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Date de publication : 11/09/2019

Synthèse de l'offre

Employeur :

COMMUNE DE MIONS
4 PLACE DE LA REPUBLIQUE B.P. 72
69780 MIONS CEDEX
Département de travail :
Rhône
Poste à pourvoir le :
Dès que possible
Date limite de candidature :
30/09/2019
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Emploi fonctionnel :
Oui
Libellé de l'emploi fonctionnel :
Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) :
Assistante / Assistant de gestion administrative
Descriptif de l'emploi :
ASSISTANT/E DE GESTION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE PÔLE PATRIMOINE
AMÉNAGEMENT ET DÉVELOPPEMENT DU TERRITOIRE, SERVICE PATRIMOINE
Missions :
Assister la responsable du pôle patrimoine sur les tâches administratives liées aux dossiers de marchés publics et suivi des contrats depuis la phase de diagnostic - programmation, construction, exploitation et jusqu?à la fin de vie du bâtiment
1 - Assurer le secrétariat du service :
- Assurer la saisie, la mise en forme et le suivi des courriers et de tout type de document (rapport, commande) y compris la validation (visa de la hiérarchie, signature des élus), la diffusion et le classement.
- Planifier et participer aux réunions de chantier pour les travaux suivis par le service en maitrise d?oeuvre directe, y compris rédaction des comptes rendus.
- Organiser les réunions et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances ; Rédiger les compte-rendus
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi du pôle selon les procédures de la direction :
- Mise à jour des plannings prévisionnels des chantiers
- Rédaction des demandes d?intervention sur les bâtiments et sur les matériels, transmises par la responsable
- Assurer la communication des opérations de construction sur différents supports pour les autres services, les utilisateurs et les élus
- Création et mise à jour de la base de connaissance des bâtiments municipaux (DOE, devis, factures, marchés, plans, etc.), avec archivage et classement de manière simple et accessible à tous ;
- Participer à l?élaboration du bilan de service.
2 - Assurer la gestion administrative des marchés publics du service :
- Assurer la mise en forme et/ou la production de documents administratifs normés en lien avec le service des marchés publics (commandes, marchés, ordres de service, mise en demeure, PV de réception, acte de sous-traitance); du marché jusqu?à la fin de l?année de parfait achèvement dans les règles du Code des Marchés Publics.
- Rendre compte aux agents du service (chargés d?opérations, chef de service) des informations recueillies en gérant l?importance et/ou l?urgence.
- Assurer le classement des marchés du service (marchés, avenant sous-traitants, ordres de services).
3-Suivi administratif des dossiers liés aux ERP, Accessibilité, aire de jeux, contrôles réglementaires (électrique, VMC, portail...) :
- Rédaction des cahiers des charges en lien avec les agents du service patrimoine pour les contrats de prestation de service (contrôle et maintenance).
- Montage des pièces nécessaires à la consultation des prestataires.
- Lancer les consultations des entreprises
- Suivi des dossiers : réception, classement et diffusion des informations, intégration des priorités dans la gestion quotidienne,
- Effectuer les relances nécessaires en interne ou en externe (échéances, informations à compléter)
- Assurer le reporting à la responsable de service.
4. Tâches transversales, assurées en lien et en appui avec la hiérarchie :
- Suivre des projets/ activités/ dossiers
- Rendre-compte à la hiérarchie
- Assurer l?information, le reporting et la communication sur les opérations.
- Intégration des données de l?activité dans notre logiciel de suivi intégré (ATAL).
Profils demandés :
SAVOIR
- Connaissance des marchés publics et de leurs procédures
- Connaissance du déroulement des opérations de construction
SAVOIR FAIRE
- Maîtrise du fonctionnement interne d'une collectivité (hiérarchie, délégations de signatures)
- Maîtriser les outils bureautiques, messagerie, Internet, webdélib, CIRIL
- Maîtrise des techniques de secrétariat (courrier, téléphonie, messagerie électronique, classement, prise de notes)
- Notions de gestion et de comptabilité
SAVOIR ETRE
- Rigueur, méthode
- Goût pour le travail en équipe
- Reporting
- Dynamisme
- Disponibilité
- Qualités relationnelles
- Confidentialité, discrétion professionnelle
TEMPS DE TRAVAIL: 35H Hebdomadaires
MOYEN: Outil informatique
CHAMP RELATIONNEL:
- Interne: Relations fonctionnelles en interne avec la responsable du service, le DSTU, l'ensemble des services municipaux, les agents du service patrimoine, le service marché public
- Externe: avec les entreprises, maîtrise d'oeuvre, la Métropole, SDMIS, DDT, concessionnaires publics, prestataires de service
- Evolution possible par la voie de la réussite au concours ou à l'examen professionnel
- Evolution dans les missions confiées.
Poste ouvert aux cadres d'emplois de rédacteurs et d'adjoint administratif.
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité :
04 72 23 62 62
Informations complémentaires :
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ à Monsieur Le Maire avant le 30/09/2019 par mail à recrutement@mions.fr par courrier
À l'adresse suivante :
COMMUNE DE MIONS
4 PLACE DE LA REPUBLIQUE
B.P. 72
69780 MIONS CEDEX
Pour tout renseignement, s'adresser à Madame CASALGRANDI, Service RH Chargée de recrutement

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.