Secrétaire

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O06219127553
Publiée le 10/12/2019

Synthèse de l'offre

Employeur
CCAS DE BRUAY-LA-BUISSIERE
93 rue du Commandant l'Herminier - BP 23
62701 BRUAY-LA-BUISSIERE
Lieu de travail
Bruay-la-buissiere
Poste à pourvoir le
01/02/2020
Date limite de candidature
31/01/2020
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Temps de travail
Temps non complet, 20h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Recueille et traite les informations qui sont nécessaires au fonctionnement administratif de la Crèche. Suit et gère les dossiers administratifs selon ses compétences et l'organisation mise en place avec la Directrice des EAJE.
Missions / conditions d'exercice
Suivi des dossiers des enfants et des familles de l'entrée à la sortie
Vérifier, constituer, réunir l'intégralité du dossier (autorisations, numéro allocataire CAF, téléphone parents etc.).
Imprimer les fiches récapitulatives à afficher dans les Sections.
Compléter, mettre à jour et modifier les documents si besoin.
Ranger et archiver les dossiers pendant 4 ans.
Gestion des pointages horaires, des présences réelles et prévisionnelles des enfants
Noter les heures d'arrivées et de départs dans le logiciel.
Etablir les présences prévisionnelles, notamment lors des vacances scolaires, afin de prévoir les besoins en personnel.
Préparations des données à transmettre à la CAF et à la PMI pour les 3 EAJE.
Calculer le nombre d'heures réelles/facturées/taux de fréquentation.
Elaborer les rapports d'activités récapitulatifs mensuels, trimestriels.
Gestion de la régie de recettes de la Crèche
Etablir les contrats (occasionnels ou réguliers).
Etablir et renvoyer les facturations aux familles.
Encaisser les paiements et tenir le quittancier.
Déposer les versements au Trésor Public.
Suivre les impayés et relancer les familles.
Réalisations de travaux de bureautique
Saisir et mettre en forme des documents administratifs (courriers, tableaux, comptes rendus et rapports).
Enregistrer et envoyer des courriers aux familles, aux écoles, d'infirmières.
Suivre les stocks des fournitures de bureau.
Photocopier.
Gestion des bons de commande, suivi des livraisons et des factures
Etablir les bons de commande en concertation avec la directrice des EAJE.
Réceptionner et vérifier les livraisons.
Assurer la transmission des documents auprès du CCAS.
Accueil physique et téléphonique
Prendre les messages et les demandes de rendez-vous.
Orienter le public.
Gestion des problèmes techniques
Avertir les Services Techniques de la Ville concernés.
Suivre la réparation et la réalisation des travaux.
Profils recherchés
Concours d'adjoint administratif.
Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade (deuxième classe).

Compétences nécessaires :

Compétences techniques :

Savoir utiliser les outils bureautiques et informatiques.
Savoir utiliser les logiciels WORD, EXCEL et NOE.
Savoir transmettre à la Directrice des EAJE, toute incohérence, dans la constitution d'un dossier d'admission.
Organiser le travail, mettre en forme les documents.
Connaitre les Règlements de Fonctionnement des 3 EAJE.
Connaitre l'environnement institutionnel des Collectivités Territoriales, de la CAF et des Partenaires.
Savoir classer et ranger, de façon rationnelle, les documents utilisables par plusieurs personnes.
Savoir optimiser ses déplacements.
Savoir gérer les priorités.
Maîtriser l'expression orale et écrite.
Respecter la confidentialité.
Savoir gérer les situations de stress.
Savoir adopter un comportement respectueux et professionnel vis-à-vis de la hiérarchie.

Qualités relationnelles :

Patience et maitrise de soi en toutes circonstances.
Réactivité et sang-froid pour une attitude neutre.
Efficacité, organisation, rigueur, polyvalence.
Discrétion et respect du secret professionnel.

Contact

Informations complémentaires
Candidature uniquement par mail

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.