L'INSTITUTION :

Placé idéalement au cœur de la Région Nouvelle Aquitaine, le département de la Charente riche de près de 350 000 habitants offre l'avantage d'une remarquable qualité de vie, à 1h40 de Paris, à mi-chemin entre Bordeaux et Poitiers.
Entre mer et montagne, Royan, les Pyrénées, et l'Espagne pour un autre dépaysement, la Charente recèle aussi ses propres trésors touristiques et culturels, alliant histoire et modernité. Son économie témoigne de cette richesse qui allie le cognac et le pôle Image (bande dessinée, animation, jeux vidéo et tournages...).
Le pôle solidarités, structuré en 4 directions (autonomie, insertion, protection de l'enfance, prévention médico-sociale), suit l'activité du Groupement d'Intérêt Public Maison Départementale des Personnes Handicapées ainsi que le Centre départemental de l'enfance Leclerc-Chauvin. Les politiques de solidarité sont également opérées dans 5 territoires d'action sociale.
Au sein de chaque territoire d'action sociale (TAS), une équipe premier accueil, administration et communication est placée sous la responsabilité hiérarchique du chef de service. Cette équipe travaille en étroite concertation avec l'ensemble des professionnels des différents secteurs du TAS (puéricultrice, médecin, assistantes sociales, éducateurs...).

DÉFINITION DU POSTE :

La secrétaire médico-sociale accueille et reçoit les usagers des services sociaux.
Elle identifie et analyse la nature de la demande et oriente vers les services professionnels et compétents.
Elle effectue des prises en charge administratives.

ACTIVITÉS :

MISSION 1 : Gestion administrative des dispositifs d'aide sociale à l'enfance, de l'insertion et de la protection maternelle et infantile (60 %)
- Saisie des données via les logiciels métiers
- Compte-rendu des réunions
- Contrôle des procédures
- Classement, archivage

MISSION 2 : Organisation, planification du travail de secrétariat (20 %)
- Traitement du courrier
- Gestion polyvalente des différentes tâches du secrétariat
- Création, mise à jour et archivage des dossiers matériels et électroniques
- Création, mise à jour et suivi des tableaux de bord
- Suivi des congés

MISSION 3 : Accueil, conseil et orientation des usagers (10 %)
- Accueil physique : réception des usagers, renseignements, orientations
- Accueil téléphonique : standard, filtrage, premiers renseignements, orientations vers les interlocuteurs de la maison départementale des solidarités, transmission des messages, prise de rendez-vous
- Accueil approfondi et prise en charge administrative du public

MISSION 4 : Traitement de la logistique (10 %)
- Suivi de la maintenance des locaux et des matériels

CONDITIONS PARTICULIÈRES D'EXERCICE :

Temps complet (39 heures + 22 jours de RTT)
Équipement informatique et bureautique standard
Accueil de publics variés / Secret professionnel, missionnel et obligation de
confidentialité
Permis B nécessaire / Peut-être amené à exercer ponctuellement sur une
autre maison départementale des solidarités / Accueil de stagiaires
Perception d'une Nouvelle Bonification Indiciaire de 10 points accueil du
public à titre principal (agents titulaires)

COMPÉTENCES ATTENDUES :

1 / SAVOIRS :
- Outils bureautiques et logiciels métiers
- Organisation, du fonctionnement, des missions du Conseil départemental et de la direction et/ou service d'affectation
- Sensibilisation au travail social (connaissance des dispositifs, des
partenaires sociaux et de leur champ de compétence)
- Techniques d'entretien et de gestion des conflits
- Règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe

2 / SAVOIR-FAIRE :
- Rédiger (comptes-rendus, procès verbaux et autres documents
nécessaires à l'exercice du métier)
- Accueillir et avoir des contacts avec les publics en difficulté
- Évaluer la nature de la demande afin d'orienter l'usager vers les
partenaires compétents
- Prioriser et planifier les tâches

3 / SAVOIR-ÊTRE :
- Savoir travailler en équipe
- Être organisé, rigoureux et méthodique
- Développer un esprit d'analyse et de synthèse
- Faire preuve de distanciation et d'adaptation au contexte
- Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité aux différentes situations