Assistant(e) de direction
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Offre n° O07919048027
Publiée le 20/07/2019
Synthèse de l'offre
Employeur
COMMUNE DE NIORT
Mairie de niort - direction des ressources humaines - 1 place martin bastard - cs 58755
79027 Niort cedex
Mairie de niort - direction des ressources humaines - 1 place martin bastard - cs 58755
79027 Niort cedex
Au cœur de l'arc atlantique, la ville de Niort est située aux portes du marais poitevin, bénéficiant d'une situation privilégiée. Préfecture des Deux-Sèvres, avec ses 60 000 habitants, elle est la capitale française des mutuelles d'assurance, tournée vers l'économie solidaire (30 000 emplois tertiaires), l'environnement, l'art et le sport. Ville centre d'une communauté d'agglomération de 100 000 habitants.
Lieu de travail
Niort cedex
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
31/08/2019
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Création d'un emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Rattachée au Pôle Pilotage Général, la Direction du Secrétariat Général regroupe 8 agents qui exercent trois fonctions :
- le service juridique (conseil, contentieux, procédures de péril) ;
- le secrétariat des instances (conseils municipaux, décisions du Maire, représentations dans les organismes extérieurs et délégation de signatures) ;
- la mission de gestion administrative des ERP communaux.
- le service juridique (conseil, contentieux, procédures de péril) ;
- le secrétariat des instances (conseils municipaux, décisions du Maire, représentations dans les organismes extérieurs et délégation de signatures) ;
- la mission de gestion administrative des ERP communaux.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la Directrice du Secrétariat Général, vous assurerez les missions suivantes :
MISSIONS PRINCIPALES
1/ Assistance aux agents de la direction (50%) :
- Accueil téléphonique ;
- Mise en page, relecture et envoi de courriers ou notes, classement des dossiers ;
- Organisation de réunions : convocations, vérifications salles (conseil municipal, CCSPL,...) ;
- Rédaction de comptes rendus et procès verbaux (conseil municipal, commissions municipales, réunions) ;
- Suivi des listes de contacts du Secrétariat des Instances (création, mise à jour).
2/ Gestion des délégations de signature du Maire aux agents et aux élus (10%) :
- Gestion des tampons (commandes, distribution, tenue du tableau de bord) ;
- Information aux services des absences des élus ;
- Rédaction des arrêtés de délégation.
3/ Enregistrement quotidien du courrier sensible de la collectivité sous le Logiciel Airs Courrier (10%).
4/ Référent(e) finances de la direction (10%) :
- Gestion des factures ;
- rédaction des décisions du Maire.
5/ Référent(e) RH de la direction (5%) :
- Enregistrement des congés ;
- Gestion de la badgeuse ;
- Préparation des ordres de mission et états de frais.
6/ Gestion de la page Intraniort de la direction (10%).
MISSIONS SECONDAIRES :
1/ Référent(e) archives.
2/ Référent(e) fournitures.
3/ référent(e) accueil.
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
1/ Les relations fonctionnelles du poste :
- en interne : avec toutes les directions, la Direction Générale, le cabinet du Maire et les élus ;
- en externe : avec la CAN, la Préfecture, les avocats, le tribunal administratif et les usagers.
2/ Horaires variables (38h/semaine).
MISSIONS PRINCIPALES
1/ Assistance aux agents de la direction (50%) :
- Accueil téléphonique ;
- Mise en page, relecture et envoi de courriers ou notes, classement des dossiers ;
- Organisation de réunions : convocations, vérifications salles (conseil municipal, CCSPL,...) ;
- Rédaction de comptes rendus et procès verbaux (conseil municipal, commissions municipales, réunions) ;
- Suivi des listes de contacts du Secrétariat des Instances (création, mise à jour).
2/ Gestion des délégations de signature du Maire aux agents et aux élus (10%) :
- Gestion des tampons (commandes, distribution, tenue du tableau de bord) ;
- Information aux services des absences des élus ;
- Rédaction des arrêtés de délégation.
3/ Enregistrement quotidien du courrier sensible de la collectivité sous le Logiciel Airs Courrier (10%).
4/ Référent(e) finances de la direction (10%) :
- Gestion des factures ;
- rédaction des décisions du Maire.
5/ Référent(e) RH de la direction (5%) :
- Enregistrement des congés ;
- Gestion de la badgeuse ;
- Préparation des ordres de mission et états de frais.
6/ Gestion de la page Intraniort de la direction (10%).
MISSIONS SECONDAIRES :
1/ Référent(e) archives.
2/ Référent(e) fournitures.
3/ référent(e) accueil.
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
1/ Les relations fonctionnelles du poste :
- en interne : avec toutes les directions, la Direction Générale, le cabinet du Maire et les élus ;
- en externe : avec la CAN, la Préfecture, les avocats, le tribunal administratif et les usagers.
2/ Horaires variables (38h/semaine).
Profils recherchés
- CAP ou BEP secrétariat apprécié et/ou bonnes connaissances des techniques de secrétariat ;
- Expérience de 3 ans appréciée sur poste similaire;
- Sens de l'accueil, des responsabilités et du service public ;
- Bonne connaissance des institutions locales : organisation, fonctionnement, compétences ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) appréciée ;
- Maîtrise des logiciels métiers (SEDIT RH, SEDIT Finances, Airs courrier, E-temptation) appréciée;
- Discrétion, rigueur, méthode ;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
conditions statutaires
Les agents relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs.
Les agents de catégorie C des autres filières.
- Expérience de 3 ans appréciée sur poste similaire;
- Sens de l'accueil, des responsabilités et du service public ;
- Bonne connaissance des institutions locales : organisation, fonctionnement, compétences ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) appréciée ;
- Maîtrise des logiciels métiers (SEDIT RH, SEDIT Finances, Airs courrier, E-temptation) appréciée;
- Discrétion, rigueur, méthode ;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
conditions statutaires
Les agents relevant du cadre d'emplois des adjoints administratifs.
Les agents de catégorie C des autres filières.
Contact
Informations complémentaires
Auprès de Madame Carole FABRE - Directrice du Secrétariat Général au 05.49.78.74.80 ou par mail : carole.fabre@mairie-niort.fr
LES CANDIDATURES NE DOIVENT PAS ETRE ADRESSEES A LA DIRECTRICE, UNIQUEMENT EN DRH
LES CANDIDATURES NE DOIVENT PAS ETRE ADRESSEES A LA DIRECTRICE, UNIQUEMENT EN DRH
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.