Assistant du responsable d'équipe (f/h)

Offre n° O029211100455906
Publiée le 18/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU FINISTERE
32 boulevard dupleix
29196 Quimper
Site web de l'employeur
Département de travail
Finistère
Secteur du lieu de travail
Pays de Brest
Poste à pourvoir le
01/04/2022
Date limite de candidature
17/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi
L'assistante du responsable d'équipe assure :
* Une mission, auprès du responsable d'équipe (RE) et du responsable d'équipe adjoint (REA), d'assistante de direction
* Une mission de gestion administrative des commissions de régulation


Selon l'organisation des équipes, une délégation de mission ou d'activité sera organisée vers l'équipe administrative et/ou les assistants accès aux droits.
Afin de garantir la continuité de service, une présence de 3 assistants RE à l'échelle de la DTAS sera organisée sur les périodes d'absence supérieures à 15 jours (activités nécessitant l'expertise particulière des assistants RE et ne pouvant pas être différées).
Missions
Assurer le secrétariat du responsable d'équipe et du responsable d'équipe adjoint :
* Assurer la réception des appels téléphoniques, la prise de message et la réorientation des appels, si nécessaire, des responsables en leur absence, et la prise de rendez-vous
* Rédiger et mettre en forme les courriers
* Assurer la diffusion de l'information à destination de l'équipe, après validation du RE et/ou du REA
* Tenir la boîte mail de l'équipe et la boite mail CJM

Suivre et traiter les dossiers en collaboration avec le responsable d'équipe et son adjoint :
* Préparer et organiser les différentes commissions (enfance, adulte, CJM) et réunions internes et partenariales
* Participer à la commission de régulation et assurer la gestion administrative de cette commission : préparation de l'ordre du jour, suivi des décisions, rédaction des courriers suite aux décisions, suivi des tableaux de bord, saisie dans le logiciel métier IODAS
* Réceptionner, assurer le suivi et rédiger des propositions de réponse aux courriers Gescour et émanant du SDIS
* Gérer administrativement les recueils d'informations préoccupantes (RIP) dans le cadre de la coordination avec la CRIP et le service spécialisé IP
...
Réaliser des activités liées aux ressources humaines :
* Assurer la préparation des plannings de congés des agents en vue de leur validation par le responsable d'équipe ou son adjoint
* Assurer la fonction de gestionnaire de proximité Horoquartz (assistance auprès des collègues, vérification et pré-validation des congés, RTT, changement de jour de temps partiel...)
* Assurer une fonction ressources pour le logiciel Notilus
* Préparer et assurer l'accueil des nouveaux arrivants
* Diffuser et centraliser les demandes de formations
* Être l'interlocuteur du service hygiène et propreté des locaux en suppléance de la référente logistique

Contribuer à la logistique et la gestion du bâtiment :
* Gérer le logiciel permettant de délivrer les accès aux sites
* Gérer la visioconférence
* Organiser et suivre les déménagements internes à l'établissement
* Solliciter le guichet unique pour les interventions sur le bâtiment en l'absence du binôme de secrétaire en charge de la logistique
* Recevoir les entreprises et faire le lien avec le service concerné de la Direction des bâtiments en l'absence du binôme de secrétaires en charge de la logistique
Profils recherchés
Connaissances et technicités professionnelles :
Savoir recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
Utiliser avec aisance les logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, powerpoint) et les applicatifs métiers (IODAS)
Connaître les politiques sociales, l'environnement institutionnel du domaine social
Connaître les grands projets de la collectivité (organigramme, instances diverses, partenaires, circuits et procédures)
Aptitudes rédactionnelles, savoir formaliser des écrits professionnels
Préparer les documents de suivi des décisions administratives liés à la spécificité de son domaine d'intervention
Rechercher, sélectionner, mettre en forme et diffuser des informations utiles

Compétences transversales :
Savoir organiser son travail en coordination avec d'autres en prenant en compte les contraintes pour un fonctionnement optimal du poste
Être capable de prendre des initiatives dans son domaine de compétences
Aller vers les autres et être disponible dans son secteur, hors de son secteur, dans son service ou sa direction
Savoir répondre aux questions relevant de sa compétence et orienter les autres questions vers le bon interlocuteur
Chercher l'information dont il/elle a besoin pour continuer son action
Savoir travailler dans un environnement pluridisciplinaire et s'adapter rapidement aux changements
Être ouvert aux idées nouvelles, faire preuve de curiosité vis-à-vis des pratiques de ses pairs
Discrétion et diplomatie - être l'interface entre l'encadrement et l'équipe
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
02 98 76 20 20
Informations complémentaires
Les entretiens se dérouleront le 16 décembre 2021 à Brest

Pour postuler, avant le vendredi 17 décembre 2021 au plus tard :
1/ Indiquez le n° de l’offre : 2382
2/ Adressez votre candidature :
- Lettre de motivation
- C.V.
- Copie des diplômes
- Dernier arrêté d’avancement d’échelon et/ou de situation administrative, attestation d’inscription sur liste d’aptitude ou justificatif de la reconnaissance en qualité de travailleur handicapé en cours de validité

Par mail : recrutement@finistere.fr

À l’attention de :
Monsieur le Président du Conseil départemental du Finistère
Direction des ressources humaines
Pôle vie de l’agent – unité recrutement emploi compétences
32 Boulevard Dupleix
CS 29029
29196 QUIMPER Cedex

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Retour en haut de page