Assistant de gestion polyvalent (H/F)

Offre n° O033211100466844
Publiée le 29/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE CESTAS
2 avenue baron haussman bp 9
33610 Cestas
Département de travail
Gironde
Poste à pourvoir le
01/01/2022
Date limite de candidature
29/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique directe du Directeur Général des Services et du Directeur Général Adjoint :
Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du secrétariat général.
Suivi de dossiers administratifs divers et des travaux de l'assemblée délibérante en binôme.
Polyvalence et adaptabilité fortes
Missions
Accueil et planification des agendas en l'absence de l'agent en charge de ces tâches :
Gestion des demandes de rendez-vous des élus et de l'administration générale
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriers informatiques
Ouvrir et trier le courrier des services municipaux
Renseigner les interlocuteurs et relayer, si nécessaire, vers l'interlocuteur compétent
Accueil physique et téléphonique du secrétariat
Organisation logistique et planification de réunions et de déplacements

Elaboration de dossiers et de documents administratifs :
Préparer et rédiger tous types de dossiers et de documents administratifs
Monter des dossiers incluant une dimension juridique
Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Assurer une veille juridique et réglementaire
Suivi des dossiers d'assurances en binôme

Suivi du patrimoine communal
Incorporation des parties communes des lotissements
Classement/déclassement du domaine public
Etablissement de conventions et de baux
Développement d'outils de gestion

Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques :
Prendre des notes et mettre en forme tout type de courrier
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers

Organisation et gestion des assemblées délibérantes et des commissions en binôme :
Contrôle et suivi des procédures
Planification des activités en fonction des échéances
Contrôle juridique des dossiers soumis
Préparation des dossiers
Gestion logistique
Etablissement des comptes-rendus et des procès-verbaux des séances
Assurer la gestion post rédaction des actes : transmission au contrôle de légalité/publicité/aux service

Conditions particulières d'emploi :
Travail à temps complet, horaires réguliers, amplitude variable en fonction des obligations de service
Disponibilité selon nécessités de service
Accueil et renseignements de public physique et téléphonique
Interlocuteurs variés
Travail sur écran
Pics d'activités liés aux réunions de l'assemblée délibérante
Relation avec l'ensemble des services et des élus
Horaires pouvant être variables en fonction des obligations de service public

Moyens mis à disposition : Bureau et équipement informatique dotés des logiciels adaptés à l'exercice des différentes tâches du poste



Profils recherchés
Compétences :
Les " Savoirs " :
- connaître le fonctionnement, l'organisation et l'environnement des collectivités territoriales et leurs processus décisionnels
- maîtriser l'outil informatique et les techniques de secrétariat
- maîtriser les pratiques d'accueil physique et téléphonique du public
- avoir des connaissances en droit administratif,

Les " Savoir-faire " :
- maîtrise des techniques d'accueil et d'information du public,
- maîtrise de l'outil informatique,
- communication écrite et orale : aisance rédactionnelle et qualité d'expression,
- tenir à jour les plannings
- assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours
- assurer une veille juridique
- hiérarchisation des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence
- détecter toute anomalie ou dysfonctionnement et en informer sa/son responsable hiérarchique

Les " Savoir-être " :
- faire preuve d'autonomie, de rigueur et de discernement,
- avoir le sens du travail en équipe et du service public, posséder des qualités relationnelles,
- faire preuve de discrétion professionnelle,
- être réactif, autonome, méthodique et soigneux dans l'exécution,
- être polyvalent et organisé,
- être en capacité de s'adapter à différentes situations et aux différents interlocuteurs
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
05 56 78 13 00
Informations complémentaires
Santé au travail :
Risques liés au poste
Risques de fatigue oculaire liée au travail sur écran
Risques de troubles musculo-squelettiques liés à l’exercice de tâches administratives

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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