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Date de publication : 02/12/2019

Synthèse de l'offre

Employeur :

CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA SOMME
drh - gestion administrative 43 rue de la republique
80026 Amiens cedex
Département de travail :
Somme
Secteur du lieu de travail :
Arrondissement Amiens
Poste à pourvoir le :
01/03/2020
Date limite de candidature :
22/12/2019
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s) :
Autre
Descriptif de l'emploi :
Sous l'autorité de la directrice des services logistiques, le ou la chef du service est chargé(e) de mettre en œuvre la politique d'accueil des publics sur les 2 sites à Amiens et pour le standard téléphonique du Département. Il ou elle planifie, organise et coordonne l'activité des chargés d'accueil physique et téléphonique, dans le respect des principes et règles fixés. Il ou elle anime l'équipe et accompagne, en lien avec la directrice, les évolutions des pratiques professionnelles dans une optique d'amélioration continue de la qualité des accueils du public. Il ou elle assure le suivi de l'utilisation du parc de véhicules mutualisés des DGA ressources.
Missions :

Mise en œuvre de la politique des accueils
* Contribuer à la définition des orientations de la politique des accueils du public (charte de l'accueil, démarche qualité ...)
* Analyser et formaliser les procédures correspondantes
* Participer à l'aménagement des espaces d'accueil
* Produire les données de suivi d'activité pour les tableaux de bord
* Assurer le suivi qualitatif des services fournis
* Proposer les pistes d'amélioration
* Participer aux instances de travail et de projet sur son domaine

Organisation et gestion générale du service
* Planifier, hiérarchiser et coordonner l'activité des chargés d'accueil
* Élaborer les plannings mensuels
* Organiser la polyvalence au sein du service pour garantir la continuité de service
* Gérer les imprévus et assurer quotidiennement l'ouverture des accueils, sur les différents sites
* Assurer, en cas de nécessité, la fonction de chargé d'accueil téléphonique et physique
* Accompagner les agents dans les situations avec les publics difficiles
* Apporter conseil et soutien techniques à l'équipe dans l'exécution des procédures
* Mettre en place et maintenir un outil regroupant les informations et connaissances nécessaires au renseignement et/ou à l'orientation des publics
* Organiser et animer des réunions d'équipe
* Organiser et garantir la circulation de l'information au sein du service
* Mobiliser l'équipe sur les objectifs définis
* Prévoir les besoins en outils informatiques


Gestion des ressources humaines du service
* Conduire les entretiens professionnels et procéder à l'évaluation annuelle
* Proposer les avancements et promotions en garantissant la cohérence interne à la direction et avec les politiques de ressources humaines de la collectivité
* Définir avec les agents les objectifs individuels en lien avec les objectifs de la direction
* Définir les besoins et les profils de recrutement
* Procéder au recrutement et à l'intégration des nouveaux agents du service en conformité avec les procédures internes
* Analyser les besoins d'évolution des compétences et définir les plans de formation individuels
* Anticiper et réguler les situations difficiles ou les conflits et alerter la direction
* Informer en interne et contrôler l'application des consignes d'hygiène, de santé et de sécurité et du règlement intérieur des services départementaux
* Former en interne, les agents (titulaires, temporaires, stagiaires) au métier de chargé d'accueil
* Assurer, le cas échéant, la fonction de maître d'apprentissage

Suivi de l'utilisation des véhicules mutualisés
* Accompagner les agents d'accueil sur les tâches déléguées dans le suivi du parc mutualisé (réservation et retours des véhicules, liens avec le garage sur les entretiens techniques ...)
* Veiller à la bonne mise à disposition des papiers et clés des véhicules
* Tenir un tableau de bord des entrées et sorties des véhicules

Situation relationnelle du poste :

Relations hiérarchiques : le ou la chef du service accueil info-services est placé(e) sous l'autorité de la directrice des services logistiques qui fixe ses objectifs, procède à son évaluation et définit en concertation avec lui ou elle, son plan de formation.
Profils demandés :

Contraintes du poste :

◦ grande disponibilité
◦ pourvoir aux remplacements des chargés d'accueil avant l'ouverture des différents sites

Compétences requises :

Connaissances :
* connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration départementale et de l'environnement institutionnel
* connaissance des domaines de compétence du Département
* connaissances techniques en accueil téléphonique
* connaissance du protocole en matière d'accueil physique
* connaissance des méthodes d'animation d'équipes
* maîtrise de l'outil informatique

Aptitudes professionnelles :
* capacité d'organisation et de coordination
* capacité d'anticipation et de prévision
* aptitude au suivi et au contrôle
* communication écrite
* maîtrise de l'expression orale

Comportements professionnels - motivations :
* rigueur et méthode
* excellent relationnel
* force de proposition
* sens du travail en équipe
* écoute
* réactivité
* disponibilité
* autonomie
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité :
03 22 71 80 80
Adresse e-mail :
Informations complémentaires :
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA SOMME
drh - gestion administrative 43 rue de la republique
80026 Amiens cedex

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.