UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE)

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Offre n° O029210600326836
Publiée le 18/06/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
MORLAIX COMMUNAUTE
2b voie d'accès au port - bp 97121
29671 Morlaix cedex
Lieu de travail
Morlaix cedex
Poste à pourvoir le
01/08/2021
Date limite de candidature
18/07/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Autre > Autre
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
MORLAIX COMMUNAUTE
www.morlaix-communaute.bzh
66 000 habitants - 26 communes

RECRUTE

UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE)
ASSISTANT(E) DE DIRECTION ET CHARGE(E) DE SUIVI DOSSIERS

Cadre d'emplois des Rédacteurs

Au sein du Pôle Ressources

Située en Bretagne, bénéficiant d'une gare TGV à 3 heures de Paris, à 35 minutes de la métropole de Brest, 25 minutes du port de Roscoff, Morlaix Communauté bénéficie d'une notoriété croissante ancrée à la fois sur la qualité des acteurs économiques (génie thermique, biotechnologie, industries créatives, numérique, économie maritime, tourisme et culture, ...), la qualité de l'offre de services publics (santé, enseignement supérieur, culture, mobilité, jeunesse...), la qualité de vie en Baie de Morlaix - Monts d'Arrée.

Le Pôle Ressources, mis en place au sein de Morlaix Communauté, a pour vocation le pilotage et l'organisation de l'ensemble des fonctions ressources et transversales de la collectivité, en interne et en direction des communes, dans une logique d'efficacité, d'optimisation et de mutualisation des moyens humains et financiers.

A ce titre, sont regroupés au sein de ce pôle, les ressources humaines, les finances, le contrôle de gestion, les affaires juridiques et les affaires générales, la commande publique, les systèmes et moyens d'information et les travaux.
Missions / conditions d'exercice
Morlaix Communauté recrute un(e) Assistant(e) administratif(tive). Placé(e) sous l'autorité du Directeur Général Adjoint, vous assurerez les missions suivantes :

* Recueillir et traiter les informations, courriers, mails et correspondances nécessaires à l'organisation de la vie professionnelle du DGA :
◦ Gestion d'agendas, prise de rendez-vous, organisation de réunions et de déplacements.
* Assister le DGA dans l'élaboration, la gestion et le suivi des dossiers nécessaires au fonctionnement du Pôle. A ce titre, dans le cadre de projets transversaux portés directement par le DGA, vous serez également amené.e à produire, mettre en forme et consolider des notes et présentations. Certains dossiers administratifs et projets internes au Pôle pourront vous être confiés directement, notamment concernant l'organisation et la proposition de l'animation managériale du Pôle.
* Organiser et participer aux réunions internes du Pôle, en assurer le secrétariat et le suivi des actions auprès des directions et services du Pôle. Préparer les réunions bilatérales et des dossiers du DGA lors de ses rencontres avec les élus et ses n-1.
* Assurer le secrétariat et la préparation de la Commission Ressources en lien avec les services concernés du Pôle et le service Affaires générales/Assemblées.
* Être en appui aux services du Pôle dans l'organisation des secrétariats avec le développement de suppléance et polyvalence sur ces fonctions au sein du Pôle.
* Participer au réseau des agents exerçant des missions d'Assistant(e) de Direction au sein des pôles sous la coordination de l'Assistant(e) de direction de la Direction générale et du Cabinet.
* Missions administratives :
◦ Traiter le courrier.
◦ Organiser et préparer matériellement les réunions internes du pôle, en présence du DGA : réservation de salles, montages des dossiers, protocole, intendance y compris numérique, etc.
◦ Organiser des réunions externes avec les services et partenaires sur le territoire.
◦ Rédiger et mettre en forme différents travaux de bureautique : courriers, notes, rapports, diaporamas.
◦ Coordonner le circuit des parapheurs du pôle et en interaction avec la DG et les autres pôles.
◦ Participer à diverses réunions et rédiger des comptes-rendus.
◦ Préparer et suivre les dossiers/plan d'actions du DGA et du Pôle.
* Missions secondaires :
◦ Assurer l'accueil téléphonique du DGA et assurer une coordination des secrétariats du pôle pour renforcer la continuité de service au sein du Pôle.
◦ Effectuer le tri, le classement, la mise à jour et l'archivage de documents utiles au DGA.
◦ Mener une relecture des dossiers.
◦ Mener une veille relative à l'actualité du Pôle.

Spécificité du poste

* Confidentialité.
* Horaires de travail variables en fonction des nécessités de service.
Profils recherchés
Compétences requises

* Techniques de secrétariat et de communication.
* Fonctionnement des outils bureautiques.
* Orthographe et règles d'expression écrite.
* Fonctionnement, règles et procédures de la collectivités.
* Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre.
* S'adapter à des tâches et à des environnements de travail divers et se conformer à des consignes.
* S'adapter à son ou ses interlocuteurs.
* Respecter la confidentialité.
* Prendre des initiatives.
* Gérer les agendas et prises de rendez-vous.
* Respecter des délais.
* Prendre des notes lors de réunions et rédiger les comptes-rendus.
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
* Méthode de classement et d'archivage.
* Modalités d'accueil.
* Maîtrise des techniques de prise de notes.

Contact

Informations complémentaires
Organisation du travail
5 jours / semaine, 39 heures + RTT

Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS
Possibilité d'adhésion :
- Chèques déjeuner
- Contrat de groupe prévoyance

Poste à pourvoir
Dès que possible

Jury de recrutement
Semaine 30

Pour tout renseignement, vous pouvez contacter

• Direction des Ressources Humaines – Morlaix Communauté -
Tel : 02 98 15 31 18 - Mail : recrutement@agglo.morlaix.fr

Candidature

Lettre de motivation (y compris prétention salariale) et Curriculum Vitae à adresser uniquement par mail à recrutement@agglo.morlaix.fr pour le 18 juillet 2021 au plus tard :

À Monsieur Le Président de Morlaix Communauté
2b voie d'accès au port
BP 97121
29671 Morlaix Cedex

Recrutement par mutation, détachement, liste d'aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.