Gestionnaire Affaires Générales
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Offre n° O040220500637595
Publiée le 12/05/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Tarnos
Poste à pourvoir le
01/07/2022
Date limite de candidature
13/06/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Vous travaillez sous la responsabilité du chef de service Accueil/Affaires Générales et au sein de la Direction des Ressources composée par ailleurs du service Ressources Humaines- Finances-Commande Publique-Informatique, rattachée au Directeur Général Adjoint des services
Le périmètre des activités du service se compose principalement :
* de l'accueil général physique et téléphonique de l'hôtel de ville
* de la production et de la gestion des actes d'état civil,
* de l'organisation des mariages, et des cérémonies
* du recensement de la population et du recensement citoyen
* de l'organisation des élections et de la tenue des listes électorales
* de la gestion des demandes de cartes nationales d'identité et de passeports biométriques,
* de la gestion administrative des trois cimetières,
* des archives
Le périmètre des activités du service se compose principalement :
* de l'accueil général physique et téléphonique de l'hôtel de ville
* de la production et de la gestion des actes d'état civil,
* de l'organisation des mariages, et des cérémonies
* du recensement de la population et du recensement citoyen
* de l'organisation des élections et de la tenue des listes électorales
* de la gestion des demandes de cartes nationales d'identité et de passeports biométriques,
* de la gestion administrative des trois cimetières,
* des archives
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES
* En l'absence du responsable de service, assurer la continuité du fonctionnement du service
* Être référent·e de la tenue des listes électorales
* Assister le responsable du service dans le traitement de dossiers complexes, et dans le pilotage et le suivi de l'activité
* Participer à un travail d'équipe dans une logique participative, solidaire et responsable
* Contribuer activement à des améliorations d'organisation permettant de garantir la qualité de l'accueil et du service rendu ainsi que la réactivité des réponses apportées aux usagers, aux administrations et à la hiérarchie
* Actualiser les procédures du service et assurer leur mise à jour en collaboration avec le chef de service
* Mettre à jour la réglementation en matière d'état civil et d'affaires générales, des instructions du tribunal, de la préfecture et de l'ANTS - mise en commun avec l'ensemble de l'équipe
* Participer par roulement aux divers champs de l'activité du service
* Piloter et assurer le bon fonctionnement des missions d'archivage dans le respect des procédures internes
Les activités secondaires consistent principalement :
* à gérer le courrier en l'absence de l'appariteur en collaboration avec la direction générale
* à gérer et la rationaliser les commandes de fournitures administratives des services
* délivrer certaines attestations pour les administrés (certificats de vie etc)
* tenir l'agenda du conciliateur de justice
* En l'absence du responsable de service, assurer la continuité du fonctionnement du service
* Être référent·e de la tenue des listes électorales
* Assister le responsable du service dans le traitement de dossiers complexes, et dans le pilotage et le suivi de l'activité
* Participer à un travail d'équipe dans une logique participative, solidaire et responsable
* Contribuer activement à des améliorations d'organisation permettant de garantir la qualité de l'accueil et du service rendu ainsi que la réactivité des réponses apportées aux usagers, aux administrations et à la hiérarchie
* Actualiser les procédures du service et assurer leur mise à jour en collaboration avec le chef de service
* Mettre à jour la réglementation en matière d'état civil et d'affaires générales, des instructions du tribunal, de la préfecture et de l'ANTS - mise en commun avec l'ensemble de l'équipe
* Participer par roulement aux divers champs de l'activité du service
* Piloter et assurer le bon fonctionnement des missions d'archivage dans le respect des procédures internes
Les activités secondaires consistent principalement :
* à gérer le courrier en l'absence de l'appariteur en collaboration avec la direction générale
* à gérer et la rationaliser les commandes de fournitures administratives des services
* délivrer certaines attestations pour les administrés (certificats de vie etc)
* tenir l'agenda du conciliateur de justice
Profils recherchés
Vous disposez d'une formation supérieure en droit civil et de bonnes connaissances de la réglementation applicable en matière d'état civil, des cimetières, des élections...
Vous disposez d'une aisance rédactionnelle et d'une bonne capacité de lecture et d'analyse juridique
Vous disposez d'une expérience confirmée dans le périmètre d'activités
Vous disposez d'un sens très affirmé du service rendu à l'usager·ère.
Vous savez travailler en flux tendu et faire face aux aléas et savez faire preuve de réactivité
Vous savez vous adapter aux situations complexes et à différents interlocuteurs·trices,
Vous êtes force de proposition, organisé.e et discret.e
Vous appréciez le travail en équipe
Vous disposez d'une aisance rédactionnelle et d'une bonne capacité de lecture et d'analyse juridique
Vous disposez d'une expérience confirmée dans le périmètre d'activités
Vous disposez d'un sens très affirmé du service rendu à l'usager·ère.
Vous savez travailler en flux tendu et faire face aux aléas et savez faire preuve de réactivité
Vous savez vous adapter aux situations complexes et à différents interlocuteurs·trices,
Vous êtes force de proposition, organisé.e et discret.e
Vous appréciez le travail en équipe
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
CONDITIONS D'EXERCICE :
Poste à temps complet 35h00 hebdomadaire
Travail le samedi matin par roulement, disponibilité dans le cadre d'événements municipaux, de cérémonies et le dimanche pour l'organisation des élections,
Port de charges ponctuel.
REMUNERATION :
Rémunération statutaire + RIFSEEP + complément de rémunération + participation mutuelle santé (contrats labellisés) et prévoyance (contrat de groupe)
Poste à temps complet 35h00 hebdomadaire
Travail le samedi matin par roulement, disponibilité dans le cadre d'événements municipaux, de cérémonies et le dimanche pour l'organisation des élections,
Port de charges ponctuel.
REMUNERATION :
Rémunération statutaire + RIFSEEP + complément de rémunération + participation mutuelle santé (contrats labellisés) et prévoyance (contrat de groupe)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.