RESPONSABLE DU SERVICE ACCUEIL A LA POPULATION OFFICIER D'ETAT CIVIL

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O033220900782825
Publiée le 15/09/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE D'ARTIGUES-PRES-BORDEAUX
10 avenue desclaux bp 9
33370 Artigues-pres-bordeaux
Lieu de travail
Artigues-pres-bordeaux
Poste à pourvoir le
01/12/2022
Date limite de candidature
15/10/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du DAF/DGAS, le (la) responsable du service à la population définit et organise l'offre de son service en lien avec les besoins administratifs dédiés à la population.
Missions / conditions d'exercice
* Encadrement et gestion du service
- Gestion et application des projets de service
- Élaborer des outils de planification et sécurisation des procédures
- Coordonner, contrôler et évaluer les actions du service en fournissant des indicateurs d'activité. Proposer des améliorations si nécessaire
- Favoriser le développement de la polyvalence des agents du service
- Gestion des plannings et absences des agents. Évaluation des agents.
- Animer les réunions d'équipe
- Elaborer le budget du service

* Organisation et pilotage de l'accueil et de l'information du public
- Assurer l'accueil du public dans une optique d'amélioration continue et de démarche qualité
- Mettre en forme les informations destinées aux administrés
- Prévention des situations sensibles ou conflictuelles
- Veiller et contrôler l'affichage d'informations à l'accueil

* Organisation du suivi de la liste électorale et gestion des élections politiques
- Effectuer la préparation et assurer l'organisation matérielle des élections : mise en place des différentes commissions, mise en place logistique et administrative des bureaux de vote
- Présence les jours de scrutin. Assurer le bon déroulement des scrutins électoraux. Permanence téléphonique et supervision des bureaux de vote les jours de scrutin
- Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin (dépouillement)
- Traitements des inscriptions sur les listes électorales, des radiations et des changements d'adresse. Traitement des notifications de l'INSEE
- Contrôle, suivi et transfert des résultats en préfecture via EIREL
- Organiser et piloter la désignation des jurés d'assise
- Organiser et piloter la cérémonie de citoyenneté

* Gestion du cimetière communal
- Mettre en place des outils de gestion administrative
- Contrôler les diverses autorisations (travaux, etc.) en lien avec les différents services
- Piloter les procédures de reprise et renouvellement des concessions

* Veille règlementaire et juridique
- Assurer une veille juridique et transmettre les informations à son équipe sous la direction du Directeur de pôle
- Garantir le respect du cadre règlementaire en matière d'état civil, élection, funéraire et de contrôle des actes
- Rédiger et restituer une analyse juridique et être force de proposition

* Organiser et piloter le recensement de la population
- Assurer la bonne tenue du recensement de la population. Organiser l'équipe des agents recenseurs
- Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
- Organiser la transmission des documents à l'INSEE et l'élimination des documents restants

* Maitriser l'ensemble des missions opérationnelles du service
Assurer le renfort et le remplacement des agents du service. Maitriser l'ensemble des domaines techniques du service.
A savoir :
Accueil et renseignement du public (physique et téléphonique) ; Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil ; Traitement de l'ensemble des demandes relatives au funéraire ; Maitrise des démarches générales relatives au recensement citoyen, attestations d'accueil et autres certificats.
Profils recherchés
Savoirs (diplômes, formations, habilitations, ...) :
- Information générale relative à l'état civil (IGREC)
- Règlementation et procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
- Règlementation et procédures relatives aux formalités administratives
- Règlementation et procédures relatives aux unions (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)

Savoir-faire :
- Gestion d'équipe. Gestion des conflits le cas échéant (au sein de l'équipe ou administrés)
- Planifier, organiser et orienter le travail du service
- Garantir la qualité d'accueil du public
- Gérer les situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations

Savoir-être :
- Discrétion
- Ponctualité
- Disponibilité
- Rigueur
- Capacité d'écoute

Contact

Informations complémentaires
Les candidat(e)s intéressé(e)s par la présente annonce sont invité(e)s à transmettre une lettre de motivation accompagnée d'un C.V. à l'attention de Monsieur le Maire à déposer au service des ressources humaines ou à envoyer par courriel à l'adresse suivante : ressources.humaines@artigues-pres-bordeaux.fr.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.