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Date de publication : 20/10/2017

Synthèse de l'offre

Employeur :

COMMUNE DE VARS
Sainte marie
05560 Vars
Département de travail :
Hautes-Alpes
Secteur du lieu de travail :
Non précisé
Poste à pourvoir le :
02/01/2018
Date limite de candidature :
20/12/2017
Type de l'emploi :
Emploi permanent
Nombre de postes :
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Emploi fonctionnel :
Non
Libellé de l'emploi fonctionnel :
Pas d'emploi fonctionnel renseigné
Famille de métier :
Affaires générales
Grade(s) recherché(s) :
Adjoint administratif territorial
Métier(s) :
Assistante / Assistant de direction
Descriptif de l'emploi :
Activités principales :
Assurer le secrétariat des services et plus particulièrement :
- Réceptionner, enregistrer et diffuser les courriers entrants
- Saisir, enregistrer et expédier les courriers sortants
- Assister les services dans l'organisation des réunions communales (convocations, ordres du jour, comptes-rendus, etc., ...)
- Actualiser l'agenda partagé
- Mettre à jour les pages du site internet de la Commune
- Assurer la transmission des actes le nécessitant pour visa au contrôle de légalité (décisions, arrêtés, contrats de travail, ...)
- Assurer la diffusion de ces actes visés du contrôle de légalité, notamment, les arrêtés municipaux, aux services concernés
- Suivre le registre des arrêtés municipaux : édition et pagination une fois par an
- Mettre à jour le tableau de suivi des arrêtés municipaux
- Assurer l'affichage des convocations des conseils communautaires et la diffusion des comptes-rendus des réunions communautaires
Assurer le secrétariat de Monsieur le Maire et du Directeur Général des Services
- Organiser l'agenda de Monsieur le Maire et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement informatique et physique et l'archivage des dossiers
Préparer les conseils municipaux (environ 1 fois par mois)
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur général des services
- Expédier les convocations et les comptes-rendus
- Afficher la convocation en mairie et sur le site internet de la Commune
- Préparer le dossier du conseil : rassemblement des délibérations et documents utiles à l'examen de ces dernières, rédaction des délibérations concernant les questions courantes (secrétariat de la séance par exemple)
- Participer au conseil pour prise de note et signature du registre des délibérations
- Rédiger les projets de compte-rendu et de procès-verbal du conseil
- Afficher le compte-rendu en mairie et sur le site internet de la Commune
- Envoyer les délibérations par voie dématérialisée au contrôle de légalité
- Diffuser les délibérations visées du contrôle de légalité aux services concernés
- Assurer le suivi de certaines délibérations visées : envoi de courriers, de conventions...
- Suivre le registre des délibérations : édition, mise à jour des signatures des conseillers municipaux, pagination une fois par an et reliure
- Mettre à jour le tableau d'archivage des délibérations
Missions :
Activités secondaires :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la mairie en remplacement
- Assurer le remplacement en agence postale
- Assurer l'affichage réglementaire
Profils demandés :
- D'une formation de secrétariat sanctionnée par l'obtention d'un diplôme de niveau BEP-CAP ou BAC
- De bonnes connaissances des logiciels de bureautique et des outils web ; une bonne connaissance des outils de transmission des actes administratifs serait un plus.
- De bonnes capacités de prise de note
- De bonnes aptitudes rédactionnelles
- De bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Du sens du travail en équipe
- De rigueur, d'organisation et de ponctualité dans le travail
- De réactivité par rapport aux sollicitations de sa hiérarchie, d'anticipation par rapport aux délais impartis
- D'autonomie et de prise d'initiative tout en sachant rendre compte
- De diplomatie, de discrétion
- De dynamisme
- De disponibilité
- Du sens du service public
Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire
Type d'hébergement :
Pas de logement

Contact

Téléphone collectivité :
04 92 46 50 09
Adresse e-mail :
Lien de publication :
Non précisé
Informations complémentaires :
Sollicitations possibles en dehors des horaires habituels de service.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.