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Date de publication : 28/03/2018

Synthèse de l'offre

Employeur :

AGGLOMERATION DU GRAND GUERET
9 av charles de gaulle
23000 Gueret
Département de travail :
Creuse
Secteur du lieu de travail :
Non précisé
Poste à pourvoir le :
01/06/2018
Date limite de candidature :
27/05/2018
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Emploi fonctionnel :
Non
Libellé de l'emploi fonctionnel :
Pas d'emploi fonctionnel renseigné
Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Adjoint administratif territorial
Métier(s) :
Autre
Descriptif de l'emploi :
L'agent placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable du service Secrétariat Général et des Assemblées devra assurer les missions suivantes :
-Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Effectuer divers travaux de bureautique
- Aide au sein du service " Secrétariat Général et des Assemblées " en cas de surcroit de travail ou d'absence de l'un des agents dudit service
- Aide au Centre de Ressources Domotique en cas de vacance de poste à l'accueil
Missions :
Missions générales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :
* Accueillir les personnes extérieures à la structure intercommunale
*Répondre aux différents appels téléphoniques
* Gérer les situations particulières (public difficile...)
- Effectuer divers travaux de bureautique :
* - Elaborer et tenir des plannings (réservation véhicules, réservation de salles de réunions...)
* Elaborer des tableaux (réponses à des invitations, etc.)
* Réceptionner le courrier lors de son arrivage (La Poste, Chronopost, transporteurs divers...)
* Transmettre le courrier " arrivé " à la responsable du service Secrétariat Général et des Assemblées ou sa collaboratrice, en charge d'effectuer l'ouverture et le tri du courrier
* Réceptionner les fax
* Enregistrer le courrier en partance (tableau WORD)
* Affranchir le courrier en partance : recommandés, tarifs normaux, tarifs spéciaux, envois en nombre (ex. : mailings pour les services " Communication ", " Parc Animalier ", " Habitat ", " SPANC "...).
* Scanner et classer les documents
* Mettre à jour des documentations diverses
* Recueillir une collecte de données diverses
* Faire des photocopies
* Frapper ou mettre en forme des courriers pour les différents services ne disposant pas de secrétariat : Logement/Habitat, Développement Economique, Politique de la Ville, TSN, Parc Animalier, Europe, Petite Enfance, Lecture Publique et BM, Pôle Ingénierie
* Enregistrer les factures et devis sur tableau Excel
*Saisir les factures à contrôler par le service " Pôle Ingénierie " (tableau Excel)
MISSIONS OCCASIONNELLES DU POSTE :
-Renfort si besoin au sein du service " Secrétariat Général et des Assemblées ", en cas de surcroit de travail, ou d'absence d'un agent de ce service (ex. : frappe de courriers de l'association Maison de la Creuse, du service " Affaires juridiques et communautaires assemblées " ...)
- En cas de vacance du poste d'accueil au CRD, transfert des appels téléphoniques du Centre de Ressources Domotique vers l'Agglo.
Profils demandés :
Savoir :
- Connaissance de la structure intercommunale (organisation, gestion interne...)
- Connaissance de la géographie et de la topographie de l'EPCI
- Maîtrise du standard téléphonique (savoir prendre plusieurs communications)
- Maîtrise de la machine à affranchir et de sa balance
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (WORD, EXCEL)
- Maîtrise des outils de messagerie électronique (OUTLOOK...)
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel...)
Savoir-faire :
Savoir accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Savoir identifier/analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir des actions
- Savoir identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Savoir reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.) et en résumer les points clé, en faire une synthèse
- Savoir s'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Savoir s'exprimer en public
- Savoir se repérer et s'orienter dans l'espace
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Savoir-être :
- Etre capable de gérer ses émotions, son stress
- Accueillir le public avec amabilité
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire
Type d'hébergement :
Pas de logement

Contact

Téléphone collectivité :
05 55 41 04 48
Lien de publication :
Non précisé
Informations complémentaires :
CONDITIONS DE TRAVAIL - Travail seul - Horaires fixes imposés (déterminés avec le responsable hiérarchique)

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.