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Date de publication : 11/01/2019

Synthèse de l'offre

Employeur :

Com Com de Parthenay-Gâtine
Cs 80192
79205 Parthenay cedex
Département de travail :
Deux-Sèvres
Secteur du lieu de travail :
Pays de Gâtine
Poste à pourvoir le :
01/04/2019
Date limite de candidature :
17/02/2019
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Emploi fonctionnel :
Non
Libellé de l'emploi fonctionnel :
Pas d'emploi fonctionnel renseigné
Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) :
Assistante / Assistant de direction
Descriptif de l'emploi :
Parthenay-Gâtine recrute l'assistant de la Directrice Générale des Services et du service secrétariat général. Au cœur des instances communautaires, vous serez en lien direct avec la Directrice générale et les élus.

Vous assurez la logistique administrative du service et des instances de la collectivité au sein du secrétariat général.
Vous apportez une aide permanente à la Directrice générale des services en termes d'organisation personnelle, de gestion de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
Missions :
Activités principales :
* Vous assurez la préparation des bureaux et conseils communautaires et leur organisation
o Vous centralisez les dossiers des services, vous vous assurez auprès d'eux du respect du formalisme de présentation des délibérations et du respect du calendrier
o Vous effectuez des recherches documentaires, préparez des notes de synthèse et projets de délibérations
o Vous assurez une veille règlementaire sur le fonctionnement des instances
o Vous êtes force de proposition sur l'amélioration de la préparation des instances, de la qualité rédactionnelle des sujets (proposition de modèles de délibération)
o Vous assurez la préparation logistique des conseils en lien avec les services techniques (recherche et réservation de salles, vérifications de l'installation du matériel, préparation du dossier de présentation du Président et des élus en charge d'intervenir, enregistrement des séances...)
o Vous êtes en charge du suivi administratif des décisions communautaires (Vous rédigez les compte-rendus et les procès-verbaux des séances et assurez leur publication et diffusion auprès des services, des élus, assurez la transmission électronique des actes au contrôle de légalité).

* Vous assurez le suivi de l'activité de la Direction générale
o Vous gérez, réceptionnez et filtrez les contacts téléphoniques pour la direction générale, assurez le suivi de l'agenda.
o Vous gérez les informations internes, la documentation et leur classement, veillez à la circulation des informations, documents, actes, parapheurs, courriers, transitant par le Secrétariat Général.
o Vous assurez le secrétariat de la Direction et veillez à la qualité formelle des documents transmis au Secrétariat Général et sortant du secrétariat général
o Vous assurez le suivi du véhicule du service

* Vous assurez la centralisation du courrier de la collectivité
o Vous réceptionnez et triez le courrier entrant
o Vous enregistrez le courrier sur le module informatique

* Vous assurez l'accueil téléphonique et physique au secrétariat
o Vous renseignez les interlocuteurs et les relayez vers l'interlocuteur compétent
o Vous recevez, filtrez et transmettez les messages téléphoniques et le courrier informatique

* Vous assurez, pour le secrétariat général, les missions de correspondant (fiche de mission annexée à la présente fiche de poste) : Archives, Achat, Bâtiment (ASTECH), Ressources humaines, Communication.

Activités secondaires :
Vous assurez la continuité du secrétariat général en cas d'absence des autres agents du service
Vous remplacez l'assistante du maire/président en cas de congés, de maladie
Profils demandés :
Diplôme(s) : Bac pro secrétariat / BTS Secrétariat.
Formation complémentaire : secrétariat, marchés publics et commandes publiques, juridique (conventions, baux, contrôle de légalité), organisation et fonctionnement des instances
Expérience(s) professionnelle(s) : Expérience dans un secrétariat général de 1 à 2 ans.

Connaissances requises :
* Connaître l'organisation des services communautaires.
* Connaître les différentes techniques du secrétariat relatives à l'accueil, la communication, l'organisation et la gestion de l'information.
* Connaître l'environnement des collectivités territoriales et le fonctionnement des instances
* Bien connaître le territoire

Compétences techniques requises (savoir-faire nécessaires) :
* Savoir transmettre les informations.
* Savoir organiser le travail d'un secrétariat et rédiger des documents administratifs.
* Savoir gérer en toute confidentialité des informations et des dossiers confidentiels.
* Savoir gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique (prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements...).
* Savoir identifier et gérer une urgence ou un événement imprévu.
* Savoir réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission.
* Savoir accueillir les personnes.

Compétences relationnelles :
* Avoir le sens de la communication et du travail en équipe.
* Savoir coordonner en autonomie les différents interlocuteurs dans le cadre de la préparation des conseils
* Savoir être rigoureux, méthodique et disponible.
* Savoir gérer des informations et des dossiers confidentiels.
* Etre disponible sur les temps de conseils communautaires, être à l'écoute des élus
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire
Type d'hébergement :
Pas de logement

Contact

Téléphone collectivité :
05 49 95 75 91
Lien de publication :
Informations complémentaires :
Pour postuler, envoyez votre candidature à : Monsieur le Président de la Communauté de Communes de Parthenay-Gâtine Service Ressources Humaines CS 80192 79205 PARTHENAY Cedex

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.