Un Assistant ou une Assistante de direction
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Offre n° O029211100460176
Publiée le 23/11/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BREST CEDEX 2
Poste à pourvoir le
01/03/2022
Date limite de candidature
23/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Brest métropole recrute pour son Pôle Développement économique et urbain
Un Assistant ou une Assistante de direction (Cadre d'emplois : Adjoint administratif - cat C) selon conditions statutaires : Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d'aptitude ou agent.e.s en CDI en fonction publique territoriale ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou contractuel.le.s
Mission(s) principale(s) :
Assister quotidiennement le Directeur Général adjoint en charge du pôle développement économique et urbain
- Assurer le secrétariat, le suivi et le contrôle des différents dispositifs nécessaires au bon fonctionnement de la direction du pôle.
- Participer au fonctionnement de la Direction Générale.
Un Assistant ou une Assistante de direction (Cadre d'emplois : Adjoint administratif - cat C) selon conditions statutaires : Titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d'aptitude ou agent.e.s en CDI en fonction publique territoriale ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou contractuel.le.s
Mission(s) principale(s) :
Assister quotidiennement le Directeur Général adjoint en charge du pôle développement économique et urbain
- Assurer le secrétariat, le suivi et le contrôle des différents dispositifs nécessaires au bon fonctionnement de la direction du pôle.
- Participer au fonctionnement de la Direction Générale.
Missions / conditions d'exercice
- Assister le DGA
- Assurer l'accueil téléphonique : aiguillage, évaluation de la pertinence, orientation et transmission de l'information.
- Assurer les tâches courantes de secrétariat : relecture, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, suivi de la messagerie, gestion de l'agenda, organisation des déplacements du DGA..., classement et archivage.
- Assurer la réception, le classement et le suivi du courrier conformément aux instructions transmises par le supérieur hiérarchique.
- Collecter des informations utiles et pertinentes pour la production de notes ou tout autre document par le DGA.
- Rédiger des courriers à partir de consignes
- Assurer l'organisation des réunions pilotées par le DGA (collecte des éléments pour l'ordre du jour, logistique...)
- Participer au fonctionnement du pôle en lien avec le SAG
- Participer aux réunions de pilotage, points fixes avec des partenaires, des élu.e.s, rédiger et diffuser les comptes rendus.
- Administrer l'espace collaboratif dédié à la direction du pôle
- Participer à l'animation du réseau des assistant.e.s et développer les outils et actions de partage des compétences sur les fonctions d'assistant.e.
- Etablir les plannings de congés
- Participer à l'organisation et au suivi d'événements co-organisés par le pôle
- Participer au fonctionnement de la DG :
- Travailler avec les autres assistantes du DGS et des DGA, pouvoir les remplacer en cas d'absence.
- Assurer le suivi des instances de la DG.
Assurer le secrétariat de la commission Aménagement durable du territoire, transition énergétique, mobilités.
- Assurer l'accueil téléphonique : aiguillage, évaluation de la pertinence, orientation et transmission de l'information.
- Assurer les tâches courantes de secrétariat : relecture, mise en forme de documents, comptes rendus de réunions, suivi de la messagerie, gestion de l'agenda, organisation des déplacements du DGA..., classement et archivage.
- Assurer la réception, le classement et le suivi du courrier conformément aux instructions transmises par le supérieur hiérarchique.
- Collecter des informations utiles et pertinentes pour la production de notes ou tout autre document par le DGA.
- Rédiger des courriers à partir de consignes
- Assurer l'organisation des réunions pilotées par le DGA (collecte des éléments pour l'ordre du jour, logistique...)
- Participer au fonctionnement du pôle en lien avec le SAG
- Participer aux réunions de pilotage, points fixes avec des partenaires, des élu.e.s, rédiger et diffuser les comptes rendus.
- Administrer l'espace collaboratif dédié à la direction du pôle
- Participer à l'animation du réseau des assistant.e.s et développer les outils et actions de partage des compétences sur les fonctions d'assistant.e.
- Etablir les plannings de congés
- Participer à l'organisation et au suivi d'événements co-organisés par le pôle
- Participer au fonctionnement de la DG :
- Travailler avec les autres assistantes du DGS et des DGA, pouvoir les remplacer en cas d'absence.
- Assurer le suivi des instances de la DG.
Assurer le secrétariat de la commission Aménagement durable du territoire, transition énergétique, mobilités.
Profils recherchés
Compétences requises
Connaissances générales (savoir) souhaitées :
* Connaissance de l'organisation des collectivités territoriales.
* Connaissances pratiques des services et de leurs missions.
Compétences pratiques (savoir-faire) souhaitées :
* Organisation et méthodes
* Maîtrise des outils bureautiques
* Qualité d'analyse, de synthèse, de priorisation.
Qualités professionnelles (savoir-être) :
* Capacité d'organisation, rigueur
* Capacité d'adaptation et polyvalence
* Capacité de travail transversal et en équipe
* Sens de la discrétion des informations traitées
* Capacité d'écoute et diplomatie
* Capacité d'initiative et de réactivité
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
- Rattachement hiérarchique : DGA
- Relations internes : Ensemble des services de la métropole et de la ville
- Relations externes : Partenaires extérieurs du pôle
Conditions et modalités d'exercice :
- Lieu de travail : Brest métropole
- Temps et horaires de travail, ATT : Temps complet
- Moyens matériels du poste : PC
- Attributs du poste : Indemnité de responsabilité de secrétariat
Contraintes particulières :
Disponibilité ponctuelle en fin de journée
Connaissances générales (savoir) souhaitées :
* Connaissance de l'organisation des collectivités territoriales.
* Connaissances pratiques des services et de leurs missions.
Compétences pratiques (savoir-faire) souhaitées :
* Organisation et méthodes
* Maîtrise des outils bureautiques
* Qualité d'analyse, de synthèse, de priorisation.
Qualités professionnelles (savoir-être) :
* Capacité d'organisation, rigueur
* Capacité d'adaptation et polyvalence
* Capacité de travail transversal et en équipe
* Sens de la discrétion des informations traitées
* Capacité d'écoute et diplomatie
* Capacité d'initiative et de réactivité
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
- Rattachement hiérarchique : DGA
- Relations internes : Ensemble des services de la métropole et de la ville
- Relations externes : Partenaires extérieurs du pôle
Conditions et modalités d'exercice :
- Lieu de travail : Brest métropole
- Temps et horaires de travail, ATT : Temps complet
- Moyens matériels du poste : PC
- Attributs du poste : Indemnité de responsabilité de secrétariat
Contraintes particulières :
Disponibilité ponctuelle en fin de journée
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Contact :
Pour tous renseignements relatifs aux missions, veuillez prendre contact auprès de : Jean-Philippe LAMY DGA du pôle développement économique et urbain Tél 02.98.33.50.35
Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de : Christelle CERANTOLA - Tél : 02.98.33.57.74 unité Recrutements-Remplacements à la DRH.
Pour tous renseignements relatifs aux missions, veuillez prendre contact auprès de : Jean-Philippe LAMY DGA du pôle développement économique et urbain Tél 02.98.33.50.35
Pour tous renseignements relatifs aux conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de : Christelle CERANTOLA - Tél : 02.98.33.57.74 unité Recrutements-Remplacements à la DRH.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.