Responsable polyvalent du service administratif
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Offre n° O08919116811
Publiée le 16/01/2020
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint georges sur baulche
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
15/02/2020
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
RESPONSABLE POLYVALENT DES SERVICES ADMINISTRATIFS
ENJEUX
- Assurer aux baulchois un service public de qualité
- Fluidifier, moderniser et numériser le fonctionnement administratif de la mairie
- Améliorer l'efficience des processus administratifs afin de maitriser les coûts de fonctionnement
- Garantir le respect des normes et réglementations des règles nouvelles applicables à une mairie
- Assurer le développement professionnel et la qualité du cadre de travail pour les agents des services administratifs
ENJEUX
- Assurer aux baulchois un service public de qualité
- Fluidifier, moderniser et numériser le fonctionnement administratif de la mairie
- Améliorer l'efficience des processus administratifs afin de maitriser les coûts de fonctionnement
- Garantir le respect des normes et réglementations des règles nouvelles applicables à une mairie
- Assurer le développement professionnel et la qualité du cadre de travail pour les agents des services administratifs
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
- Encadrer et manager les agents des services administratifs
- Assurer le pilotage des activités des services administratifs (accueil, état civil, urbanisme, comptabilité, ressources humaines et autres tâches administratives)
- Prendre en charge les projets d'amélioration de la mairie
- Être une force de proposition auprès du secrétariat général et des élus municipaux
ACTIVITES
- Management général des activités des S.A
o Pilotage du budget
Analyser les besoins des services administratifs et préconiser les orientations pour le budget n+1 (acquisition de matériels, achats des fournitures...)
Gérer le budget des S.A en relation avec le secrétariat général de la mairie
o Elaboration de reporting sur l'activité à destination du secrétariat général et des élus municipaux
o Management des équipes
Encadrer les agents et conduire les entretiens annuels d'évaluation
Conduire les réunions de service
Mettre à jour les fiches de poste des agents
Elaborer et suivre le planning de formation des agents
Gérer le planning des congés et s'assurer de la continuité du service en cas d'absence
Gérer le recrutement éventuel des nouveaux agents
o Gestion des fournisseurs et prestataires
- Pilotage des activités des services administratifs
o Accueil de la mairie, réception des courriers et des mails et traitement des demandes
o Etat Civil
o Comptabilité
o Ressources humaines
o Divers
Gestion des concessions du cimetière
Gestion du portage de repas
Suivi du recensement citoyen
Gestion des déclarations de catastrophes naturelles
Gestion des relations avec les associations et organismes de la commune
Gestion des relations avec les administrations publiques (dont Préfecture) et les collectivités
- Prise en charge en direct de tâches administratives spécifiques
o Gestion de l'urbanisme
o Gestion administrative des opérations funéraires
o Gestion d'arrêtés communaux (buvette, taxi, ...)
o Suivi de l'intégralité du processus électoral
o Gestion des actes administratifs de cession/acquisition foncière
o Suivi administratif des demandes de subventions et des dossiers de marché public
o Rédaction des avenants aux marchés publics
o Vérification de la complétude des dossiers d'appels d'offres
o Organisation administrative de cérémonies et événements municipaux
o Publication d'informations administratives sur le site internet et le panneau d'affichage électronique
- Amélioration de l'efficience des services administratifs
o S'assurer du respect des procédures existantes
o Vérifier l'efficacité des procédures existantes et mettre en place des nouvelles procédures
o Analyser le mode de fonctionnement de l'accueil et les différentes tâches afin de dégager des pistes d'évolution
o Poursuivre et améliorer la dématérialisation
o Rechercher d'éventuels outils informatiques permettant l'évolution des services administratifs
- Suppléance du secrétaire général sur les missions du quotidien
- Encadrer et manager les agents des services administratifs
- Assurer le pilotage des activités des services administratifs (accueil, état civil, urbanisme, comptabilité, ressources humaines et autres tâches administratives)
- Prendre en charge les projets d'amélioration de la mairie
- Être une force de proposition auprès du secrétariat général et des élus municipaux
ACTIVITES
- Management général des activités des S.A
o Pilotage du budget
Analyser les besoins des services administratifs et préconiser les orientations pour le budget n+1 (acquisition de matériels, achats des fournitures...)
