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Date de publication : 17/03/2020

Synthèse de l'offre

Employeur :

CONSEIL DEPARTEMENTAL DES ARDENNES
Dgsd - direction des ressources humaines - service gestion prévisionnelle des emplois et des compétences - hôtel du département
08011 Charleville mezieres
Département de travail :
Ardennes
Poste à pourvoir le :
02/09/2020
Date limite de candidature :
01/09/2020
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif territorial
Métier(s) :
Assistante / Assistant de gestion administrative
Descriptif de l'emploi :
Sous l'autorité du chef de territoire, vous aurez pour mission d'assurer le secrétariat et l'accueil du TRA de Sedan, de traiter les documents écrits et de suivre les dossiers administratifs. Vous assisterez également un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail du service et participerez activement à certaines tâches comptables.
Missions :
Tâches d'accueil et de secrétariat
* assurer l'accueil téléphonique et physique du TRA,
* assurer le départ et la diffusion du courrier, des mails, des télécopies,
* gérer les agendas et les prises de RDV,
* faire le suivi des dossiers, des réponses apportées et relancer si nécessaire,
* faire des recherches sur internet ou autre selon demande,
* élaborer et mettre en forme de documents écrits de toutes natures ainsi que leur classement,
* préparer selon les besoins des pièces nécessaires au mandatement et aux dossiers de marchés à suivre,
* assurer le totalité des procédures liées aux dommages de voirie,
* réaliser l'archivage des dossiers du TRA
* assurer la totalité des procédures relatives à l'instruction des manifestations

Gestion du personnel
* gérer et suivre les congés, les ARTT, les heures supplémentaires,et les astreintes,
* mettre à jour régulièrement les différents plannings et organigrammes,
* suivre les accidents de service et établir les documents nécessaires,
* élaborer les ordres de missions de toute nature,
* saisir les frais de déplacement dans CIVITAS
* suivre et mettre à jour les différents tableaux de bord,
* suivi et gestion des EPI pour l'ensemble des agents du TR EST ARDENNES.

Comptabilité
* suivi des crédits disponibles
rédaction des bons de commande
* paiement des factures

Gestion des stocks
* recenser les besoins sur l'ensemble du TR
* établir les commandes en liaison avec le chef du TR
* réceptionner les différentes fournitures, colis et répartir les produits,
* gérer et suivra les achats de timbres,
* gérer les réclamations éventuelles

Divers
* assurer la prise de rendez-vous et des messages pour tous les agents du TR
* réaliser différentes recherches de documents sur internet et intranet
* aider à la production des autorisations de voirie et arrêtés de circulation en liaison avec l'encadrement et rédaction des arrêtés de circulation dans GDP
Profils demandés :
Diplômes / concours requis
* Titulaire ou figurant sur la liste d'aptitude au grade d'adjoint administratif territorial
* CAP/BEP/BAC PRO ou équivalent
* souhaité: BTS assistante de direction

Connaissances et expériences souhaitées
* connaissance générale des compétences d'une collectivité locale et plus particulièrement d'un département,
* connaissance des logiciels classiques (Word, Excel, Outlook, Power Point),
* maîtrise orale et écrite de la langue française
* savoir rediriger les demandes, savoir filtrer les appels

Savoir-faire
* savoir rédiger des courriers administratifs, comptes rendus sur la base de notes prises en réunion,
* qualités de coordination avec l'équipe d'encadrement,
* travailler en équipe,
* capacités à organiser son travail,
* qualités rédactionnelles et d'expression orale,
* fiabilité dans le travail réalisé,
* maîtrise des logiciels bureautiques,

Aptitudes et qualités requises
* capacités d'adaptation, sens de la réactivité adapté aux circonstances,
* avoir le sens de l'écoute et de l'accueil,
* capacités de discernement et de réaction adaptée en situation d'urgence,
* discrétion professionnelle,
* esprit d'initiative,
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité :
03 24 52 48 06
Adresse e-mail :
Lien de publication :
Informations complémentaires :
CONSEIL DEPARTEMENTAL DES ARDENNES
Dgsd - direction des ressources humaines - service gestion prévisionnelle des emplois et des compétences - hôtel du département
08011 Charleville mezieres

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.