Gestionnaire administratif du pôle ressources

Offre n° O033220100511616
Publiée le 10/01/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE BRUGES
Avenue charles de gaulle hôtel de ville
33523 Bruges cedex
Département de travail
Gironde
Poste à pourvoir le
01/04/2022
Date limite de candidature
09/02/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi
La ville de Bruges est une des 28 communes de Bordeaux Métropole. Voisine de Bordeaux, située aux portes du Médoc et à moins d'une heure des plages girondines, elle se distingue par sa localisation, ses nombreux équipements publics (crèches, écoles, installations sportives et culturelles, tramway, gare TER...) et ses espaces naturels (réserve nationale, parcs, lac de Bordeaux).
Territoire attractif, la ville de Bruges attire chaque année de nombreuses entreprises et de nouveaux habitants (18 300 actuellement) qui viennent y chercher un certain cadre de vie et une ville à taille humaine.
Le dynamisme du territoire se traduit également par de nombreux projets municipaux : construction d'une ludo-médiathèque, d'un 5ème groupe scolaire, d'un centre aqualudique, requalification d'une partie du centre-ville...
Dans ce cadre, la Ville de Bruges souhaite recruter un/une gestionnaire administratif pour le Pôle Ressources.
Le pôle Ressources comporte la direction des ressources humaines, la direction des finances, la direction affaires juridiques, commande publique et citoyenneté, la direction du numérique, la direction des prospectives et du SIG et la direction de l'animation de la transformation.
Sous la direction de la DGA Ressources, vous assurez le suivi administratif et financier global du pôle Ressources et agissez en tant qu'assistant(e) de projet pour les projets pilotés directement par le pôle. Doté(e) d'une capacité d'adaptation et d'anticipation, vous êtes un rouage essentiel au sein de la direction et êtes un relai permanent de la direction et des chefs de service du pôle.
Missions
L'ensemble des activités présentées ci-dessous constitue une fiche d'attendus du poste.

- Secrétariat et assistance de direction :

o Gestion de l'agenda de la direction du pôle (directeur-trice du pôle et chefs de services sauf si le service possède spécifiquement d'un secrétariat)
o Gestion des courriers du pôle (entrants/sortants)
o Gestion des appels
o Gestion des réunions et des instances du pôle
o Accueil de niveau 2 des usagers externes ou internes

- Suivi des demandes de la direction
o Gestion et suivi des demandes des usagers externes et internes
o Gestion des engagements comptables du pôle (en lien avec les chefs de service)
o Gestion des actes juridiques du pôle (rédaction et suivi en lien avec les chefs de service)

- Préparation des instances et des réunions

- Instances RH (10 par an)
o Préparation du rétroplanning de procédure pour chaque séance et réunion de préparation
o Mise à jour de l'ordre du jour
o Mise en forme et suivi des rapports de présentation et pièces annexes
o Impression et envoi des convocations
o Suivi du quorum
o Préparation de la salle
o Suivi de la rédaction du Procès-verbal de séance

- Commission finances (1 par an)
- Commission d'appel d'offres (1 par an)
- Réunions de délégation avec adjoints délégués (1 à 2 par semaine)
Pour ces instances et réunions :
o Planification de la réunion
o Mise en forme et impression des documents de préparations
o Préparation de la salle
o Rédaction du compte-rendu éventuel et suivi du relevé de décisions

- Assistant(e) de projet (projets phares : la relation aux usagers, la dématérialisation etc.)
Les missions ci-dessous listées seront adaptées pour chaque projet.
o Accompagnement chef de projet
- Mettre à jour la fiche projet
- Suivre le planning
- Réaliser des études comparatives et chercher des partenaires
- Conserver et classifier le dossier projet
o Préparation et suivi des réunions des projets
- Organiser les réunions liées au projet (copil, cotech ...) (agenda, réservation salles, logistique)
- Préparer la réunion :
* Proposer l'ordre du jour
* Préparer les dossiers et les livrables
- Etablir le compte-rendu et le relevé de décisions
- Assurer le suivi du relevé de réunion et le reporting
o Gestion et suivi des recherches de financement
- Composer et suivre le dossier en lien avec les services supports
o Traitement des correspondances associées
- Assurer un suivi des correspondances
- Proposer des réponses au chef projet
- Suivi des correspondances et reporting

Profils recherchés
- Savoirs :
o Environnement juridique général des collectivités
o Notions en méthodologie de projet
- Savoirs être :
o Qualités d'anticipation et esprit d'initiative
o Adaptation et discrétion
- Savoirs faire :
o Maîtrise des outils informatiques, et bureautiques
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
05 56 16 80 80
Informations complémentaires
Envoi d’un CV et d’une lettre de motivation par mail (format pdf) au plus tard le 9 février l’adresse mail : e-recrutement@mairie-bruges.fr

Conditions d’exercice :
o Travail en bureau, aux horaires d’ouverture
o Rythme de travail souple nécessitant de la réactivité
o 38 heures par semaine
o Télétravail possible : 2 jours par semaine maximum

Les titulaires sont invités à fournir leur dernier arrêté de carrière et bulletin de paie.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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