Mission(s) principale(s) :

Cette fiche de poste sera déclinée en fonction du périmètre confié : direction, coordination éducative, petite enfance, ressources, maison des associations, éducation populaire

- Assister les cadres à l'optimisation de leur activité
- Organiser la vie professionnelle des services
- Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information
- Participer aux activités spécifiques des services

Activités


Assister les cadres à l'optimisation de leur activité
- Organiser et coordonner l'agenda du directeur, de la directrice adjointe ou des responsables de division
- Prendre en charge l'organisation de réunions complexes (élus, DGA, directeurs, extérieurs)
- Organiser les déplacements

Organiser la vie professionnelle des services
- Participer à l'accueil physique et téléphonique de la division/service/unité
- Gérer les ressources matérielles (fournitures, abonnements transports, matériel audio et vidéo, ...).
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Saisir, mettre en forme, corriger et suivre le circuit des délibérations
- Participation à la gestion des ouvertures/fermetures occasionnelles de services au public
- Gérer le pool des véhicules

Gérer le traitement, l'organisation et le partage de l'information
- Organiser la conservation, la traçabilité et l'accessibilité des documents (papiers et numériques), notamment courriers et mails
- Élaborer et gérer des espaces collaboratifs
- Proposer des méthodes de classement et d'archivage
- Rédiger des comptes rendus
- Relire et mettre en forme (notes, courriers, présentations, ...)
- Organiser la diffusion de l'information au sein des services (mise sous pli, publipostage, ...)

Participer aux activités spécifiques des services
- Participer à la commande des repas
- Participer au suivi administratif des PAI
- Participer au suivi administratif de la mission inclusion (renforts, matériel)
- Participer à l'assistance de projets (présence en groupe projet, montage des réunions, préparation des supports)
- Suivre les subventions et la mise à jour des conventions de mises à disposition de locaux associatifs.
- Participer au suivi du tour de garde des concierges
- Participer au soutien dans les évolutions du système d'information (vie associative)
- ...

Compétences requises

Connaissances générales (savoir) :

- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Intérêt pour les questions éducatives

Compétences pratiques (savoir-faire) :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power point, Sharepoint ...) et logiciels spécifiques (Gedelib...)
- Maîtrise des espaces collaboratifs
- Compétences rédactionnelles

Qualités professionnelles (savoir-être) :

- Sens de l'accueil, relationnel développé
- Autonomie
- Anticipation
- Disponibilité
- Conciliant

Rattachement hiérarchique : Responsable du service relations aux usagers - Division Ressources

Encadrement (nombre d'agents encadrés) : 0
Relations internes : équipe de la direction Éducations et directions supports (Pôle Ressources, Direction de la Communication, Service des Affaires juridiques...), secrétariats des élus, assistantes des pôles, autres directions de la collectivité...
Relations externes : Usagers : parents, partenaires, associations, fournisseurs ...

Conditions et modalités d'exercice :

- Lieu de travail : En proximité des cadres du périmètre d'intervention

- Temps et horaires de travail, ATT : cf. règlement de service

- Moyens matériels du poste : 1 poste informatique, 1 téléphone


Contraintes particulières : Participation au roulement des assistantes durant les périodes de congés.