Secrétaire ESCO Chenôve

Offre n° O021220800745473
Publiée le 05/08/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D'OR
53 bis rue de la préfecture
21000 Dijon
Site web de l'employeur
Département de travail
Côte d'Or
Secteur du lieu de travail
Dijon
Poste à pourvoir le
01/10/2022
Date limite de candidature
31/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de l'Adjoint au Chef d'Agence,

* Accueille le public (accueil téléphonique et physique),
* Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son domaine d'intervention,
* Réalise des travaux bureautiques,
* Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
* Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d'intervention.
Missions
* Accueille le public (accueil téléphonique et physique) :
 Prend les messages et transmet,
 Assure une première information à l'usager sur les différents dispositifs,
 Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-sociaux de l'Agence ou auprès d'un organisme extérieur.

* Réceptionne, traite et diffuse les informations liées aux dispositifs relevant de son domaine d'intervention ; gère de la documentation sur l'Agence

* Réalise des travaux bureautiques :
 Conçoit et met en forme tout type de support,
 Réalise des tableaux de bord, et le rapport d'activité afférent au dispositif,
 Saisie informatique sur le logiciel SOLIS.

* Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers et partenaires :
 Assure le suivi des dossiers en respectant les délais,
 S'assure que les dossiers sont complets,
 S'assure du bon suivi des réponses données aux usagers.

* Exécute et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant de son domaine d'intervention :
 Prépare les réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocation participants, ordre du jour, procès verbaux, etc...),
 Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.

CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
- Secrétaire en Espace Solidarités affectée principalement à la mission insertion avec une quotité de travail sur la mission ASE sur l'ESCO de Chenôve

- Assure au titre de l'intervention sur l'ensemble de l'Agence, la gestion administrative du dispositif MASP sur l'Agence

Contexte :
* Agent affecté principalement à l'ESCO de Chenôve, avec une intervention possible sur d'autres ESCO de l'Agence TALANT-CHENOVE en fonction des besoins de service et notamment l'ESCO de Longvic
* Suppléance en cas d'absence d'autres secrétaires afin d'assurer l'accueil téléphonique et physique (pour mémoire : 8h30 à 12h30 et de 14h à 17h30) et dispositifs


Profils recherchés
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître le cadre de l'intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)
Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans l'accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs
Analyser les demandes du public, le renseigner et l'orienter
Pratiquer l'écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte
Participer à la mise en œuvre d'une opération / d'un projet en tant que membre d'une équipe
Contribuer au fonctionnement logistique de l'entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux...)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l'arbitrage de sa hiérarchie
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu'avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
03 80 63 66 00
Informations complémentaires
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D'OR
53 bis rue de la préfecture
21000 Dijon

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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