Responsable du pôle administratif
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Offre n° O038210700358572
Publiée le 19/07/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
SAINT MARTIN D'HERES
Poste à pourvoir le
01/01/2022
Date limite de candidature
30/09/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
1- LE SERVICE D'AFFECTATION
Mission principale du service : Accueil et traitement des demandes des usagers de l'eau potable
Composition du service : 75 agents au sein de la direction eau potable
Nom / fonction du ou de la supérieur.e hiérarchique direct.e : responsable pôle abonnées _ S.BUE
2- FINALITES DU POSTE
Encadrement des agents administratifs et organisation de la gestion administrative du secteur pour :
1 : Accueil des usagers de l'eau potable
2 : Traitement des demandes des usagers de l'eau potable
3 : Gestion du fichier des abonnés en vue de la facturation et du recouvrement
4 : Missions administratives en lien avec le suivi de la vie du contrat de l'abonné à l'eau
Mission principale du service : Accueil et traitement des demandes des usagers de l'eau potable
Composition du service : 75 agents au sein de la direction eau potable
Nom / fonction du ou de la supérieur.e hiérarchique direct.e : responsable pôle abonnées _ S.BUE
2- FINALITES DU POSTE
Encadrement des agents administratifs et organisation de la gestion administrative du secteur pour :
1 : Accueil des usagers de l'eau potable
2 : Traitement des demandes des usagers de l'eau potable
3 : Gestion du fichier des abonnés en vue de la facturation et du recouvrement
4 : Missions administratives en lien avec le suivi de la vie du contrat de l'abonné à l'eau
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION
Activité 1 : Organisation et planification
- Organisation et validation des prises de congés garantissant une continuité optimale du service
- Réalisation d'un planning de répartition des missions au sein de l'équipe
- Ajustement du planning selon la prévision des flux de factures, des effectifs et des évènements exceptionnels
- Contrôle de la réalisation des missions
Activité 2 : Animation, recrutement et formation
- Actualisation continue des compétences des agents : connaissances, savoir-faire, savoir-être
- Suivi régulier et évaluation des missions des agents : entretiens périodiques, d'évaluation (agents en renfort, stagiaires) et professionnels annuels
- Participation aux sessions de recrutement
- Organisation de l'intégration et de la formation des nouveaux agents
- Développement et organisation de la polyvalence : animer des réunions d'équipes, diffuser l'information, favoriser les échanges et les initiatives
Activité 3 : Garantir un environnement sécurisé
- Organisation d'une présence de 2 agents minimum sur les créneaux d'ouverture au public
- Sensibilisation aux bonnes pratiques en matière de gestion des litiges
- Suivi et évaluation régulière du climat de travail des agents
- Entretien d'un climat favorable à la cohésion d'équipe et à l'innovation dans les pratiques
- Devoir d'alerte en cas de signaux mettant en péril la santé des agents
Activité 4 : Missions administratives
- Organisation du traitement des opérations complexes : demandes de raccordement, d'individualisations, suivi de fuites en parties privatives, campagnes de changement de compteurs,...
- Extraction de rapports à partir du logiciel de requête (WAT.erp ou WEBI) : parc compteurs, abonnés débiteurs, ...
- Suivi du courrier, des demandes /contacts dans le logiciel métier
- Réponse écrite aux usagers pour les cas particuliers
- Organisation de la traçabilité des contacts abonnés (justificatifs, commentaires agents)
- Reporting périodique des statistiques d'activité (accueil téléphonique, traitement des demandes écrites,...) dans les supports définis
- Transmission des données aux services supports (RH, DMG, Pôle abonnés, etc.)
Activité 5 : Assurer la liaison avec le pôle abonnés
- Interlocuteur du pôle abonnés et de la SPL Eaux de Grenoble Alpes
- Participation aux réunions avec le responsable du pôle abonnés
- Transmission d'informations du pôle abonnés aux agents des secteurs,
- Reporting des difficultés de fonctionnement techniques et administratives
- Contributions aux réponses écrites du pôle abonnés
- Favoriser l'harmonisation des pratiques sur l'ensemble des secteurs
Activité 6 : Organiser le recouvrement amiable des factures
- Cibler les abonnés débiteurs à contacter
- Organiser les campagnes d'appels sortant auprès des abonnés ciblés
- Prise en charge personnalisée des abonnés en difficulté
- Mise en œuvre d'un plan de recouvrement adapté
Activité 7 : Enquêtes ponctuelles sur points de livraison
- Enquête terrain pour les cas complexes avec l'appui d'un agent d'exploitation
- Mise à jour du fichier abonnés sur la base des constats effectués sur le terrain
Activité 8 : Suppléance des agents d'accueil sur l'ensemble de leurs missions en cas de besoin
- Proportion du poste dédiée à la gestion de projet : 10 % (gestion des opérations complexes impliquant plusieurs parties prenantes)
Activité 1 : Organisation et planification
- Organisation et validation des prises de congés garantissant une continuité optimale du service
- Réalisation d'un planning de répartition des missions au sein de l'équipe
- Ajustement du planning selon la prévision des flux de factures, des effectifs et des évènements exceptionnels
- Contrôle de la réalisation des missions
Activité 2 : Animation, recrutement et formation
- Actualisation continue des compétences des agents : connaissances, savoir-faire, savoir-être
- Suivi régulier et évaluation des missions des agents : entretiens périodiques, d'évaluation (agents en renfort, stagiaires) et professionnels annuels
- Participation aux sessions de recrutement
- Organisation de l'intégration et de la formation des nouveaux agents
- Développement et organisation de la polyvalence : animer des réunions d'équipes, diffuser l'information, favoriser les échanges et les initiatives
Activité 3 : Garantir un environnement sécurisé
- Organisation d'une présence de 2 agents minimum sur les créneaux d'ouverture au public
- Sensibilisation aux bonnes pratiques en matière de gestion des litiges
- Suivi et évaluation régulière du climat de travail des agents
- Entretien d'un climat favorable à la cohésion d'équipe et à l'innovation dans les pratiques
- Devoir d'alerte en cas de signaux mettant en péril la santé des agents
Activité 4 : Missions administratives
- Organisation du traitement des opérations complexes : demandes de raccordement, d'individualisations, suivi de fuites en parties privatives, campagnes de changement de compteurs,...
