Le pôle administratif et financier mutualisé a pour mission principale la préparation et le traitement des facturations concernant les marchés publics passés pour les opérations assurées par la direction des bâtiments. Les marchés traités sont de tout type : marchés d'études, de maitrise d'oeuvre, de fournitures, de services mais surtout de travaux, concernant la communauté urbaine Caen la mer mais également la ville de Caen et son CCAS.
Sous l'autorité de la responsable du pôle, vous êtes en charge principalement du suivi et de l'exécution des marchés publics de la direction, mais aussi d'activités comptables et budgétaires, de la gestion administrative liée au suivi des lignes budgétaires et vous effectuez des missions de secrétariat. En binôme avec l'agent responsable de l'archivage de la direction, vous assurez l'organisation et le suivi des archives.

Gestion comptable, suivi des marchés publics
- Contrôler l'exécution des marchés, notamment les actes d'engagement, CCAP, DPGF, bordereaux de prix, ordres de service, actes spéciaux de sous-traitance, avenants,
- Vérifier la conformité des demandes de paiement sur les marchés,
- Etablir les certificats de paiement pour transmission à la cellule exécution financière (prestations, avances, actualisations, révisions, retenues de garanties, gestion des sous-traitants, gestion de la TVA, pénalités),
- Apporter un soutien administratif sur les pièces d'exécution financières des marchés publics de la direction,
- Préparer les engagements comptables, les bons de commandes,
- Contrôler les factures sur bon de commande et préparer les liquidations, dématérialiser les pièces comptables,
- Transmettre au service budget-comptabilité et commande publique les différentes pièces et documents comptables,
- Analyser les causes de rejet des paiements et les traiter,
- Répondre aux sollicitations des entreprises et des maîtres d'oeuvre quant aux demandes de paiement en cours,
- Classer et archiver les justificatifs et documents comptables,
- Suivre et contrôler l'exécution du budget,
- Recueillir les éléments nécessaires à l'élaboration de tableaux de bord,

Gestion administrative et archivage
- Réaliser et mettre en forme tout type de document (courriers, notes, comptes rendus, courriels...), diffuser les documents
- Collecter les informations nécessaires pour certains dossiers,
- Organiser le suivi, le classement et l'archivage des dossiers et documents,
- En binôme avec le responsable de l'archivage interne : accompagner les agents de la direction sur la méthodologie d'archivage des documents, maintenir à jour la base de données, assurer les tâches administratives de traitement de l'archivage en lien avec le service des archives, contrôler le bon usage du local réservé à l'archivage des documents de la direction.

Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux et/ou disposez d'une expérience professionnelle sur un poste similaire au sein d'une collectivité territoriale - Vous êtes expérimenté en matière de marchés publics - Vous avez des connaissances en matière de : Règles budgétaires et comptables, droit public et législation des marchés publics, vous veillez au respect des circuits et procédures administratives - Vous utilisez aisément les fonctionnalités avancées des logiciels du pack Office Windows (Word, Excel, Outlook), du progiciel Astre GF et autres applications - Vous savez vous adapter en fonction des demandes, vous appréciez le travail en lien avec les services fonctionnels (Directions des finances, ressources juridiques, commande publique ...). - Vous savez communiquer à l'oral, analyser et rédiger en appliquant les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire - Vous êtes autonome et avez le sens de l'organisation, de la gestion des urgences, des priorités et du travail en équipe - Vous êtes capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs - Rigoureux, organisé et méthodique, vous êtes autonome et savez prendre des initiatives.

CONDITIONS D'EXERCICE LIEES AU POSTE
Poste à temps complet sur la base de 40 h 00 hebdomadaires avec RTT - Bureau partagé.
Avantages collaborateurs : Télétravail possible - Participation complémentaire santé sous conditions - Adhésion à une garantie prévoyance maintien de salaire au choix - Titres restaurant - Participation aux frais de transport collectif ou forfait
mobilité - Comité de Loisirs et d'Action sociale (CLAS) - Conciergerie - Association sportive et de loisirs.