Assistante au chef·fe de service à la Direction de la logistique
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O031221100850184
Publiée le 18/11/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
TOULOUSE CEDEX 9
Poste à pourvoir le
01/02/2023
Date limite de candidature
19/12/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Direction de la Logistique
Service Entretien
La Direction de la Logistique est une Direction en pleine évolution, notamment par une modernisation régulière et un développement régulier de ses missions. Elle assure les prestations nécessaires à la vie quotidienne des services départementaux, la sécurité des personnes et des biens au siège, une partie de l'exploitation technique des sites du Conseil départemental, l'entretien des locaux, la gestion et l'organisation de la logistique, la réalisation technique et matérielle d'évènements.
Service Entretien
La Direction de la Logistique est une Direction en pleine évolution, notamment par une modernisation régulière et un développement régulier de ses missions. Elle assure les prestations nécessaires à la vie quotidienne des services départementaux, la sécurité des personnes et des biens au siège, une partie de l'exploitation technique des sites du Conseil départemental, l'entretien des locaux, la gestion et l'organisation de la logistique, la réalisation technique et matérielle d'évènements.
Missions / conditions d'exercice
Réaliser différentes activités administratives pour le service : secrétariat, gestion administrative du personnel, accueil, communication et suivi de dossier dans le respect des procédures relatives au domaine d'activité.
Assurer un rôle d'interface entre l'ensemble des services de la Direction et de la collectivité.
Assurer un rôle d'interface entre l'ensemble des services de la Direction et de la collectivité.
Profils recherchés
Gestion du secrétariat :
Gérer le secrétariat et l'agenda du responsable de service
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Rédiger et traiter des courriers, notes, compte-rendu de réunion.
Gérer et orienter les demandes des personnels ou des interlocuteurs extérieurs, en lien avec l'encadrement des différents secteurs, interface de la direction ou d'autres directions.
Suivi des ressources humaines :
Suivre les congés et absences de l'équipe de proximité dont les managers.
Suivre les primes, frais de déplacement, heures complémentaires et supplémentaires en collaboration avec l'équipe administrative
Planifier les entretiens professionnels en transversalité avec le bureau de gestion.
Participer à l'élaboration et au suivi du Plan Formation des équipes en lien avec le service formation des RH
Suivre la règlementation administrative, notamment concernant les droits et obligations des personnels.
Travailler en transversalité avec les services supports pour diffuser les informations spécifiques au suivi des personnels
Missions spécifiques :
Assurer un appui administratif au projet de service
Contribuer à la mise à jour des logiciels du service
Élaborer et suivre de documents nécessaires à l'activité du service, en autonomie ou en lien avec les interlocuteurs internes et externes au service.
Assurer des remplacements au sein du bureau de gestion pour la continuité de service.
Expérience : Expérience souhaitée dans des fonctions similaires nécessitant une posture adaptée, de la polyvalence, de la réactivité, un esprit collaboratif ainsi que des qualités relationnelles affirmées.
Savoirs :
Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique.
Connaissance des outils de communication
Maîtrise des techniques de rédaction des documents administratifs
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite.
Connaissance des techniques d'accueil, d'écoute et de communication téléphonique
Notions des principes fondamentaux de la GRH
Savoir-faire opérationnels :
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique
S'organiser et gérer son temps
Mettre en œuvre des procédures et décisions administratives
Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
Rechercher et transmettre des informations fiables
Aptitudes personnelles :
Adaptabilité
Organisation
Respect et écoute
Relationnel
Réactivité
Polyvalence
Travail en équipe
Gérer le secrétariat et l'agenda du responsable de service
Assurer l'accueil physique et téléphonique.
Rédiger et traiter des courriers, notes, compte-rendu de réunion.
Gérer et orienter les demandes des personnels ou des interlocuteurs extérieurs, en lien avec l'encadrement des différents secteurs, interface de la direction ou d'autres directions.
Suivi des ressources humaines :
Suivre les congés et absences de l'équipe de proximité dont les managers.
Suivre les primes, frais de déplacement, heures complémentaires et supplémentaires en collaboration avec l'équipe administrative
Planifier les entretiens professionnels en transversalité avec le bureau de gestion.
Participer à l'élaboration et au suivi du Plan Formation des équipes en lien avec le service formation des RH
Suivre la règlementation administrative, notamment concernant les droits et obligations des personnels.
Travailler en transversalité avec les services supports pour diffuser les informations spécifiques au suivi des personnels
Missions spécifiques :
Assurer un appui administratif au projet de service
Contribuer à la mise à jour des logiciels du service
Élaborer et suivre de documents nécessaires à l'activité du service, en autonomie ou en lien avec les interlocuteurs internes et externes au service.
Assurer des remplacements au sein du bureau de gestion pour la continuité de service.
Expérience : Expérience souhaitée dans des fonctions similaires nécessitant une posture adaptée, de la polyvalence, de la réactivité, un esprit collaboratif ainsi que des qualités relationnelles affirmées.
Savoirs :
Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel et politique.
Connaissance des outils de communication
Maîtrise des techniques de rédaction des documents administratifs
Connaissance des règles de l'expression orale et écrite.
Connaissance des techniques d'accueil, d'écoute et de communication téléphonique
Notions des principes fondamentaux de la GRH
Savoir-faire opérationnels :
Communiquer et s'adapter à la diversité des interlocuteurs
Utiliser l'outil informatique et bureautique
S'organiser et gérer son temps
Mettre en œuvre des procédures et décisions administratives
Synthétiser et rédiger des documents, des études, des rapports, des comptes rendus
Rechercher et transmettre des informations fiables
Aptitudes personnelles :
Adaptabilité
Organisation
Respect et écoute
Relationnel
Réactivité
Polyvalence
Travail en équipe
Contact
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.