Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe des Services et au sein de la Direction des Ressources, vous organisez et supervisez l'activité du service Accueil - Affaires Générales. Vous serez également chargé·e d'optimiser et d'accompagner l'évolution du service dans un objectif d'amélioration continue de la stratégie de modernisation et de qualité de l'accueil du public et des démarches des usagers, ainsi que permettre la polyvalence des agents. Ce service est composé de 7 agents.

Encadrement et coordination du service Accueil - Affaires Générales

* Encadrer et coordonner l'activité du service Accueil - Affaires Générales
* Organiser et planifier l'activité du service
* Piloter la gestion administrative et budgétaire du service
* Assurer la veille réglementaire et juridique
* Impulser une dynamique collective des agents du services et développer la polyvalence
* Suivre l'exécution des marchés concernant les fournitures administratives de la collectivité, suivi des demandes des services

Suivi et contrôle des activités du service Accueil - Affaires Générales

* Mettre en œuvre et garantir la tenue des élections politiques, tenir à jour la liste électorale, animer la commission électorale
* Veiller à la bonne exécution des formalités administratives et d'état civil et à la tenue des registres
* Veiller à la préparation des cérémonies (mariages, parrainages civils...) et accompagner les officiers d'État Civil
* Enregistrer les PACS
* Assurer l'élaboration des dossiers CNI et passeports, optimiser l'organisation de prise de rendez vous et l'accueil des demandeurs
* Organiser l'accueil, l'information et l'accompagnement des usagers et des familles
* Veiller à l'organisation, au suivi du recensement de la population, ainsi que du recensement citoyen
* Assurer la gestion des 3 cimetières et mettre en œuvre la reprise des concessions réputées en état d'abandon
* Suivre et animer les relations avec les partenaires (INSEE, Préfecture, Procureur de la république, autres Collectivités locales...)
* Rédiger des courriers, des notes diverses et des procédures
* Veiller au bon déroulement des procédures administratives internes (classement, archivage...) et externes

Optimisation et amélioration de la stratégie de modernisation et de qualité de l'accueil du public et des démarches des usagers.

* Participer à la recherche d'amélioration continue de la fiabilité et de la qualité du service rendu à la population pour les différents types d'accueil
* Identifier l'évolution des besoins des usagers
* Travailler à la dématérialisation des procédures ainsi que des démarches des usagers
* Mettre en place et suivre des indicateurs de gestion et des tableaux de bord
* Proposer des démarches de simplification des différentes procédures
* Évaluer les démarches et procédures
* Établir des bilans d'activités

PROFIL DEMANDÉ :
* Maîtrise de l'environnement territorial
* Connaissance du droit civil, du code électoral, de l'instruction générale d'état-civil, de la législation funéraire
* Maîtrise des règles administratives et budgétaires
* Connaissance des circuits décisionnels et de validation
* Connaissance des démarches de modernisation de service public
* Aptitude à l'encadrement et au management
* Fortes qualités relationnelles
* Aptitude à l'animation d'équipe
* Sens aigu du service public
* Réactivité et disponibilité
* Qualités rédactionnelles
* Esprit d'initiative et force de propositions
* Capacité d'adaptation et sens de l'organisation
* Aptitude au travail en transversalité
* Maîtrise de l'outil informatique et des outils numériques
* Rigueur et autonomie
* Disponibilité (horaires variables selon les obligations de service, permanences, travail le samedi suivant un roulement)