Gestionnaire administratif(ve) H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O038210800386629
Publiée le 15/09/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Les services du département comptent 4600 agents.
1400 agents sont répartis dans 14
directions départementales :
- 8 directions thématiques animent les politiques publiques (solidarités, autonomie, éducation jeunesse et sports, développement, culture et patrimoine, mobilités, aménagement, constructions publiques et environnement de travail) ;
- 6 directions qui participent au bon fonctionnement de la collectivité (relations extérieures, performance et modernisation du service au public, finances, ressources humaines, commande publique et juridique, systèmes d'information)
3200 agents sont répartis dans 13 directions territoriales, qui mettent en œuvre le service public départemental dans les différents domaines d'action du département, et qui regroupent l'ensemble des agents en poste sur leur territoire (agents des routes, des collèges, personnels sociaux, assistants familiaux, etc.).
Pour piloter cet ensemble, un directeur général des services et 4 directeurs généraux adjoints forment l'équipe de direction générale.
1400 agents sont répartis dans 14
directions départementales :
- 8 directions thématiques animent les politiques publiques (solidarités, autonomie, éducation jeunesse et sports, développement, culture et patrimoine, mobilités, aménagement, constructions publiques et environnement de travail) ;
- 6 directions qui participent au bon fonctionnement de la collectivité (relations extérieures, performance et modernisation du service au public, finances, ressources humaines, commande publique et juridique, systèmes d'information)
3200 agents sont répartis dans 13 directions territoriales, qui mettent en œuvre le service public départemental dans les différents domaines d'action du département, et qui regroupent l'ensemble des agents en poste sur leur territoire (agents des routes, des collèges, personnels sociaux, assistants familiaux, etc.).
Pour piloter cet ensemble, un directeur général des services et 4 directeurs généraux adjoints forment l'équipe de direction générale.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Saint-Martin-d'Hères
Poste à pourvoir le
01/11/2021
Date limite de candidature
06/10/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Gestionnaire administratif.ve (H/F)
Archives départementales
Archives départementales
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
Collaboratreur(trice) direct(e) de la directrice des Archives et de ses adjointes, il(elle) assure le volet administratif des actions du service, ainsi que le secrétariat de direction. Il(elle) est le pivot du service en matière d'organisation, d'information, de communication interne et de suivi des dossiers. Il(elle) est gestionnaire RH de proximité ; il(elle) veille à la continuité des activités du service (congés, déplacements à l'extérieur). Référent(e) du logiciel de gestion des temps Chronotime, il(elle) fournit les éléments nécessaires à l'élaboration des plannings de service au public. Il(elle) gère les demandes de réservation de la salle de conférences et l'accueil des groupes du lundi au vendredi. Il(elle) contrôle la bonne exécution des prestations de nettoyage des locaux et fait des bilans réguliers avec le prestataire. Il(elle) gère les fournitures et consommables liées au budget global de fonctionnement.
Il(elle) assure l'accueil et le standard téléphonique en remplacements ponctuels.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Collaborer à la gestion des activités liées à la logistique : commande de mobiliers, de fournitures de bureau, entretien des bâtiments, organisation de déménagement, suivi des prestations de ménage, suivi du pool de véhicules
- Gérer les fournitures de bureau
- Participer à la gestion et au suivi de dossiers
- Participer à l'accueil physique et téléphonique
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendu
- Rédiger des courriers, notes et comptes-rendus
- Traiter le courrier (papier, électronique)
- Assurer la gestion du personnel (coordination, congés, RTT...)
- Assurer la continuité du service
- Réaliser et mettre en forme des travaux
- Accueillir, renseigner et/ou orienter les usagers
- Participer à l'organisation professionnelle du cadre et/ou de l'élu (organisation et planification de réunions, agendas, déplacements...)
Collaboratreur(trice) direct(e) de la directrice des Archives et de ses adjointes, il(elle) assure le volet administratif des actions du service, ainsi que le secrétariat de direction. Il(elle) est le pivot du service en matière d'organisation, d'information, de communication interne et de suivi des dossiers. Il(elle) est gestionnaire RH de proximité ; il(elle) veille à la continuité des activités du service (congés, déplacements à l'extérieur). Référent(e) du logiciel de gestion des temps Chronotime, il(elle) fournit les éléments nécessaires à l'élaboration des plannings de service au public. Il(elle) gère les demandes de réservation de la salle de conférences et l'accueil des groupes du lundi au vendredi. Il(elle) contrôle la bonne exécution des prestations de nettoyage des locaux et fait des bilans réguliers avec le prestataire. Il(elle) gère les fournitures et consommables liées au budget global de fonctionnement.
Il(elle) assure l'accueil et le standard téléphonique en remplacements ponctuels.
ACTIVITÉS PRINCIPALES :
- Collaborer à la gestion des activités liées à la logistique : commande de mobiliers, de fournitures de bureau, entretien des bâtiments, organisation de déménagement, suivi des prestations de ménage, suivi du pool de véhicules
- Gérer les fournitures de bureau
- Participer à la gestion et au suivi de dossiers
- Participer à l'accueil physique et téléphonique
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendu
- Rédiger des courriers, notes et comptes-rendus
- Traiter le courrier (papier, électronique)
- Assurer la gestion du personnel (coordination, congés, RTT...)
- Assurer la continuité du service
- Réaliser et mettre en forme des travaux
- Accueillir, renseigner et/ou orienter les usagers
- Participer à l'organisation professionnelle du cadre et/ou de l'élu (organisation et planification de réunions, agendas, déplacements...)
Profils recherchés
3. Compétences requises
- Capacité à travailler en équipe
- Connaissance des acteurs, des partenaires et de leurs missions
- Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Connaissance et pratique des logiciels bureautiques, aisance informatique
- Esprit d'analyse
- Qualité rédactionnelle
- Qualité relationnelle
- Réactivité
- Rigueur
- Savoir anticiper
- Sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Connaissance et pratique des progiciels métiers
- Sens de l'accueil
PRÉREQUIS :
- Bac+2/+3, DUT ou BTS
SPÉCIFICITÉS DU POSTE (horaires, sujétions...)
- Concertation pour la prise de congés
- Confidentialité
- Contact avec des interlocuteurs extérieurs
- Contraintes horaires liées à l'ouverture du service au public, et permancences des samedis, quatre fois dans l'année
- Disponibilité
- Capacité à travailler en équipe
- Connaissance des acteurs, des partenaires et de leurs missions
- Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Connaissance et pratique des logiciels bureautiques, aisance informatique
- Esprit d'analyse
- Qualité rédactionnelle
- Qualité relationnelle
- Réactivité
- Rigueur
- Savoir anticiper
- Sens de la confidentialité
- Sens de l'organisation
- Connaissance et pratique des progiciels métiers
- Sens de l'accueil
PRÉREQUIS :
- Bac+2/+3, DUT ou BTS
SPÉCIFICITÉS DU POSTE (horaires, sujétions...)
- Concertation pour la prise de congés
- Confidentialité
- Contact avec des interlocuteurs extérieurs
- Contraintes horaires liées à l'ouverture du service au public, et permancences des samedis, quatre fois dans l'année
- Disponibilité
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Déposez votre candidature sur notre site internet www.isere.fr voir rubrique "le Département" puis clic sur « offres d'emplois » (ou https://www.isere.fr/offres-demploi) en joignant une lettre de motivation et un CV (format word ou pdf) jusqu'au mercredi 06 octobre 2021 inclus. Référence de l'offre : 21HC33160A. Un accusé de réception électronique généré automatiquement vous informe que votre candidature a bien été prise en compte pour l'offre concernée.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.