Secrétaire de mairie (h/f)

Offre n° O007210600315695
Publiée le 07/06/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE D ALBOUSSIERE
Mairie
07440 Alboussiere
Département de travail
Ardèche
Secteur du lieu de travail
Tournon-sur-Rhône
Poste à pourvoir le
16/08/2021
Date limite de candidature
07/07/2021
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
4 mois
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. 3-1 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Secrétaire de mairie
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Métier(s)
Secrétaire de mairie
Descriptif de l'emploi
La commune d'Alboussière, située au centre du département de l'Ardèche et au sein de la région Auvergne Rhône Alpes, appartient à la communauté de communes Rhône Crussol. Située à 30 minutes de St Péray-Guilherand Granges, la commune compte 988 habitants au 1er janvier 2021 (dernier recensement INSEE) et dispose d'une école publique maternelle-primaire d'environ 160 enfants.
Pour coordonner les services (techniques, administratifs et école-ménage) composés de plus de 10 agents et animer et accompagner la politique impulsée par les élus et le conseil municipal, la commune d'Alboussière recrute le/la remplacent-e (H/F) de sa secrétaire générale de Mairie (congé maternité d'une durée de 4 mois).
Sous l'autorité du Maire, vous mettez en œuvre et déclinez concrètement les politiques définies par l'équipe municipale. Vous organisez les services de la commune, élaborez les budgets et gérez les ressources humaines. Véritable manager polyvalent et force de proposition auprès des élus, vous sécurisez administrativement et juridiquement les pratiques de la collectivité. Vous travaillez également au service du CCAS de la commune, sous la responsabilité de son Président.
Le poste de secrétaire de mairie est caractérisé par une grande polyvalence dans les missions. Il intervient essentiellement dans les domaines ci-dessous.
Missions
1. Assistance et conseil aux élus :
* Préparer et assister aux réunions du Conseil Municipal et établir le compte rendu
* Préparer et assister aux réunions du Conseil d'Administration du CCAS et établir le compte rendu
* Convoquer et suivre les travaux des différentes commissions locales
* Rédiger les délibérations du Conseil Municipal dans le respect des règles d'usage (contrôle de légalité)
* Elaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
* Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques (limites et contraintes des projets à mener)
* Conseiller juridiquement et techniquement le Maire dans le cadre des points périodiques
* Répondre aux demandes des élus et assurer la transmission d'information sur le cadre de travail en collectivité relevant du droit public
*Accompagner les élus sur la conduite de projets (stratégie, plannings, organisation)
*Gérer les dossiers liés aux projets de la collectivité
* Accompagner la communication de la collectivité et coordonner la cohérence des différents supports
2. Élaboration des documents administratifs et budgétaires :
* Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires (pour les 3 budgets de la commune et pour le budget du CCAS d'Alboussière)
* Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique
* Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
* Préparer et suivre l'exécution des budgets
*Assurer les retours à la trésorerie et à la DDFIP, assurer les diverses déclarations (TVA, FCTVA, PES...)
* Rédiger, gérer et suivre les marchés publics et les mises en concurrences inférieures au seuil (supervision la passation des bons de commande)
* Suivre le niveau de trésorerie de la collectivité et lancer le recouvrement des recettes et les mises en paiement en fonction de l'état de la dette
* Suivre les emprunts des différents budgets en cours, diagnostiquer l'état d'endettement de la commune, proposer des mesures correctives
* Suivi et supervision des régies de recettes de la commune
* Assurer le suivi financier et technique, les dépôts de dossiers et les demandes extérieures de subvention
3. Gestion des affaires générales :
* Accueillir et renseigner la population, les partenaires directs de la collectivité (en lien avec les agents d'accueil de la commune)
* Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire (notes, arrêtés, décisions, ...) et les actes d'état civil (sous délégation de signature du Maire)
* Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
* Définir les modèles administratifs propres à la collectivité pour toutes les thématiques relevant des affaires générales
*Instruire divers dossiers en cas d'absence notamment dans les domaines de l'état civil, les élections, l'urbanisme, l'aide sociale
* Assurer l'archivage légal des divers documents produits par la collectivité (organisation et triage, classement, archivage)
*Traitement et ventilation des courriers et courriels entrants pour assurer leur bonne instruction en des délais raisonnables
*Gérer les biens communaux : gestion des relations et des baux avec les locataires, gestion des réservations de salles communales en lien avec le personnel administratif, gérer le suivi des travaux en lien avec les services techniques, assurer la passation des contrats réglementaires et de suivi de la maintenance bâtimentaire, gestion des répartitions des temps de ménage sur les différents équipements (école, médiathèque, salles...)
* Assurer le suivi des inscriptions à l'école, lien avec la directrice, refacturation des charges, fonctionnement de la cantine et des agents / lien parents
*Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les différents partenaires institutionnels de la commune et non institutionnels - associations locales
*Supervision et accompagner le développement de l'équipement touristique du camping municipal

4. Management des agents municipaux (13 agents hors saisonnier) :
* Piloter l'organisation des services de la collectivité (plannings)
* Créer des outils RH structurants (règlement intérieur, fiches de poste...) et tableaux de bords divers (tableau des emplois, DU, suivi de carrière ...)
* Préparer le plan de formation des agents et assurer leurs inscriptions dans divers organismes (à titre accessoire suivi des formations des élus)
* Assurer la réalisation des paies et le suivi des absences (congés, maladie ...)
* Assurer les déclarations mensuelles, trimestrielles, annuelles auprès es organismes sociaux (URSSAF, PAS, DADS-U et DSN...)
* Optimiser les processus de travail des agents en réorganisant les taches, impulser et mettre en œuvre les démarches d'amélioration continue des services municipaux
*Assurer les différents recrutements dans les limites prévues au budget
Profils recherchés

SAVOIR FAIRE :
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs, respecter les délais réglementaires ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
SAVOIR ÊTRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
LOGICIELS
- Maitrise de la suite logicielle COSOLUCE appréciée
- Connaissance du logiciel comptable HELIOS
- Familiarité avec les tableaux de suivi classique des collectivités
- Connaissance des différentes plateformes employeur (net-entreprise, CDG07, ...)
Temps de travail
Non complet, 28h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
04 75 58 30 64
Lien de publication
Informations complémentaires
28h hebdomadaires avec accroissement vers 35 h en fonction des pics d'activités
Modulation du travail et télétravail possible sous conditions
Régime indemnitaire lié au poste

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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