Assistant(e) Administratif(ve) du pôle Habitat

Offre n° O038210900404956
Publiée le 20/09/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
Communauté d'Agglomération Portes de l'Isère (CAPI)
17 avenue du bourg
38081 L'isle-d'abeau
Département de travail
Isère
Secteur du lieu de travail
Nord Isère
Poste à pourvoir le
01/11/2021
Date limite de candidature
21/10/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Descriptif de l'emploi

La Communauté d'Agglomération Porte de l'Isère est une intercommunalité constituée de 22 communes, comptant 108 700 habitants. Elle occupe une situation géographique privilégiée (idéalement située à 20 minutes à l'est de Lyon) et dotée d'un excellent niveau d'accessibilité : aéroport, TGV et autoroutes.

C'est un territoire singulier, à taille humaine, où patrimoine urbain, industriel et naturel vivent en parfaite harmonie. Engagée dans le développement durable, la transition énergétique et le respect de l'environnement, la CAPI est un territoire agréable à vivre, avec un tissu économique dynamique et innovant.

Elle assure une large palette de compétences au quotidien : des missions de planification, aménagement et développement (habitat, économie, urbanisme, mobilités, éclairage public, voiries, transition énergétique), mais aussi une offre de services aux habitants : petite enfance, gestion d'équipements sportifs et culturels, lecture publique, eau et assainissement...

Au sein de la CAPI, la Direction habitat, insertion et solidarité territoriales assure les missions suivantes :
- pour l'habitat : proposer un logement adapté à tous
- pour l'insertion : favoriser l'insertion socio-professionnelle durable des publics éloignés de l'emploi
- pour la Solidarité territoriale : Réduire les inégalités les quartiers politique de la ville, et le reste du territoire CAPI
Ainsi, rattaché(e) au Responsable pôle habitat, vous assurez le secrétariat administratif des thématiques habitat qui concerne les actions du programme local de l'habitat (PLH) ainsi que l'attribution. Vous aurez également en charge le suivi administratif de la commission de coordination. Ces missions seront en lien avec les chargés de mission concernés et le responsable de pôle habitat.
Missions
Ainsi dans ce cadre, vos missions seront :

Missions spécifiques :
Assurer le secrétariat polyvalent en fonction des besoins des différents chargés de mission sur la thématique habitat et du responsable de pôle habitat : assurer l'accueil téléphonique, transmettre des messages, gérer et organiser des réunions/RDV, réserver des salles, assurer le suivi des badges, voitures. Rédiger et envoyer des convocations, comptes-rendus, organiser la logistique lors de rencontres partenariales/évènements...
Sur le public spécifique :
Assurer le secrétariat de la commission mensuelle de coordination :
o Préparer le calendrier annuel des instances
o Préparer la commission : saisie des dossiers et des logements
o Participer à la commission avec prise de notes en vue du compte-rendu
o Être l'interlocuteur privilégié des prescripteurs, des bailleurs sociaux et des communes
o Mettre à jour des données techniques (FSL...) et les procédures
o Rédiger les comptes-rendus, courriers et envoi
Saisir les données et mettre à jour les bases de données
Préparer logistiquement et organiser les instances de la commission
Archiver les dossiers

Sur le volet attribution :
Préparer logistiquement et organiser les instances de pilotage et/ou technique (COTECH, CIL, groupes de travail)
Participer si besoin aux réunions et réaliser les comptes-rendus
Mettre à jour des tableaux de saisie

Sur le volet PLH :
Instruire administrativement les dossiers de demande de subventions dans le cadre des actions du PLH (construction neuve, réhabilitation...)
Préparer, rédiger, suivre les conventions avec les bailleurs sociaux selon modèle dans le cadre des actions du PLH (neuf, réhabilitation...) en lien avec le chargé de mission référent
Préparer, rédiger et suivre les conventions de partenariat avec les associations en lien avec le chargé de mission référent (OFPI, CHJ...)
Préparer, rédiger et suivre les conventions SNE entre l'Etat et les communes en lien avec le chargé de mission référent
Préparer, rédiger et suivre les décisions afférentes aux garanties d'emprunt des logements locatifs sociaux
Saisir le tableau des garanties d'emprunt et assurer le suivi avec les bailleurs
Participer si besoin aux réunions de bilans des associations et réaliser les comptes-rendus
Préparer logistiquement et organiser les instances de pilotage et/ou technique (COPIL PLH, réunion bailleurs...)
Assurer le suivi si besoin sur la thématique du parc privé ancien

En lien avec la référente administrative et financière :
- Transmettre les informations pour élaboration des bons de commandes et des mandatements concernant le budget habitat sur le fonctionnement et l'investissement

En lien avec la seconde assistante :
Mettre à jour le site internet de la direction sur l'ensemble des thématiques

Dans le cadre de la continuité du service, et en fonction des besoins, l'assistance devra assurer les missions suivantes :
Assurer le suivi des parapheurs de l'ensemble de la DHIST
Assurer le secrétariat de la directrice : organisation de RDV, réunions...
Assurer le suivi d'autres dossiers en fonction des besoins identifiés par la direction
Profils recherchés

Savoir et savoir-faire :


Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et l'environnement professionnel de ces dernières
Connaître le fonctionnement des procédures internes (délibérations, budget, etc.)
Savoir utiliser les logiciels de bureautiques courants
Maîtriser les techniques des écrits professionnels : des courriers administratifs, notes, comptes-rendus
Maîtriser les fondamentaux de la communication orale et écrite
Maîtriser les fondamentaux de la gestion du temps : savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
Respecter les délais
Maîtriser les fondamentaux du reporting d'activité

Savoir être :


Être autonome
Disposer de qualités de rigueur et de responsabilité.
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension.
Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir travailler en équipe
Capacité à gérer le stress
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
04 74 27 28 00
Lien de candidature
Informations complémentaires
Votre rémunération :
Rémunération statutaire + RIFSEEP + Prime de fin d’année.
Autres avantages : Tickets restaurants + Épargne chèques vacances + Comité des œuvres sociales + participation employeur mutuelle et prévoyance sous condition.

Spécificités du poste :
Permis B exigé, déplacements ponctuels

Où adresser votre candidature :
Rappeler la référence 1328
Par courrier : 17 avenue du Bourg, 38081 L’Isle d’Abeau cedex Par mail : recrutement@capi38.fr
Joindre obligatoirement : lettre de motivation et curriculum vitae

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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