ASSISTANT ADMINISTRATIF (F/H)
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Offre n° O035220800751973
Publiée le 12/08/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Saint malo cedex
Poste à pourvoir le
11/10/2022
Date limite de candidature
11/09/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
L'assistant administratif de la Direction de l'Aménagement et de l'Urbanisme apporte une aide permanente au service et aux usagers en terme d'accueil et d'information. Il est en charge des affaires administratives et du secrétariat.
Il apporte également une aide à son supérieur en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'informations et de classement et de suivi de dossiers.
Il apporte également une aide à son supérieur en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'informations et de classement et de suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Assistant du pôle " administratif et juridique "
o Secrétariat, gestion administrative des contentieux : enregistrement, classement, suivi administratif des recours gracieux et contentieux
o Seconde l'instructeur des changements d'usage en meublés touristiques : gestion des courriels, courriers, arrêtés et traitement des demandes simples de renseignements
o Organisation des réunions, gestion de l'agenda et prise de Rendez-Vous pour la responsable du pôle " administratif et juridique "
Assure en binôme avec l'assistante de direction :
o L'accueil téléphonique et physique des usagers de la Direction de l'Aménagement et de l'Urbanisme et de ses interlocuteurs internes
o La gestion du courrier arrivée et départ de la Direction de l'Aménagement et de l'Urbanisme : enregistrement, diffusion
o La gestion de la messagerie électronique de la DAU : réception, filtre et transmission des messages
o Le secrétariat des pôles " planification urbaine " et " urbanisme opérationnel "
o La réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : rédaction de courriers " type ", mise en forme des courriers et autres documents, mise à la signature, envoi, enregistrement dans les dossiers informatiques et le logiciel de gestion des courriers (Maarch), classement et archivage des dossiers
o Le suivi administratif des procédures d'urbanisme réglementaire (procédure d'évolution du PLU, enquêtes publiques...) : Mise en page des arrêtés, gestion des avis d'enquête, tenue du registre d'enquête, diverses transmissions
A titre occasionnel, il assure la suppléance de l'assistante de direction en son absence.
o Secrétariat, gestion administrative des contentieux : enregistrement, classement, suivi administratif des recours gracieux et contentieux
o Seconde l'instructeur des changements d'usage en meublés touristiques : gestion des courriels, courriers, arrêtés et traitement des demandes simples de renseignements
o Organisation des réunions, gestion de l'agenda et prise de Rendez-Vous pour la responsable du pôle " administratif et juridique "
Assure en binôme avec l'assistante de direction :
o L'accueil téléphonique et physique des usagers de la Direction de l'Aménagement et de l'Urbanisme et de ses interlocuteurs internes
o La gestion du courrier arrivée et départ de la Direction de l'Aménagement et de l'Urbanisme : enregistrement, diffusion
o La gestion de la messagerie électronique de la DAU : réception, filtre et transmission des messages
o Le secrétariat des pôles " planification urbaine " et " urbanisme opérationnel "
o La réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : rédaction de courriers " type ", mise en forme des courriers et autres documents, mise à la signature, envoi, enregistrement dans les dossiers informatiques et le logiciel de gestion des courriers (Maarch), classement et archivage des dossiers
o Le suivi administratif des procédures d'urbanisme réglementaire (procédure d'évolution du PLU, enquêtes publiques...) : Mise en page des arrêtés, gestion des avis d'enquête, tenue du registre d'enquête, diverses transmissions
A titre occasionnel, il assure la suppléance de l'assistante de direction en son absence.
Profils recherchés
o Niveau Bac
o Formation en Bureautique et informatique et/ou Secrétariat administratif
o Expérience sur poste similaire
SAVOIR-FAIRE
Notions de base en matière d'urbanisme
Maîtrise des logiciels de bureautique
Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
SAVOIR-ÊTRE
Sens de l'organisation
Rigueur, autonomie
Disponibilité
Qualités relationnelles
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Sens du service public
o Formation en Bureautique et informatique et/ou Secrétariat administratif
o Expérience sur poste similaire
SAVOIR-FAIRE
Notions de base en matière d'urbanisme
Maîtrise des logiciels de bureautique
Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
SAVOIR-ÊTRE
Sens de l'organisation
Rigueur, autonomie
Disponibilité
Qualités relationnelles
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Sens du service public
Contact
Informations complémentaires
MODALITÉS DE RECRUTEMENT
o Mise en situation professionnelle
o Entretien
CANDIDATURES (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative) À ADRESSER SOIT :
Par courrier : Monsieur LE MAIRE - Direction des Richesses Humaines Service Recrutement permanent - Hôtel de Ville Place Chateaubriand CS 21826 35418 Saint-Malo Cedex en précisant obligatoirement l'intitulé du poste
Par mail : jecandidate@saint-malo.fr
o Mise en situation professionnelle
o Entretien
CANDIDATURES (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative) À ADRESSER SOIT :
Par courrier : Monsieur LE MAIRE - Direction des Richesses Humaines Service Recrutement permanent - Hôtel de Ville Place Chateaubriand CS 21826 35418 Saint-Malo Cedex en précisant obligatoirement l'intitulé du poste
Par mail : jecandidate@saint-malo.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.