Agent d'accueil et de gestion administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O021220600683183
Publiée le 21/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Jean Bart - BP 26, Marsannay-la-Côte (Côte d'Or)
Poste à pourvoir le
01/08/2022
Date limite de candidature
31/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre de ses missions, le ou la chargé(e) d'accueil et de gestion administrative assure l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public. Son rôle est de maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services ; d'aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité. Il/Elle gère le courrier et diffuse l'information et la documentation. Il/Elle exerce ses missions à 50% sur le poste d'accueil/état civil de la mairie et sur le poste d'accueil technique/urbanisme.
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité,
- Renseigner le public sur place ou par téléphone,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels,
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
- Assurer l'accueil de l'agence postale.
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services),
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité,
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs,
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (attestation d'accueil, certificats administratifs ...)
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité,
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent
- Recevoir et instruire l'ensemble des demandes liées à l'état civil (reconnaissances, naissances, mariages, décès, filiation, mentions, livrets de famille, les copies ou extraits d'actes d'état civil, recensement militaire...).
- Assurer les tâches administratives des services techniques en lien avec la personne en charge de l'urbanisme et des dossiers techniques (rédaction de courriers, réception des dossiers d'urbanisme, correspondance avec la Métropole...)
- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
- Gérer le courrier (Réceptionner, distribuer et expédier le courrier ; tenir les registres de courrier " départ " et " arrivée " ; assurer le traitement des courriers départ ; mettre sous pli et affranchir ; enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par la secrétaire de direction).
- Afficher et diffuser l'information
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Activités et tâches secondaires du poste
- Assurer le remplacement de l'agent de gestion des dossiers techniques et d'urbanisme,
- Assurer le remplacement de l'agent en charge de l'état civil et des élections.
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité,
- Renseigner le public sur place ou par téléphone,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels,
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
- Assurer l'accueil de l'agence postale.
- Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services),
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité,
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs,
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs (attestation d'accueil, certificats administratifs ...)
- Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité,
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent
- Recevoir et instruire l'ensemble des demandes liées à l'état civil (reconnaissances, naissances, mariages, décès, filiation, mentions, livrets de famille, les copies ou extraits d'actes d'état civil, recensement militaire...).
- Assurer les tâches administratives des services techniques en lien avec la personne en charge de l'urbanisme et des dossiers techniques (rédaction de courriers, réception des dossiers d'urbanisme, correspondance avec la Métropole...)
- Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
- Gérer le courrier (Réceptionner, distribuer et expédier le courrier ; tenir les registres de courrier " départ " et " arrivée " ; assurer le traitement des courriers départ ; mettre sous pli et affranchir ; enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par la secrétaire de direction).
- Afficher et diffuser l'information
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Activités et tâches secondaires du poste
- Assurer le remplacement de l'agent de gestion des dossiers techniques et d'urbanisme,
- Assurer le remplacement de l'agent en charge de l'état civil et des élections.
Profils recherchés
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Contact direct et permanent avec le public,
- Délégation dans les fonctions d'officier de l'état civil par le Maire pour la délivrance des actes et délégation de signature des certificats administratifs et recensements militaires,
- Grande polyvalence au quotidien,
- Adaptabilité requise pour nécessité de service (pics d'activité liés au calendrier électoral : clôture des listes, préparation de scrutins, recensement population, maladie, congés agents du service)
- Poste à temps complet, horaires de travail en cohérence avec l'ouverture au public
COMPÉTENCES
Les savoir
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales,
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics,
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public)
Les savoir-faire
- Connaître les techniques de rédaction administrative,
- Maître de l'outil informatique et de la bureautique courante,
- Capacité à rendre compte,
- Capacité à anticiper les problèmes,
- Réactivité et adaptabilité,
- Polyvalence
Les savoir-être
- Maîtriser les techniques de communication,
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils,
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles,
- Etre organisé, rigoureux et méthodique,
- Etre patient,
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve,
- Etre sérieux et efficace,
- Sens du travail en équipe
- Sens de la diplomatie.
- Contact direct et permanent avec le public,
- Délégation dans les fonctions d'officier de l'état civil par le Maire pour la délivrance des actes et délégation de signature des certificats administratifs et recensements militaires,
- Grande polyvalence au quotidien,
- Adaptabilité requise pour nécessité de service (pics d'activité liés au calendrier électoral : clôture des listes, préparation de scrutins, recensement population, maladie, congés agents du service)
- Poste à temps complet, horaires de travail en cohérence avec l'ouverture au public
COMPÉTENCES
Les savoir
- Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales,
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics,
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public)
Les savoir-faire
- Connaître les techniques de rédaction administrative,
- Maître de l'outil informatique et de la bureautique courante,
- Capacité à rendre compte,
- Capacité à anticiper les problèmes,
- Réactivité et adaptabilité,
- Polyvalence
Les savoir-être
- Maîtriser les techniques de communication,
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils,
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles,
- Etre organisé, rigoureux et méthodique,
- Etre patient,
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve,
- Etre sérieux et efficace,
- Sens du travail en équipe
- Sens de la diplomatie.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV à envoyer à l'attention de M. le Maire
par courrier : Place Jean Bart 21 160 MARSANNAY-LA-COTE ou par mail : ressources.humaines@marsannaylacote.fr
Rémunération selon grille indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS
par courrier : Place Jean Bart 21 160 MARSANNAY-LA-COTE ou par mail : ressources.humaines@marsannaylacote.fr
Rémunération selon grille indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS
Adresse de l'employeur
MARSANNAY LA COTE
>Place Jean Bart - BP 26
21160 MARSANNAY LA COTE
>Place Jean Bart - BP 26
21160 MARSANNAY LA COTE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.