Assistant de direction des services techniques (h/f)
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Offre n° OFPC-2021-08-224347
Publiée le 27/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
L HAY LES ROSES
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
26/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Service : Services Techniques
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL, SECRETARIAT ET ORGANISATION DE L'ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL DES DIRECTEURS DES SERVICES TECHNIQUES
- Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités
- Assurer le filtrage des communications téléphoniques et transmettre les informations destinées aux directeurs des Services Techniques
- Procéder au traitement du courrier de la Direction des Services Techniques (ventilation, réponse aux courriers)
- Elaborer, suivre et mettre à jour des tableaux (Excel) de suivi des demandes des riverains, des élus
- Réaliser des documents de présentation, des comptes rendus de réunion, des notes et les diffuser aux interlocuteurs, services concernés
- Préparer les rapports et délibérations pour les conseils municipaux
- Planifier, organiser et gérer les réunions
- Préparer et organiser les déplacements des directeurs des Services Techniques
- Organiser et gérer les dossiers des directeurs des Services Techniques
- Saisir les congés dans le logiciel dédié, diffuser des formulaires RH auprès des directeurs et transmettre les informations aux interlocuteurs dédiés
PARTICIPATION AUX COMMISSIONS DEVELOPPEMENT
- Participer aux commissions développement en soirée, dans le cadre de la préparation des conseils municipaux
- Rédiger et diffuser aux participants le compte rendu des échanges lors de la commission
SUIVI DES DOSSIERS DE SUBVENTIONS ET DE MARCHES PUBLICS EN LIEN AVEC LE POLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
- Suivre jusqu'à l'obtention les demandes de subvention (rédiger les courriers, rechercher les pièces à transmettre dans le délai imposé, s'assurer de la perception de la subvention)
- Une connaissance en Marchés Publics permettant une aide auprès des services pour les analyses d'offre par exemple serait un plus
ACTIVITES SECONDAIRES
- En cas d'absence ou d'empêchement d'une assistante, ou de besoins ponctuels, la remplacer ou la seconder
- Formation des autres utilisateurs au logiciel DOTELEC
- Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités
- Assurer le filtrage des communications téléphoniques et transmettre les informations destinées aux directeurs des Services Techniques
- Procéder au traitement du courrier de la Direction des Services Techniques (ventilation, réponse aux courriers)
- Elaborer, suivre et mettre à jour des tableaux (Excel) de suivi des demandes des riverains, des élus
- Réaliser des documents de présentation, des comptes rendus de réunion, des notes et les diffuser aux interlocuteurs, services concernés
- Préparer les rapports et délibérations pour les conseils municipaux
- Planifier, organiser et gérer les réunions
- Préparer et organiser les déplacements des directeurs des Services Techniques
- Organiser et gérer les dossiers des directeurs des Services Techniques
- Saisir les congés dans le logiciel dédié, diffuser des formulaires RH auprès des directeurs et transmettre les informations aux interlocuteurs dédiés
PARTICIPATION AUX COMMISSIONS DEVELOPPEMENT
- Participer aux commissions développement en soirée, dans le cadre de la préparation des conseils municipaux
- Rédiger et diffuser aux participants le compte rendu des échanges lors de la commission
SUIVI DES DOSSIERS DE SUBVENTIONS ET DE MARCHES PUBLICS EN LIEN AVEC LE POLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
- Suivre jusqu'à l'obtention les demandes de subvention (rédiger les courriers, rechercher les pièces à transmettre dans le délai imposé, s'assurer de la perception de la subvention)
- Une connaissance en Marchés Publics permettant une aide auprès des services pour les analyses d'offre par exemple serait un plus
ACTIVITES SECONDAIRES
- En cas d'absence ou d'empêchement d'une assistante, ou de besoins ponctuels, la remplacer ou la seconder
- Formation des autres utilisateurs au logiciel DOTELEC
Profils recherchés
Vous avez le sens du service public et savez faire preuve de diplomatie et de discrétion dans les contacts avec autrui. Doté d'une excellente expression orale et écrite, vous êtes en mesure de rédiger de manière indépendante. Vous êtes une personne dynamique, rigoureuse et organisée qui sait gérer son travail de manière autonome.
Par ailleurs, vous maîtrisez les outils de bureautique usuels (Word, Excel)
HORAIRES :
- 35 heures hebdomadaires (37h30 hebdomadaires à compter du 1er janvier 2022)
- Horaires variables (réunions, commissions)
Par ailleurs, vous maîtrisez les outils de bureautique usuels (Word, Excel)
HORAIRES :
- 35 heures hebdomadaires (37h30 hebdomadaires à compter du 1er janvier 2022)
- Horaires variables (réunions, commissions)
Contact
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à
Monsieur le Maire
recrutement@ville-lhay94.fr
Monsieur le Maire
recrutement@ville-lhay94.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.