1 ASSISTANT (E) DE DIRECTION
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033220600690326
Publiée le 27/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
TALENCE
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
27/07/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Le Cabinet du Maire de Talence recrute un(e) assistant(e) de direction à temps complet.
Placé(e) sous la responsabilité directe du Chef de Cabinet de M. le Maire, vous êtes un(e) des collaboratrices/collaborateurs direct(e) du Maire et de l'équipe du Cabinet. Avec les autres membres de l'équipe, vous avez notamment en charge des missions d'informations, d'accueil, de classement, de traitement, de gestion et de suivi de dossiers et de manifestations. Par vos missions et votre positionnement, vous êtes également garant(e) de l'image de la collectivité qui vous emploie.
Placé(e) sous la responsabilité directe du Chef de Cabinet de M. le Maire, vous êtes un(e) des collaboratrices/collaborateurs direct(e) du Maire et de l'équipe du Cabinet. Avec les autres membres de l'équipe, vous avez notamment en charge des missions d'informations, d'accueil, de classement, de traitement, de gestion et de suivi de dossiers et de manifestations. Par vos missions et votre positionnement, vous êtes également garant(e) de l'image de la collectivité qui vous emploie.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS
Accueil physique et téléphonique au secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et courriers
Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et comptes-rendus
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers
Organisation et planification des réunions et événements municipaux :
- Planifier les réunions en fonction des disponibilités des participants et des impératifs d'agendas, établir les invitations, veiller à leur bon déroulement
- Veiller à la bonne transmission des préparatoires aux réunions
- Rédaction et suivi de fiches de manifestation liées aux demandes des services
Organisation des activités du Maire :
- Participer à l'organisation de l'agenda, planifier des rendez-vous en fonction des priorités du Maire, organiser les déplacements
- Transmettre des messages, rechercher et transmettre des informations
- Enregistrer suivre le courrier et les réponses apportées
COMPÉTENCES
SAVOIRS THEORIQUES
Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
Savoir hiérarchiser les missions et évaluer leur importance.
Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Recevoir, filtrer et réorienter
SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les règles d'expression écrite et orale
Connaître les techniques de secrétariat dactylographique, prise de notes
Maitriser les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableur, courrier électronique)
Savoir établir tableaux de bord et de suivi
Préparer et planifier des réunions
Règles d'expression écrite et orale de qualité
SAVOIR-ETRE
Savoir prendre des initiatives
Savoir analyser une situation et en rendre compte
Posséder le sens du travail en équipe
Faire preuve de bonnes qualités relationnelles
Posséder un sens aigu de l'écoute, et de la communication,
Faire preuve d'autonomie de discrétion et de réactivité
Accueil physique et téléphonique au secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre des messages téléphoniques et courriers
Réaliser et mettre en forme des travaux bureautiques
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers et comptes-rendus
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage de dossiers
Organisation et planification des réunions et événements municipaux :
- Planifier les réunions en fonction des disponibilités des participants et des impératifs d'agendas, établir les invitations, veiller à leur bon déroulement
- Veiller à la bonne transmission des préparatoires aux réunions
- Rédaction et suivi de fiches de manifestation liées aux demandes des services
Organisation des activités du Maire :
- Participer à l'organisation de l'agenda, planifier des rendez-vous en fonction des priorités du Maire, organiser les déplacements
- Transmettre des messages, rechercher et transmettre des informations
- Enregistrer suivre le courrier et les réponses apportées
COMPÉTENCES
SAVOIRS THEORIQUES
Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
Savoir hiérarchiser les missions et évaluer leur importance.
Posséder des notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Recevoir, filtrer et réorienter
SAVOIR-FAIRE
Maîtriser les règles d'expression écrite et orale
Connaître les techniques de secrétariat dactylographique, prise de notes
Maitriser les principaux outils bureautiques (traitement de texte, tableur, courrier électronique)
Savoir établir tableaux de bord et de suivi
Préparer et planifier des réunions
Règles d'expression écrite et orale de qualité
SAVOIR-ETRE
Savoir prendre des initiatives
Savoir analyser une situation et en rendre compte
Posséder le sens du travail en équipe
Faire preuve de bonnes qualités relationnelles
Posséder un sens aigu de l'écoute, et de la communication,
Faire preuve d'autonomie de discrétion et de réactivité
Profils recherchés
QUALIFICATION DU POSTE
Profil : Titulaire cadre d'emploi des adjoints administratifs (Catégorie C) ou contractuel
Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion...
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
Profil : Titulaire cadre d'emploi des adjoints administratifs (Catégorie C) ou contractuel
Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat de direction, secrétariat, assistanat de gestion...
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
Contact
Informations complémentaires
MAIRIE DE TALENCE SRH
Rue Professeur Arnozan
33400 TALENCE
Rue Professeur Arnozan
33400 TALENCE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.