AGENT ADMINISTRATIF CHARGE DE L'ACCUEIL, DE L'ETAT CIVIL ET DU SECRETARIAT (F/H)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O02920011397
Publiée le 03/01/2020
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Loperhet
Poste à pourvoir le
01/04/2020
Date limite de candidature
03/02/2020
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Autre >
Autre
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
Gestion des dossiers État civil.
Participer à l'organisation pratique de la mairie.
Suivre et gérer l'organisation de dossiers spécifiques (secrétariat des conseil municipaux, vie associative...)
Gestion des dossiers État civil.
Participer à l'organisation pratique de la mairie.
Suivre et gérer l'organisation de dossiers spécifiques (secrétariat des conseil municipaux, vie associative...)
Missions / conditions d'exercice
Accueillir et renseigner le public
- Recevoir, filtrer, orienter et apporter les réponses courantes,
- Identifier la demande et son degré d'urgence,
- Rechercher et mettre en relation avec le bon interlocuteur.
Réceptionner les déclarations et établir les actes d'état civil (sauf actes de gestion funéraire)
- Expliquer les modalités et les procédures,
- Prendre acte des déclarations relatives à l'état civil,
- Apprécier la demande au regard des différentes pièces administratives, en contrôler l'authenticité,
- Établir les différents actes d'état civil, les publications,
- Procéder au recensement, affaires militaires,
- Gérer les légalisations de signature,
- Veiller sur les procédures,
- Transcription d'acte.
Gestion des moyens de communications
- Mise à jour quotidienne du site internet,
- Participer à la rédaction hebdomadaire du bulletin,
- Diffusion de l'information auprès de la presse locale.
Assurer le secrétariat courant
- Rédiger des courriers, invitations,
- Procéder au classement et à l'archivage communal,
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
En lien avec la DGS :
- Secrétariat des réunions du conseil municipal, CT et CHSCT : rédaction des comptes rendus, délibérations et transmission au contrôle de légalité (ACTES), tenue des registres,
- Secrétariat des commissions municipales et comités,
- Secrétariat des arrêtés municipaux (voirie et arrêté de circulation notamment) : -
- Rédaction et tenue des registres.
Gestion des locations de salles municipales et prêts de matériel
- Gérer le planning en lien avec les associations, le service technique et l'élu,
- Gestion des réservations annuelles et exceptionnelles et les locations aux particuliers.
Gestion des dossiers spécifiques
- Gérer les enregistrements animaux errants, chiens dangereux.
- Gérer les retraits de formulaire cession de véhicule...,
- Mise à jour du calendrier des fêtes et des manifestations,
- Secrétariat vie associative (en lien avec l'élu en charge du dossier),
- Suivi des inscriptions écoles (en lien avec la comptabilité et le service périscolaire).
- Recevoir, filtrer, orienter et apporter les réponses courantes,
- Identifier la demande et son degré d'urgence,
- Rechercher et mettre en relation avec le bon interlocuteur.
Réceptionner les déclarations et établir les actes d'état civil (sauf actes de gestion funéraire)
- Expliquer les modalités et les procédures,
- Prendre acte des déclarations relatives à l'état civil,
- Apprécier la demande au regard des différentes pièces administratives, en contrôler l'authenticité,
- Établir les différents actes d'état civil, les publications,
- Procéder au recensement, affaires militaires,
- Gérer les légalisations de signature,
- Veiller sur les procédures,
- Transcription d'acte.
Gestion des moyens de communications
- Mise à jour quotidienne du site internet,
- Participer à la rédaction hebdomadaire du bulletin,
- Diffusion de l'information auprès de la presse locale.
Assurer le secrétariat courant
- Rédiger des courriers, invitations,
- Procéder au classement et à l'archivage communal,
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
En lien avec la DGS :
- Secrétariat des réunions du conseil municipal, CT et CHSCT : rédaction des comptes rendus, délibérations et transmission au contrôle de légalité (ACTES), tenue des registres,
- Secrétariat des commissions municipales et comités,
- Secrétariat des arrêtés municipaux (voirie et arrêté de circulation notamment) : -
- Rédaction et tenue des registres.
Gestion des locations de salles municipales et prêts de matériel
- Gérer le planning en lien avec les associations, le service technique et l'élu,
- Gestion des réservations annuelles et exceptionnelles et les locations aux particuliers.
Gestion des dossiers spécifiques
- Gérer les enregistrements animaux errants, chiens dangereux.
- Gérer les retraits de formulaire cession de véhicule...,
- Mise à jour du calendrier des fêtes et des manifestations,
- Secrétariat vie associative (en lien avec l'élu en charge du dossier),
- Suivi des inscriptions écoles (en lien avec la comptabilité et le service périscolaire).
Profils recherchés
Savoir-Faire :
Accueillir -Informer- Communiquer - Conseille- Assister- Rédiger-Interpréter-Prioriser- Orienter le public- Écouter- reformuler
Logiciels : Word, Excel, Publisher, Internet, SEGILOG (Urbanisme, État civil)
Fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale, des collectivités locales
Territoire communal et inter-communal
Savoir-être:
Autonomie-Réactivité-Discrétion-Diplomatie-Organisation-Patience-Travail en équipe-Disponibilité-Initiative-Capacité d'adaptation-Polyvalence-Sens relationnel-Rigueur
Accueillir -Informer- Communiquer - Conseille- Assister- Rédiger-Interpréter-Prioriser- Orienter le public- Écouter- reformuler
Logiciels : Word, Excel, Publisher, Internet, SEGILOG (Urbanisme, État civil)
Fonctionnement de la Fonction Publique Territoriale, des collectivités locales
Territoire communal et inter-communal
Savoir-être:
Autonomie-Réactivité-Discrétion-Diplomatie-Organisation-Patience-Travail en équipe-Disponibilité-Initiative-Capacité d'adaptation-Polyvalence-Sens relationnel-Rigueur
Contact
Informations complémentaires
Cv et lettre de motivation (à l'attention de Monsieur le maire) sont à adresser par mail à mairie@loperhet.fr
Informations complémentaires : Hélène PASQUET (DGS) 02 98 07 07 07
Informations complémentaires : Hélène PASQUET (DGS) 02 98 07 07 07
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.