Agent d'accueil et officier d'état civil

Offre n° O023211100459014
Publiée le 22/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
COMMUNE DE BOURGANEUF
Pl de l'hotel de ville
23400 Bourganeuf
Département de travail
Creuse
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
21/01/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Chargé ou chargée d'accueil,
Officier ou officière d'état civil
Descriptif de l'emploi
Poste susceptible d'être vacant suite à projet de détachement
Le poste est placé sous l'autorité du responsable de service.
Le service Accueil et services à la population est composé de 3 personnes.
Missions
- Accueil physique et téléphonique du public
* Renseigne le recueil de doléances
* Recueille les objets trouvés et assure l'information
* Légalise les signatures
* Réalise les attestations d'accueil pour les étrangers
* Réalise des photocopies et gère la régie de recettes en qualité de suppléant
* Gère la régie de la vente de livres en qualité de suppléant
* Gère le planning des salles municipales et réalise les conventions d'occupation (logiciel)
* Suit et gère l'utilisation du minibus
* Renseigne sur les locations immobilières (bourse)
* Gère et affiche les informations (tableau d'affichage)
* Enregistre le courrier " arrivée " du service à la population (état civil, urbanisme)
* Gère le départ du courrier à la mairie

- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
* Cartes d'identité, passeports biométriques
* Livrets de famille, naissance
* Changement de prénom
* Etablit les dossiers de mariages, PACS, certificats de vie commune
* Baptêmes civils
* Décès
* Actes notariés, recherches généalogiques
* Tient les registres (mentions d'état civil, transmission au Procureur)
* Met à jour le logiciel de gestion funéraire (concession, columbarium...), vend des concessions

- Recensements
* Militaire
* Population

- Action sociale
* Gestion de l'hébergement d'accueil d'urgence et remise de colis repas aux personnes SDF
* Recense les besoins et transmet à l'agent en charge des commandes relatives aux colis de Noël et procède aux inscriptions au goûter des aînés.
* Appelle dans le cadre du plan canicule ou autres dispositifs similaires
* Gère le relais d'accueil " violences conjugales " et accueil des publics, lien avec les partenaires et gestion de permanences. Deux demi-journées d'accueil dans la semaine, l'agent identifie, qualifie, accompagne les demandes.

Missions secondaires et occasionnelles :
- Elections, en l'absence de l'agent en charge de la thématique
* Révision des listes électorales
* Gestion et animation de la commission des élections
* Organisation des scrutins
* Lien avec les services préfectoraux
* Préparation des bureaux de vote et permanences lors des différentes élections
* Secrétariat lors des dépouillements
* Jury d'assise

- Instruit les licences de taxi et autorisation de stationnement
- Gère les débits de boisson (déclaration, mutation, translation)
- Prend en charge et enregistre les demandes de ventes aux déballages
- Prend en charge et enregistre les meublés de tourisme
- Gère les chiens de catégorie (déclaration), lien avec la SPA/vétérinaire pour les animaux errants (gestion de la fourrière en lien avec les services techniques)
- Enregistre les demandes de logements sociaux
- CCAS, en l'absence de la Responsable des Ressources Humaines, accueille les demandeurs et suit de la procédure en lien avec l'UTAS, avec l'accompagnement de la direction.
Profils recherchés
- Sens du service public
- Devoir de réserve
- Discrétion professionnelle et confidentialité
- Aptitude à travailler seul et/ou en équipe
- Méthode et rigueur
- Sens de la communication et de l'organisation
- Autonomie dans l'organisation du travail dans le respect des délais réglementaires
- Qualité relationnelles, capacité d'écoute et d'expression orale et écrite
- Sens des responsabilités (délégation de signature pour les actes d'état civil et formalités administratives ayant un impact juridique fort)

- Accueil physique et téléphonique du public (recevoir avec amabilité, prendre des messages, s'exprimer clairement et reformuler les demandes, recevoir, filtrer, orienter, gérer les situations de stress et réguler les tensions, conserver neutralité et objectivité face aux situations, s'adapter aux publics de cultures différentes, adapter son intervention aux différents publics, faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité).
- Maîtriser le fonctionnement du standard et d'internet.
- Maîtriser et utiliser la bureautique (Word, Excel) et les logiciels métiers.
- Renseignement et orientation du public (identifier et gérer la demande et son degré d'urgence, présenter des documents d'informations et de communication, gérer un planning de réservation, orienter vers les personnes et services compétents, renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité).
- Gestion et affichage d'informations (diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services, rechercher/sélectionner/synthétiser et diffuser des informations).
- Connaître l'organisation et l'organigramme de la commune et plus généralement l'organisation interne des collectivités et connaissance des acteurs institutionnels.
- Lire et analyser différents types de plans et documents d'urbanisme.
- Connaître et maîtriser les techniques de médiation et négociation, les orientations et missions des services sociaux, les dispositifs et acteurs de l'action sociale
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
05 55 64 07 61
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à Monsieur le Maire par courrier ou par mail. Joindre lettre de motivation et CV.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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