La Ville de La Couronne, ville innovante et solidaire de plus de 8 000 habitants au cœur de l'agglomération du Grand Angoulême, à 1h de Bordeaux et 2h de Paris, recrute, au sein de la Direction administration générale et services à la population, un.e assistant.e de direction et de gestion administrative.

Sous l'autorité de la directrice générale adjointe en charge de l'administration générale, vous aurez en charge la gestion administrative du service et des directeurs, ainsi que la gestion des assemblées.

o Assurer le secrétariat général auprès du D.G.S. et des D.G.A. et des Directeurs :
- prendre des notes, rédiger, mettre en forme et envoyer tous types de courriers,
- recevoir, filtrer, réorienter les courriers électroniques,
- saisir des documents de formes et de contenus divers,
- gérer et actualiser une base d'information via des outils numériques ou logiciels,
- traiter les dossiers, saisir les documents, travaux de bureautique, etc.
- Rédiger des conventions, des actes administratifs, des comptes-rendus, des procès-verbaux de réunion, etc. ...
- Gérer et suivre les demandes des élus relatives à l'exercice de leur mandat (courriers, travaux de bureautique, cartes professionnelles, réponse participation réunions extérieures, rdv éventuels ...)
- Gérer les assemblées (commissions et conseil municipal principalement) en lien avec la DGA en charge de l'Administration Générale : rédaction du rapport, envoi des convocations, mise en forme des délibérations, envoi des délibérations à la Préfecture, affichage, rédaction du PV et du compte-rendu de séance, préparation de la salle, etc.
- Assurer la gestion administrative du Comité Social Territorial en lien avec la DRH (envoi des convocations, rédaction des procès-verbaux)
- Assister la Directrice Générale Adjointe en charge de l'Administration Générale sur les dossiers juridiques en transversalité avec l'ensemble des directions (contrôle, vérification, rédaction de notes...)
o Gérer des dossiers et des activités dans le domaine de l'Administration générale :
- Assurer la gestion des ventes au déballage,
- Assurer la gestion des demandes d'affichage (numérique et papier),
- Gérer et organiser les cérémonies commémoratives en lien avec l'élue référente : coordination des intervenants, envoi des invitations, préparation du déroulé, commande des fleurs, organisation du temps convivial...
- Gérer et suivre les baux des professionnels de la Maison de Santé, etc.
- Tenir et mettre à jour le recueil des actes administratifs,
o Gérer l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer, vérifier des dossiers,
- Photocopier, assembler des documents,
- Trier, classer et archiver les documents (supports numériques et papiers),
- Synthétiser et présenter des informations,
- Rechercher, diffuser et afficher des informations.
Planification et suivi :
- Gérer des agendas (Maire, Elus),
- Prendre et organiser des rendez-vous,
- Assurer l'organisation logistique des réunions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.),
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du services,
- Utiliser des logiciels, etc.

Activités spécifiques :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ; orienter le public vers les services ou organismes compétents en l'absence de la personne en charge de l'accueil
- Délivrer les documents administratifs (inscriptions sur les listes électorales - recensement citoyen militaire - légalisation de signature)
- Soutenir le service état civil : fermeture de cercueil, crémation, copies d'actes en cas de besoin
- Réceptionner - traiter et diffuser le courrier en l'absence de l'agent responsable

Formation assistant.e manager
Savoir-faire
- Accueillir le public avec amabilité,
- Comprendre les demandes,
- S'exprimer correctement oralement et par écrit,
- Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques, la messagerie électronique,
- Trier, photocopier et assembler des documents,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Utiliser les outils informatiques, bureautiques et numériques,
- Vérifier la conformité des procédures administratives,
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives.
Savoirs
- Règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe,
- Vocabulaire professionnel du service,
- Fonctionnement, activités, procédures du service,
- Logiciels de bureautique et d'internet,
- Procédures administratives.
Savoir Être
- Consciencieux.se,
- Discrétion,
- Facilité de contact,
- Facilité d'élocution,
- Rigueur.