- Extraction de rapports à partir du logiciel de requête (WAT.erp ou WEBI) : parc compteurs, abonnés débiteurs, ...
- Suivi du courrier, des demandes /contacts dans le logiciel métier
- Réponse écrite aux usagers pour les cas particuliers
- Organisation de la traçabilité des contacts abonnés (justificatifs, commentaires agents)
- Reporting périodique des statistiques d'activité (accueil téléphonique, traitement des demandes écrites,...) dans les supports définis
- Transmission des données aux services supports (RH, DMG, Pôle abonnés, etc.)
Activité 5 : Assurer la liaison avec le pôle abonnés
- Interlocuteur du pôle abonnés et de la SPL Eaux de Grenoble Alpes
- Participation aux réunions avec le responsable du pôle abonnés
- Transmission d'informations du pôle abonnés aux agents des secteurs,
- Reporting des difficultés de fonctionnement techniques et administratives
- Contributions aux réponses écrites du pôle abonnés
- Favoriser l'harmonisation des pratiques sur l'ensemble des secteurs
Activité 6 : Organiser le recouvrement amiable des factures
- Cibler les abonnés débiteurs à contacter
- Organiser les campagnes d'appels sortant auprès des abonnés ciblés
- Prise en charge personnalisée des abonnés en difficulté
- Mise en œuvre d'un plan de recouvrement adapté
Activité 7 : Enquêtes ponctuelles sur points de livraison
- Enquête terrain pour les cas complexes avec l'appui d'un agent d'exploitation
- Mise à jour du fichier abonnés sur la base des constats effectués sur le terrain
Activité 8 : Suppléance des agents d'accueil sur l'ensemble de leurs missions en cas de besoin
- Proportion du poste dédiée à la gestion de projet : 10 % (gestion des opérations complexes impliquant plusieurs parties prenantes)
Profils recherchés
7- Profil requis
Statut : Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Bac à Bac + 3
Expérience souhaitée : Confirmé(e) en accueil et secrétariat, animation d'équipe.
8- EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE (OBJECTIF GPEC)
Les missions du poste sont susceptibles d'évoluer dans le moyen ou long terme.
9- INDICATEURS D'ACTIVITE / DE RESULTAT / DE SATISFACTION)
Volume et délai de traitement des demandes dans le secteur tous média confondus - Capacité à faire évoluer les procédures métier et à s'adapter au contexte - Climat relationnel au sein de l'équipe - Mise en œuvre des qualités et compétences attendues
COMPETENCES
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l'environnement territorial de la collectivité
SAVOIR FAIRE
Techniques d'animation d'équipes (entretiens individuels, animation de réunion, recadrage, ...)
Accueil de public en difficulté et/ou maîtrisant mal le Français
Maîtrise des logiciels bureautique (suite Office, Business Object) et de l'application de Gestion des abonnés (WAT.erp)
Capacité d'organisation, de gestion des priorités et de réactivité
Capacité rédactionnelle (règles d'orthographe et de grammaire...)
SAVOIR ETRE
Rigueur, méthode
Assertivité
Ecoute, disponibilité
Gestion du stress
Prévention et gestion des conflits
Esprit d'équipe (partage de l'information, esprit de cohésion, ...)
Respect des règles de confidentialité sur la situation des usagers et le fonctionnement du service
Statut : Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Bac à Bac + 3
Expérience souhaitée : Confirmé(e) en accueil et secrétariat, animation d'équipe.
8- EVOLUTIONS POSSIBLES DU POSTE (OBJECTIF GPEC)
Les missions du poste sont susceptibles d'évoluer dans le moyen ou long terme.
9- INDICATEURS D'ACTIVITE / DE RESULTAT / DE SATISFACTION)
Volume et délai de traitement des demandes dans le secteur tous média confondus - Capacité à faire évoluer les procédures métier et à s'adapter au contexte - Climat relationnel au sein de l'équipe - Mise en œuvre des qualités et compétences attendues
COMPETENCES
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Du contexte, des valeurs et de l'environnement territorial de la collectivité
SAVOIR FAIRE
Techniques d'animation d'équipes (entretiens individuels, animation de réunion, recadrage, ...)
Accueil de public en difficulté et/ou maîtrisant mal le Français
Maîtrise des logiciels bureautique (suite Office, Business Object) et de l'application de Gestion des abonnés (WAT.erp)
Capacité d'organisation, de gestion des priorités et de réactivité
Capacité rédactionnelle (règles d'orthographe et de grammaire...)
SAVOIR ETRE
Rigueur, méthode
Assertivité
Ecoute, disponibilité
Gestion du stress
Prévention et gestion des conflits
Esprit d'équipe (partage de l'information, esprit de cohésion, ...)
Respect des règles de confidentialité sur la situation des usagers et le fonctionnement du service
Contact
Lien de candidature
www.lametro.fr / offres d'emplois
Informations complémentaires
Lettre de motivation et CV à adresser à Monsieur le Président de Grenoble-Alpes Métropole
3 rue Malakoff 38000 GRENOBLE
Références du poste à noter sur la lettre de motivation :
131051B13548
3 rue Malakoff 38000 GRENOBLE
Références du poste à noter sur la lettre de motivation :
131051B13548
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.