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Date de publication : 05/02/2021
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Synthèse de l'offre

Employeur :

MAIRIE NIEUL SUR MER
Rue de beauregard
17137 Nieul sur mer
Département de travail :
Charente-Maritime
Poste à pourvoir le :
13/09/2021
Date limite de candidature :
10/03/2021
Type d'emploi :
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes :
1
Ouvert aux contractuels :

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier :
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil
Grade(s) recherché(s) :
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) :
Officier ou officière d'état civil
Descriptif de l'emploi :
Dans une commune de 5600 habitants, au sein du pôle Guichet Unique et dans le cadre du projet de guichet numérique, l'agent a en charge la gestion et le traitement des dossiers d'affaires générales et militaires ainsi que l'état civil/funéraire. Il partage son temps entre l'accueil physique et téléphonique du public et le travail interne du service et apporte une réponse aux demandes des usagers notamment en matière d'orientation, d'information, d'écoute, de service, d'assistance et de conseil.

1- Gestion de l'état civil et des affaires générales
2- Gestion des élections
3- Accueil, orientation et renseignement des publics
4- Gestion des demandes des usagers et des visiteurs
5- Gestion du funéraire
6- Délivrance de documents administratifs et tenue des registres
7- Gestion du courrier
8- Réalisation de travaux de bureautique
Missions :
Gestion de l'état civil :
Reconnaissance/Naissance: accueil du ou des parent(s), établissement de l'acte, délivrance d'une copie d'acte.
Mariage : accueil des futurs époux, constitution du dossier, prise de rdv pour audition, saisie du dossier, publication des bans, préparation du dossier pour la célébration, envoi des mentions.
Décès : accueil du déclarant, établissement de l'acte au vu du certificat de décès, envoi des documents annexes, envoi dématérialisé à l'Insee et transcription des décès.
Rédaction des mentions : apposition de la mention sur le registre et sur l'application informatique, envoi aux mairies concernées et au Procureur.
PACS : accueil des intéressés et démarches pour constituer le dossier, envoi des avis de mention, célébration.
Baptêmes républicains : accueil des intéressés et démarches pour constituer le dossier.
Affaires Générales :
Recensement militaire des jeunes de 16 ans : établissement de la notice individuelle et de l'attestation de recensement, envoi dématérialisé des listes chaque fin de trimestre.
Rédaction des attestations d'accueil
Tenue des registres d'Etat-Civil, des délibérations et des arrêtés
Gestion du cimetière : autorisation d'inhumation, suivi des déclarations de travaux, assurer la vente et le renouvellement des concessions.
Suivi de la liste électorale et organisation des scrutins : gestion interne de la liste électorale, suivi des inscriptions et radiations des électeurs issus de l'INSEE.
Standard téléphonique : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements.
Gestion du courrier (papier, mail) : Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivée de l'ensemble des services de la mairie, transmission aux services, envoi du courrier, gestion du courrier et de la machine à affranchir, diffusion de l'information en général.
Activités diverses :
réservations de salles en lien avec l'agent dédié,
mise à jour de l'agenda de réservation des salles,
gestion des besoins en fourniture/papier des services municipaux.
Profils demandés :
SAVOIRS
Connaissance de la fonction publique territoriale
Excellente connaissance du cadre règlementaire et juridique des actes administratifs et d'état civil
Excellente connaissance du cadre règlementaire et juridique des élections
Bonne connaissance du cadre règlementaire et juridique de la gestion funéraire
Parfaite maîtrise des outils informatiques habituels (Word, Excel, Outlook)
Grande aisance informatique en général
Techniques de secrétariat
Connaissance et bonne utilisation des techniques et outils de communication
Techniques de classement et d'archivage
Bonne maîtrise de la langue française (écrite et parlée)
Expérience professionnelle obligatoire sur mission d'officier d'état civil
Expérience similaire souhaitée

SAVOIR-FAIRE
Accueillir avec amabilité et calme dans le cadre d'une écoute bienveillante
Recevoir, comprendre, filtrer et orienter les appels
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Gérer les situations de stress et de conflit et réguler les tensions
Renseigner sur le fonctionnement et l'organisation de la collectivité
Savoir s'informer et se tenir au courant des affaires de la collectivité et diffuser l'information
Organiser son temps de travail et ses missions pour s'adapter à un travail très polyvalent
Savoir s'organiser et travailler seul.e ou en équipe
Maîtriser les techniques de rédaction (correspondance papier et électronique)
Savoir rendre compte et partager l'information
Classer et organiser les dossier et les documents
Être autonome, rigoureux et force de proposition
Adapter ses méthodes de travail aux contraintes du développement durable et adopter un comportement éco-responsable

SAVOIR-ETRE
Discrétion
Amabilité, politesse, calme, sens de l'écoute et aisance avec les publics
Disponibilité vis-à-vis du public
Rigueur et sens de l'organisation

Temps de travail :
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité :
05 46 37 40 10
Adresse e-mail :
Lien de publication :
Informations complémentaires :
Adresser CV et lettre de motivation manuscrite à Monsieur le Maire,
Mairie de Nieul/Mer, Direction RH
Rue de Beauregard
17137 Nieul sur Mer

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.