, mettre ne forme des documents divers (courriers, mails, rapports…), les produire et les diffuser ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
- Gestion des absences en lien avec les services et les ressources humaines ;
- Répondre aux demandes d’information en interne et en externe ;
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe ;
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions ;
- Prendre en charge les aspects logistiques de la Direction (gestion de stocks des fournitures bureautique, photocopieurs…) ;
- Gestion du parc automobiles de l’établissement ;
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative, financière ;
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives ;
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans le système d’information administrative.
2. Organisation administrative et logistique des réunions :
- Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions ;
- Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations ;
- Vérifier la régularité des réunions : quorum… ;
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
- Assurer les prises de rendez-vous ;
- Traiter le courrier postal et électronique ;
- Gestion d’accueil et de standard téléphonique ;
- Suivre la circulation des parapheurs ;
- Gérer les agendas et contrôler les échéances ;
- Saisir, mettre ne forme des documents divers (courriers, mails, rapports…), les produire et les diffuser ;
- Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
- Gestion des absences en lien avec les services et les ressources humaines ;
- Répondre aux demandes d’information en interne et en externe ;
- Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe ;
- Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions ;
- Prendre en charge les aspects logistiques de la Direction (gestion de stocks des fournitures bureautique, photocopieurs…) ;
- Gestion du parc automobiles de l’établissement ;
- Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière ;
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative, financière ;
- Classer, pré-archiver les documents en lien avec le service des archives ;
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans le système d’information administrative.
2. Organisation administrative et logistique des réunions :
- Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions ;
- Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations ;
- Vérifier la régularité des réunions : quorum… ;
- Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser.
Profils recherchés
* Connaissances
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
• Connaissances générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Maîtrise les applications bureautique et les outils de la messagerie
* Compétences opérationnelles
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail ;
• Sens des priorités ;
• Capacités à prendre des initiatives ;
• Capacités à rendre des compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
• Capacités de s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
* Savoir être
• Discrétion ;
• Devoir de réserve et sens du service public ;
• Très bon sens relationnel ;
• Autonomie ;
• Sens de l’écoute ;
• Sens du service public
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
• Connaissances générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
• Maîtrise les applications bureautique et les outils de la messagerie
* Compétences opérationnelles
• Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;
• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie de travail ;
• Sens des priorités ;
• Capacités à prendre des initiatives ;
• Capacités à rendre des compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
• Capacités de s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence
* Savoir être
• Discrétion ;
• Devoir de réserve et sens du service public ;
• Très bon sens relationnel ;
• Autonomie ;
• Sens de l’écoute ;
• Sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0639613642
Informations complémentaires
Adressez votre candidature comprenant votre CV et lettre de motivation soit directement sur le site emploi territorial soit par courriel à l'adresse suivante : grh@europe-a-mayotte.yt
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.