ASSISTANT.E DE LA DIRECTION ENFANCE FAMILLE

Offre n° O035211100467707
Publiée le 30/11/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DÉPARTEMENTAL D'ILLE-ET-VILAINE
1 avenue de la préfecture
35000 Rennes
Département de travail
Ille-et-Vilaine
Secteur du lieu de travail
Pays de Rennes
Poste à pourvoir le
01/03/2022
Date limite de candidature
28/12/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-3 disposition 2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Descriptif de l'emploi
Assistant.e de la direction enfance famille à pourvoir à la Direction Enfance Famille. Référence du poste n°3151.
Missions
Fonctions :
Placé.e sous l'autorité du Directeur enfance famille, l'assistant.e de direction organise l'activité professionnelle de celui-ci et assure le lien avec les chefs de service de la direction.
Missions générales
Il.elle exerce les missions suivantes :

Assistance administrative du directeur :
- Organiser la vie professionnelle du directeur enfance famille : gérer l'agenda, les échéances, les rendez-vous et les déplacements professionnels.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du directeur.
- Préparer et organiser les réunions de la direction (invitations, ordre du jour, réservation des salles, suivi logistique et matériel, préparation et diffusion des documents et supports, rédaction et suivi des comptes-rendus).
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des notes, courriers, rapports, tableaux, documents de présentation.
- Etre garant.e de la qualité des productions (respect de la charte et cohérence des écrits).
- Recenser, coordonner et suivre les notes à la commission permanente et les rapports sessions.
- Assurer le suivi et le traitement des parapheurs papiers et électroniques.
- Assurer le traitement et la diffusion quotidienne des courriers Post-Office.
- Etre garant des échéances.
- Traiter, exploiter et diffuser les informations de la direction.
- Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents de la direction.

Coordination des secrétariats :
- Coordonner les secrétariats des services de la direction.
- Garantir le bon fonctionnement et la continuité de l'assistance administrative au sein de la direction enfance famille et pour la direction du pôle égalité éducation citoyenneté (permanence).
- Mettre à jour le tableau des permanences du directeur, des chefs de service et de leur secrétariat pendant les périodes de congés.
- Coordonner la gestion des moyens internes de la direction et de ses services (en lien avec le référent logistique).
- Établir et assurer le suivi des commandes d'abonnements, de matériel, de fournitures, de consommables, de cartes de visite... et vérifier la conformité des livraisons.

Missions spécifiques :
- Assurer l'accueil téléphonique du pôle à tour de rôle et de la direction en lien avec les secrétariats des services.
- Assurer la suppléance de l'assistant.e de la directrice générale de pôle et de l'assistante de la secrétaire générale lors des absences ou selon le plan de charge.

Spécificités du poste :
Organisation des congés en lien avec l'assistante de la directrice générale de pôle et de l'assistante de la secrétaire générale.
Profils recherchés
Recrutement sous conditions statutaires ou éventuellement contractuel 1 an.

Connaissances :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint), de Post-Office, Gédélib, GFD, Outlook (messagerie et agenda).
- Aptitudes rédactionnelles et maîtrise des écrits administratifs.
- Connaissance appréciée de l'organisation de la collectivité et du fonctionnement des services.
- Intérêt pour le domaine de l'enfance famille.

Aptitudes requises :
- Organisation, rigueur et méthode.
- Discrétion et autonomie.
- Disponibilité et aptitude à gérer les priorités.
- Capacités à respecter les procédures et suivre des délais.
- Qualités relationnelles, sens du travail en équipe et en transversalité.

Expériences :
- Expérience appréciée dans un domaine d'activité similaire.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
02 99 02 30 21
Lien de candidature
Informations complémentaires
L'annonce de recrutement complète est disponible sur notre site internet www.ille-et-vilaine.fr dans la rubrique "offres d’emploi". Nous vous remercions de postuler en ligne. Pour les personnes titulaires de la fonction publique ou inscrites sur liste d'aptitude, merci de joindre votre dernier arrêté de situation administrative ou votre attestation d'inscription sur LA. Sinon vous pouvez adresser votre candidature par voie postale à Monsieur Le Président du Conseil départemental d'Ille et Vilaine, DRH, service Recrutement-mobilité, 1 avenue de la Préfecture, CS 24218, 35042 RENNES CEDEX.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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