Mission principale : Sous l'autorité du(de la) Coordinateur(trice) du Cabinet du Maire, l'Assistant(e) Administratif(ve) est en charge de l'accueil téléphonique, l'écoute et le traitement par téléphone, courriel ou courrier des doléances et demandes des administrés, des élus et des services municipaux ou institutionnels qui s'adressent au cabinet du Maire. Il/elle participe à la gestion de l'agenda du Maire, ainsi qu'à la gestion du courrier arrivé et du courrier départ du cabinet en rédigeant notamment les réponses ou notes relatives au suivi des rendez-vous, des appels, courriels et courriers en fonction des instructions qui lui sont données.


DEFINITION DU POSTE

Direction de rattachement : Cabinet du Maire.
Relation hiérarchique : L'assistant(e) exerce ses missions sous la responsabilité du (de la) Coordinateur (trice) du cabinet du Maire.
Relations fonctionnelles : contact direct avec le Maire, avec le Directeur de Cabinet du Maire, les élus et les cadres de l'administration, les autres collectivités et les instances extérieures, relation avec la population et les partenaires.

Conditions du poste :
Lieu : Hôtel de Ville - 222, Esplanade du Levant - 06700 Saint-Laurent-du-Var.
Horaires : 8h30-12h00 et 13h30- 17h30 (17h le vendredi) -Durée hebdomadaire 37h.
Conditions spécifiques : amplitude horaire susceptible de varier selon les nécessités du service, missions polyvalentes, assure la continuité de la mission coordination du cabinet en l'absence du (de la) Coordinateur(trice).
Moyens techniques à disposition : ordinaires pour poste administratif (ordinateur, bureau.).

MISSIONS PRINCIPALES :
- Accueil téléphonique du Maire et lien avec les Elus et services (analyse des demandes, réception, filtrage et orientation des appels téléphoniques) ;
- Gestion du courrier du Maire et référent de la gestion électronique du courrier pour le Cabinet ;
- Rédaction des courriers et courriels de réponse suivant les instructions du(de la) coordinateur(trice) du cabinet ou du Directeur de cabinet.

- Suivi de l'agenda du Maire : prise des rendez-vous et suivi de la planification des réunions en fonction des priorités et des échéances notamment lorsque la demande émane des élus municipaux, du Directeur de Cabinet et du Directeur Général des Services ;
- Gestion des invitations Outlook et des retours ;
- Actualisation des fichiers élus et protocole, en lien avec le ou la responsable du protocole ;
- Référent informations et transmissions Ressources Humaines pour les agents du Cabinet ;
- Tri, classement et archivage de documents.

*Missions non exhaustives.

- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Power Point, Outlook et Internet) ;
- Maîtrise de l'expression écrite et orale ;
- Connaissance de l'environnement institutionnel de la commune.

- Qualités rédactionnelles indispensables ;
- Aptitude à l'accueil physique et téléphonique ;
- Capacités d'autonomie dans l'organisation du travail.

- Bonnes capacités relationnelles, diplomatie et capacité d'écoute ;
- Sens du travail en équipe ;
- Disponibilité, esprit d'initiative et réactivité ;
- Discrétion professionnelle absolue et respect de l'obligation de réserve.