Gérer le budget des S.A en relation avec le secrétariat général de la mairie
o Elaboration de reporting sur l'activité à destination du secrétariat général et des élus municipaux
o Management des équipes
Encadrer les agents et conduire les entretiens annuels d'évaluation
Conduire les réunions de service
Mettre à jour les fiches de poste des agents
Elaborer et suivre le planning de formation des agents
Gérer le planning des congés et s'assurer de la continuité du service en cas d'absence
Gérer le recrutement éventuel des nouveaux agents
o Gestion des fournisseurs et prestataires
- Pilotage des activités des services administratifs
o Accueil de la mairie, réception des courriers et des mails et traitement des demandes
o Etat Civil
o Comptabilité
o Ressources humaines
o Divers
Gestion des concessions du cimetière
Gestion du portage de repas
Suivi du recensement citoyen
Gestion des déclarations de catastrophes naturelles
Gestion des relations avec les associations et organismes de la commune
Gestion des relations avec les administrations publiques (dont Préfecture) et les collectivités
- Prise en charge en direct de tâches administratives spécifiques
o Gestion de l'urbanisme
o Gestion administrative des opérations funéraires
o Gestion d'arrêtés communaux (buvette, taxi, ...)
o Suivi de l'intégralité du processus électoral
o Gestion des actes administratifs de cession/acquisition foncière
o Suivi administratif des demandes de subventions et des dossiers de marché public
o Rédaction des avenants aux marchés publics
o Vérification de la complétude des dossiers d'appels d'offres
o Organisation administrative de cérémonies et événements municipaux
o Publication d'informations administratives sur le site internet et le panneau d'affichage électronique
- Amélioration de l'efficience des services administratifs
o S'assurer du respect des procédures existantes
o Vérifier l'efficacité des procédures existantes et mettre en place des nouvelles procédures
o Analyser le mode de fonctionnement de l'accueil et les différentes tâches afin de dégager des pistes d'évolution
o Poursuivre et améliorer la dématérialisation
o Rechercher d'éventuels outils informatiques permettant l'évolution des services administratifs
- Suppléance du secrétaire général sur les missions du quotidien
Profils recherchés
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- Qualités personnelles
o Sens des responsabilités, qualités organisationnelles et relationnelles, esprit d'analyse, d'écoute, rigueur
o Ponctualité, motivation, esprit d'équipe, disponibilité / flexibilité, anticipation
- Compétences managériales
o Maîtriser les processus de gestion de projet
o Etre accompagnateur de l'évolution des missions des agents et les accompagner dans le changement
o Être capable de faire le point sur les compétences des agents et les possibilités d'évolution
o Connaitre les bases du statut de la fonction publique
o Maitriser la conduite des entretiens d'évaluation
o Connaitre les obligations en matière de formation
- Compétences métier
o Connaissance des processus de gestion des actes administratifs
o Connaissances de la fonction publique territoriale, du Code des marchés, de la législation funéraire, de la législation des formalités administratives
o Connaissance des règles budgétaires et comptables, des règles statutaires, des règles d'urbanisme
- Compétences informatiques
o Maîtrise des outils bureautiques
- Qualités personnelles
o Sens des responsabilités, qualités organisationnelles et relationnelles, esprit d'analyse, d'écoute, rigueur
o Ponctualité, motivation, esprit d'équipe, disponibilité / flexibilité, anticipation
- Compétences managériales
o Maîtriser les processus de gestion de projet
o Etre accompagnateur de l'évolution des missions des agents et les accompagner dans le changement
o Être capable de faire le point sur les compétences des agents et les possibilités d'évolution
o Connaitre les bases du statut de la fonction publique
o Maitriser la conduite des entretiens d'évaluation
o Connaitre les obligations en matière de formation
- Compétences métier
o Connaissance des processus de gestion des actes administratifs
o Connaissances de la fonction publique territoriale, du Code des marchés, de la législation funéraire, de la législation des formalités administratives
o Connaissance des règles budgétaires et comptables, des règles statutaires, des règles d'urbanisme
- Compétences informatiques
o Maîtrise des outils bureautiques
Contact
Informations complémentaires
CONDITIONS D EXERCICES
Travail occasionnel le samedi
Contact: Secrétaire général : Sébastien JULES
Responsable administrative : Valérie GUILLOT
03.86.94.20.70
Travail occasionnel le samedi
Contact: Secrétaire général : Sébastien JULES
Responsable administrative : Valérie GUILLOT
03.86.94.20.70
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.