La Direction de l'Education de la Jeunesse et des Sports de la Mairie du Bouscat, recrute son assistante administrative.
Ce recrutement intervient dans le cadre de la restructuration du pôle Education, Animation, sports et jeunesse.
Recrutement statutaire par voie de mutation, détachement, liste d'aptitude, ou à défaut par voie contractuelle sur le cadre d'emplois de catégorie C de la filière administrative.
L'assistante administrative et RH travaille en appui opérationnel de la Directrice de l'Education, de la Jeunesse et du Sport sur l'ensemble des missions en lien avec les grands projets de Direction.
Elle est gestionnaire opérationnelle des effectifs scolaires.
Elle accueille et renseigne les familles et contribue aux missions polyvalentes du service administratif.
Elle est la référente unique des questions liées aux Archives pour la DEJS.

Vous venez en appui administratif auprès de la Directrice de l'Education, de la Jeunesse et des Sports et du responsable du service administratif de la DEJS.
Vos missions sont les suivantes :
- Mettre en forme et envoyer les notes de service
- Rédiger les comptes-rendus, les convocations
- Rédiger les conventions et décisions
- Suivre les délibérations de la direction, pour les différents Conseils municipaux
- Mettre à jour et suivre les règlements intérieurs
- Gérer les plannings et les prises de rdv

Vous mettez en place l'organisation technique et logistique des événements internes et externes à la DEJS. Pour cela vous :
- Contribuer à la mise en place des formations internes et des séminaires, en lien avec la coordinatrice RH et le chargé de mission
- Organiser le Forum de la Communauté Educative (convocations, salles, disponibilités...)
- Suivre et contribuer à la mise en place des protocoles venant des strates supra-communales : Vigipirate, protocoles sanitaires...
- Organiser les visites et cérémonies avec le Cabinet (vœux, pots aux enseignants, visites de rentrée, remise de diplômes etc)

Vous menez à bien la gestion opérationnelle des effectifs scolaires :
- Suivre sur l'année, les affectations et les radiations pour mise à jour des listes de classes et la cohérence des prestations municipales
- Participer aux commissions de dérogation et répondre aux courriers de dérogations, en lien avec l'élu délégué et le responsable de service
- Transmission des extractions de restauration scolaire

Vous avez en charge la gestion des archives de la DEJS :
- Contribuer à l'application des consignes d'archivage pour la Direction
- S'occuper de l'archivage de manière opérationnel, avec les chefs de services
- Faire le lien technique et logistique avec le service des archives de BM

Vous êtes le point d'entrée de la direction en assurant l'accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir et informer les familles sur le fonctionnement des services de la DEJS (école, activités périscolaires ou de loisirs)
- Répondre aux questions des familles
- Orienter l'interlocuteur en fonction de sa demande
- Recevoir les familles
- Participer aux inscriptions scolaires et aux réinscriptions aux activités

Vous connaissez l'organisation et les projets de la ville du Bouscat :
- Charte d'engagement de la collectivité du Bouscat
- Projet éducatif de la Ville (Génération Alpha)
- Projets pédagogiques des écoles
- Projets pédagogiques d'animation
- Instances et circuits de décision

Vous maitrisez la gestion administrative :
- Outils bureautique et informatique, mise en forme de documents
- Fiche de procédures et règlements
- Planification des tâches
- Logiciels métier

Vous connaissez l'organisation et le fonctionnement des écoles primaires :
- Mode de fonctionnement de l'Education Nationale
- Rôle des différents intervenants dans les écoles
- Enfants et familles bénéficiaires

Savoir-être :
- Capacité d'écoute et sens de l'observation
- Capacité à planifier, à organiser et à s'organiser
- Capacité de communication