Secrétaire du central Protection maternelle et infantile
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Offre n° O021200400012127
Publiée le 06/04/2020
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Dijon
Poste à pourvoir le
01/06/2020
Date limite de candidature
30/04/2020
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
* Assure l'accueil physique et téléphonique, renseigne et oriente,
* Assure l'essentiel des tâches de dactylographie du Service Protection maternelle et infantile,
* Est responsable du courrier en cas d'absence de son binôme,
* Aide à l'enregistrement des données statistiques d'activités du service,
* Assure les autres missions de son binôme en cas d'absence de celui-ci,
* Gère les dossiers de demandes d'aide à la famille et le suivi budgétaire (complémentarité de son binôme),
* Vérifie, assure l'envoi à la CPAM et le traitement des rejets des fiches de soins électroniques.
* Assure l'essentiel des tâches de dactylographie du Service Protection maternelle et infantile,
* Est responsable du courrier en cas d'absence de son binôme,
* Aide à l'enregistrement des données statistiques d'activités du service,
* Assure les autres missions de son binôme en cas d'absence de celui-ci,
* Gère les dossiers de demandes d'aide à la famille et le suivi budgétaire (complémentarité de son binôme),
* Vérifie, assure l'envoi à la CPAM et le traitement des rejets des fiches de soins électroniques.
Missions / conditions d'exercice
Pour les missions en lien avec le Service Protection maternelle et infantile (PMI),
o Assure l'accueil physique et téléphonique, renseigne et oriente
o Assure l'essentiel des tâches de dactylographie du service :
* Dactylographie les notes, courriers et rapports pour le chef de service et les médecins,
* Dactylographie des rapports d'inspection des structures d'accueil,
* Utilise Gédélib pour les rapports au Conseil Départemental et à la Commission Permanente,
* Dactylographie des listes écoles maternelles.
o Est responsable du courrier en cas d'absence de son binôme
o Aide à l'enregistrement des données statistiques d'activités du service :
* Statistiques :
- Enregistre et relance les fiches statistiques relatives aux consultations d'enfants et aux activités des puéricultrices,
* Courrier :
- Ouvre tout le courrier " arrivée " et l'enregistre,
- Enregistre le " courrier départ " et le poste,
- Classe la documentation : renseignements divers et documentation stagiaires,
- Enregistre et suit les courriers dans Kolok (binôme).
o Assure les autres missions de son binôme en cas d'absence de celui-ci :
* Gère les fournitures de bureau,
* Commande les ordonnances.
o Gère les dossiers de demandes d'aide à la famille et en assure le suivi budgétaire
* Réceptionne et assure le suivi des demandes selon la procédure et les transmet au Chef de service pour accord final,
* Notifie les décisions aux usagers et aux associations,
* Effectue le suivi du budget et les statistiques,
* Assure le lien avec les associations.
o Vérifie, assure l'envoi à la CPAM et le traitement des rejets des fiches de soins électroniques.
Pour les missions en lien avec le Service Aide sociale à l'Enfance (ASE),
o Apporte uns soutien aux différentes cellules du service ASE :
* Affaires générales : traite les convocations à audiences et jugements.
* CEDU : effectue le renfort ponctuel pour saisie des IP,
* Plate forme : assure un renfort saisie et traitement des décisions de prise en charge.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
o Travail à 50 % pour le Service PMI et 50 % pour le Service ASE - L'agent sera placé sous la responsabilité hiérarchique du Chef du Service Protection maternelle et infantile
o Secret professionnel
o Disponibilité
o Assure l'accueil physique et téléphonique, renseigne et oriente
o Assure l'essentiel des tâches de dactylographie du service :
* Dactylographie les notes, courriers et rapports pour le chef de service et les médecins,
* Dactylographie des rapports d'inspection des structures d'accueil,
* Utilise Gédélib pour les rapports au Conseil Départemental et à la Commission Permanente,
* Dactylographie des listes écoles maternelles.
o Est responsable du courrier en cas d'absence de son binôme
o Aide à l'enregistrement des données statistiques d'activités du service :
* Statistiques :
- Enregistre et relance les fiches statistiques relatives aux consultations d'enfants et aux activités des puéricultrices,
* Courrier :
- Ouvre tout le courrier " arrivée " et l'enregistre,
- Enregistre le " courrier départ " et le poste,
- Classe la documentation : renseignements divers et documentation stagiaires,
- Enregistre et suit les courriers dans Kolok (binôme).
o Assure les autres missions de son binôme en cas d'absence de celui-ci :
* Gère les fournitures de bureau,
* Commande les ordonnances.
o Gère les dossiers de demandes d'aide à la famille et en assure le suivi budgétaire
* Réceptionne et assure le suivi des demandes selon la procédure et les transmet au Chef de service pour accord final,
* Notifie les décisions aux usagers et aux associations,
* Effectue le suivi du budget et les statistiques,
* Assure le lien avec les associations.
o Vérifie, assure l'envoi à la CPAM et le traitement des rejets des fiches de soins électroniques.
Pour les missions en lien avec le Service Aide sociale à l'Enfance (ASE),
o Apporte uns soutien aux différentes cellules du service ASE :
* Affaires générales : traite les convocations à audiences et jugements.
* CEDU : effectue le renfort ponctuel pour saisie des IP,
* Plate forme : assure un renfort saisie et traitement des décisions de prise en charge.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
o Travail à 50 % pour le Service PMI et 50 % pour le Service ASE - L'agent sera placé sous la responsabilité hiérarchique du Chef du Service Protection maternelle et infantile
o Secret professionnel
o Disponibilité
Profils recherchés
TRONC COMMUN DE COMPETENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs.
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quelque soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPETENCES SPECIFIQUES
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Connaître l'environnement PMI (missions, partenaires, dispositifs...)
Réaliser des traitements statistiques simples
Maîtriser le suivi et la commande de matériel médical et administratif
Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
Élaborer un budget prévisionnel pour son activité et/ou suivre l'exécution budgétaire
Partager régulièrement l'information avec les principaux partenaires concernés
Respecter les procédures d'appel d'offre et d'achat public
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs.
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quelque soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
COMPETENCES SPECIFIQUES
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Connaître l'environnement PMI (missions, partenaires, dispositifs...)
Réaliser des traitements statistiques simples
Maîtriser le suivi et la commande de matériel médical et administratif
Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
Élaborer un budget prévisionnel pour son activité et/ou suivre l'exécution budgétaire
Partager régulièrement l'information avec les principaux partenaires concernés
Respecter les procédures d'appel d'offre et d'achat public
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
53 bis rue de la Préfecture
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.