Assistant(e) administratif(ve) - Direction Aménagement Urbain
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O026220800744517
Publiée le 28/09/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Valence
Poste à pourvoir le
01/11/2022
Date limite de candidature
19/10/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Suite à une mutation, la Direction Aménagement Urbain de la Ville de Valence cherche sa/son assistant(e) administratif(ve).
Dans ce cadre, votre mission consiste à accueillir, renseigner et orienter les différents interlocuteurs (usagers, entreprises, partenaires...) sur place ou par téléphone : analyser la demande, identifier le besoin, apporter une réponse adaptée (et/ou donner les premiers niveaux d'information dans son domaine d'activité) et faire le relais auprès des différents membres des services.
Dans ce cadre, votre mission consiste à accueillir, renseigner et orienter les différents interlocuteurs (usagers, entreprises, partenaires...) sur place ou par téléphone : analyser la demande, identifier le besoin, apporter une réponse adaptée (et/ou donner les premiers niveaux d'information dans son domaine d'activité) et faire le relais auprès des différents membres des services.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
Gestion administrative
- Gère les courriers " arrivée/départ ", diffusion auprès des chefs de projets et chefs de service, suivi des réponses et parapheurs.
- Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers, en assure la diffusion ainsi que le classement et l'archivage notamment :
- Des courriers, courriers électroniques,
- Des arrêtés, délibérations,
- Des compte-rendu de réunions,
- Des tableaux de bord de suivi des dossiers, états à des fins statistiques,
- Des documents relatifs aux marchés publics (décisions du Maire, cahiers des charges, analyses d'offres, rapports, décisions, mises au point des actes d'engagement...),
- Des divers guides ou brochures d'information
- Rédige des courriers de réponse aux usagers à partir des éléments fournis par les cadres.
- Planifie des rendez-vous à la demande des chefs de service ou du directeur en fonction des priorités et des échéances, adresse les convocations.
- Assure la préparation administrative de réunions organisées par les services et la Direction et en suit la logistique : réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents (ordres du jour, comptes-rendus...)
- Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence et gère des supports de communication : panneaux d'affichage, mise sous pli, envoi de documents.
- Participation à la gestion des temps de travail sur Chronotime
- Relève les anomalies éventuelles et a un rôle d'alerte dans les domaines supervisés.
- Anticipe la gestion d'agenda et des réunions pour faciliter le quotidien de la Direction.
ACTIVITES SECONDAIRES
Missions comptables / financières
- Établit des bons de commande.
- Ponctuellement, traite et suit : les recettes, subventions, dépenses, mandatements...
Gestion administrative
- Gère les courriers " arrivée/départ ", diffusion auprès des chefs de projets et chefs de service, suivi des réponses et parapheurs.
- Réalise et met en forme des documents de forme et contenus divers, en assure la diffusion ainsi que le classement et l'archivage notamment :
- Des courriers, courriers électroniques,
- Des arrêtés, délibérations,
- Des compte-rendu de réunions,
- Des tableaux de bord de suivi des dossiers, états à des fins statistiques,
- Des documents relatifs aux marchés publics (décisions du Maire, cahiers des charges, analyses d'offres, rapports, décisions, mises au point des actes d'engagement...),
- Des divers guides ou brochures d'information
- Rédige des courriers de réponse aux usagers à partir des éléments fournis par les cadres.
- Planifie des rendez-vous à la demande des chefs de service ou du directeur en fonction des priorités et des échéances, adresse les convocations.
- Assure la préparation administrative de réunions organisées par les services et la Direction et en suit la logistique : réservation et préparation de salles, invitations, préparation de documents (ordres du jour, comptes-rendus...)
- Traite et diffuse l'information en appréhendant son caractère d'urgence et gère des supports de communication : panneaux d'affichage, mise sous pli, envoi de documents.
- Participation à la gestion des temps de travail sur Chronotime
- Relève les anomalies éventuelles et a un rôle d'alerte dans les domaines supervisés.
- Anticipe la gestion d'agenda et des réunions pour faciliter le quotidien de la Direction.
ACTIVITES SECONDAIRES
Missions comptables / financières
- Établit des bons de commande.
- Ponctuellement, traite et suit : les recettes, subventions, dépenses, mandatements...
Profils recherchés
De formation généraliste, vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques, vous êtes à l'aise dans un environnement au service de plusieurs services et des élus. Des qualités rédactionnelles et une excellente maitrise de l'orthographe sont attendues. Vous savez être force de proposition et avez de très bonnes capacités d'organisation.
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Conditions d'exercice et de recrutement :
- Poste à temps complet basé à Valence
- Poste ouvert à tous les fonctionnaires, sinon aux contractuels (CDD d'un an, renouvelable) - Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux, catégorie C
- Contact avec le public
- Travail sur écran
- Pas de télétravail possible
- Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + prime annuelle
- Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
- Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Informations complémentaires :
- Lolita MELENDEZ, Directrice de l'Aménagement Urbain, 04 75 79 24 82
- Célia CHATELARD, Conseillère en recrutement et mobilité, 04 75 81 30 43
Si cette offre vous intéresse, merci de nous envoyer votre CV ainsi que votre lettre de motivation en suivant le lien suivant : https://apply.humansourcing.com/f/p/n/fr/r2N/06397V/ET
Date limite de candidature : 19 octobre 2022.
- Poste à temps complet basé à Valence
- Poste ouvert à tous les fonctionnaires, sinon aux contractuels (CDD d'un an, renouvelable) - Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux, catégorie C
- Contact avec le public
- Travail sur écran
- Pas de télétravail possible
- Rémunération selon la grille de la fonction publique territoriale + prime annuelle
- Participation de la collectivité aux frais de transports et de restauration
- Participation possible de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
Informations complémentaires :
- Lolita MELENDEZ, Directrice de l'Aménagement Urbain, 04 75 79 24 82
- Célia CHATELARD, Conseillère en recrutement et mobilité, 04 75 81 30 43
Si cette offre vous intéresse, merci de nous envoyer votre CV ainsi que votre lettre de motivation en suivant le lien suivant : https://apply.humansourcing.com/f/p/n/fr/r2N/06397V/ET
Date limite de candidature : 19 octobre 2022.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.