Assistant de gestion - affaires juridiques et accueil

Offre n° O014210700360974
Publiée le 21/07/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
Conseil Départemental du Calvados
23-25 boulevard bertrand
14035 Caen
Département de travail
Calvados
Secteur du lieu de travail
Caen
Poste à pourvoir le
01/10/2021
Date limite de candidature
15/08/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi
Collectivité territoriale ayant son siège en centre-ville de Caen, le Département du Calvados recherche une assistante de gestion pour sa direction assemblées et juridique.

DESCRIPTIF DU POSTE

En lien direct avec la directrice assemblées et juridique, vous avez en charge les activités de gestion administrative de toute l'équipe de la direction y compris les juristes et vous supervisez la gestion quotidienne du service accueil courrier.
Relais de la directrice auprès du service accueil courrier, vous organisez le planning et l'activité de l'équipe composée de 8 agents (3 hôtesses/standardistes et 5 vaguemestres). Vous lui apportez conseil et soutien. Vous participez si nécessaire à l'exécution de ses missions et veillez à apporter une réponse adaptée aux besoins des services.
Facilitateur pour la réalisation quotidienne des missions des agents de la direction, vous participez et réalisez au besoin les activités de gestion permettant le bon fonctionnement de l'équipe.
Missions
MISSIONS
* Vous assurez la gestion des requêtes et mémoires des juristes via la plateforme télérecours ;
* Vous suivez l'arrivée et gérez l'enregistrement des consultations juridiques et contentieux ;
* Vous faites le lien au besoin avec les greffes des juridictions, le cabinet et les élus, préparez différents courriers, arrêtés, mandats de représentations pour les besoins de la direction assemblées et juridique, l'accueil téléphonique de la direction ainsi que la gestion des factures sur chorus ;
* Vous organisez les réunions, gérez les agendas et planning, classez, archivez et gérez les fournitures ;
* Vous participez quotidiennement aux activités de l'équipe : gestion du courrier entrant et sortant, distribution du courrier et autres livraisons, affranchissement, accueil physique et suivi du temps de travail via le logiciel " temptation " pour la direction.
* Vous organisez l'activité des vaguemestres et des hôtesses d'accueil ;
* Après analyse de la situation, vous conseillez et proposez des solutions adaptées et pragmatiques aux demandes des services, et apportez conseil technique et soutien aux agents ;
* Vous rendez compte à votre directrice de l'activité de l'équipe ;
Profils recherchés

CONNAISSANCES
* Parfaite maîtrise des outils numériques et collaboratifs
* Qualités rédactionnelles
* Connaissance de l'organisation juridictionnelle
* Hiérarchisation des urgences

CONDITIONS D'EXERCICE
* Télétravail possible

PROFIL SOUHAITE
* Niveau IV à III (Bac à Bac+2)
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
02 31 57 14 14
Informations complémentaires
Conseil Départemental du Calvados
23-25 boulevard bertrand
14035 Caen

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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