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Date de publication : 14/08/2019

Synthèse de l'offre

Employeur :

COMMUNE D ANCELLE
Mairie hotel de ville 05260 ancelle
05260 Ancelle
Département de travail :
Hautes-Alpes
Poste à pourvoir le :
15/11/2019
Date limite de candidature :
13/09/2019
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Adjoint administratif territorial
Métier(s) :
Chargée / Chargé d'accueil
Descriptif de l'emploi :
Placé sous l'autorité du Maire et de la secrétaire de mairie, l'agent est en charge de l'accueil du public, aide à la gestion du secrétariat de mairie et des moyens matériels de la commune. Il assure le suivi administratif des domaines dont il a la responsabilité. Il assure aussi des fonctions d'assistanat auprès de la secrétaire de mairie.
Missions :
Accueil :
- Accueil physique et téléphonique du public pour tous les services ;
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ;
- Mettre en relation des correspondants ;
- Accueillir, renseigner les administrés ;
- Commande et suivi des fournitures administratives et d'entretien ;
- Gestion de reprographies ;
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes ;
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions ;
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence ;
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations ;
- Adapter son intervention aux différents publics.

Gestion des plannings et réservations :
- Organisation logistique de réunions ;
- Planning et conventionnement des salles communales et du terrain de tennis ;
- Gestion des clés ;
- Planning dysfonctionnement éclairage public et déneigement ;
- Administration et inscriptions de la cantine : listing informatique pour chaque semaine, mise à jour des présences réelles avec les justificatifs des familles et les feuilles de pointage présentiel papiers sur les listings informatiques pour la mise en facturation ;
- Gestion du marché hebdomadaire en lien avec le placier.

Secrétariat :
- Recopie manuscrite des délibérations et arrêtés ;
- Gestion des inscriptions scolaires en lien avec le Directeur de l'école ;
- Gestion du listing "familles" : rédaction des imprimés, transmission des fiches de renseignements et autorisations diverses aux parents d'élèves en vue de récolter les données, saisie des fiches papiers remplies par les parents d'élèves dans le listing informatique ;
- Suivi des meublés de tourisme ;
- Courriers divers (autorisation feu, dérogation droit de passage) ;
- Etat civil : accueil, remise et récupération des demandes.

Urbanisme :
- Renseigner les usagers et les notaires ;
- Traitement et suivi des dossiers : réception, vérification et traitement des demandes d'autorisation ou déclarations avec application des règlementations en vigueur, rédaction et gestion des arrêtés et certificats ;
- Tenue des registres papiers et informatiques.
Profils demandés :
- Autonomie, indépendance ;
- Qualité rédactionnelle et d'écoute ;
- Rigueur et organisation ;
- Capacité d'analyse et de synthèse ;
- Capacité à travailler en équipe et à respecter les consignes, esprit d'initiative et de décision ;
- Devoir de réserve ;
- Utiliser les outils informatiques : Word, Excel, Géomas ;
- Appliquer les techniques d'expression écrite et orale ;
- Appliquer le statut de la fonction publique.
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité :
04 92 50 83 05
Adresse e-mail :
Informations complémentaires :
Adresser votre candidature à la mairie d'Ancelle : lettre de motivation manuscrite et CV

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.