Participer à la définition des orientations stratégiques en matière d'offre de service. Optimiser et développer les activités population de la collectivité. Assurer la bonne tenue et gestion des registres d'état civil. Assurer la bonne gestion des élections dans le strict respect de la législation Assurer l'encadrement d'une équipe sur deux sites (Hôtel de Ville et Mairie Annexe)

MISSIONS PRINCIPALES
o Articuler les objectifs de service avec les orientations de la collectivité
o Animer et piloter le service (donner du sens à l'action, définir des objectifs opérationnels pour les activités ou projets du service, mettre en place un contrôle et un suivi de l'activité, notamment au moyen d'outils (tableaux de bord ...)
o Planifier et organiser le travail des équipes selon les priorités définies, en fonction des compétences nécessaires et disponibles (motiver, créer du lien dans le service, réguler les conflits, maintenir et développer des compétences, évaluer, veiller au bien-être, à la santé et la sécurité des agents, ...)
o Elaborer et suivre le budget du service (planifier des besoins, élaborer un budget
prévisionnel, suivre et contrôler l'exécution du budget)
o Elaborer les appels d'offres en relation avec le service commande publique
- Population
- Structures extérieures (sous-préfecture, INSEE, ...)
- Services municipaux Chef du service Administration générale Liens hiérarchiques Liens fonctionnels Chef du département affaires juridiques, de l'état civil et assemblées
o Participer à la gestion des ressources humaines (posséder une culture de base statutaire pour mieux appréhender la carrière de l'agent et veiller à l'application du protocole d'accord sur l'aménagement et la réduction du temps de travail, optimiser les ressources humaines)
o Rendre compte régulièrement de l'activité du service et de ses résultats au chef de département (reporting)

ACTIVITES DU POSTE :
Mission 1 : Conduire et superviser les actes d'état civil
o Gérer les procédures d'état civil
o Contrôler le suivi administratif des dossiers mariage, parrainage civil, de l'établissement des actes (naissance, reconnaissance, décès), des rectifications d'état civil, des demandes de livrets de famille, des transcriptions des jugements de divorce, des transcriptions des décès.
o Préparer les courriers en réponse aux administrés

Mission 2 : Conduire et superviser les élections
o Organiser et suivre la tenue de la liste électorale et les scrutins (organisation logistique des bureaux de vote, contrôle des documents collectés et des procédures, inscriptions, procurations, bulletins, dépouillement, suivi des instructions préfectorales)

Mission 3 : Conduire et superviser les autres activités administratives
o Organiser le recensement de la population
o Superviser le recensement militaire, les licences de débit de boisson, l'enregistrement des syndicats, les dossiers de médailles du travail ; les dossiers de bourses communales, l'information relative aux affaires funéraires
o Assurer une veille juridique liée aux activités du service
o Préparer le budget du service et en suivre l'exécution
o Mettre en oeuvre une politique de modernisation des procédures administratives

SAVOIR
o Connaître le droit civil et électoral
o Connaître les techniques et outils de gestion des flux
o Posséder des notices budgétaires
o Connaître les techniques et outils de communication
o Connaître les procédures administratives de l'état-civil

SAVOIR-FAIRE
MANAGEMENT
o Organiser le travail de l'équipe
o Mobiliser l'équipe, la faire évoluer
o Repérer et réguler les problèmes et conflits
o Evaluer les agents avec objectivité

PILOTAGE DU SERVICE
o Optimiser la gestion des flux et les temps d'attente
o Appliquer des procédures administratives
o Etre à l'écoute des évolutions réglementaires en vigueur
o Maîtriser les principales fonctionnalités de l'outil bureautique et logiciel métier spécifique

SAVOIR-ETRE
o Posséder une autorité naturelle
o Etre à l'aise dans les relations
o Avoir le sens de l'organisation
o Etre rigoureux
o Etre disponible