Assitant(e) Administratif de gestion

Offre n° O041220700699062
Publiée le 01/07/2022

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU LOIR-ET-CHER
Hôtel du département - place de la république
41000 Blois
Département de travail
Loir-et-Cher
Secteur du lieu de travail
Blois
Poste à pourvoir le
01/09/2022
Date limite de candidature
01/08/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Descriptif de l'emploi
IDENTIFICATION DU POSTE :

* Localisation fonctionnelle : Direction générale adjointe des Solidarités
* Rattachement hiérarchique : Direction de l'Insertion et de l'Action Sociale Territoriale - Maison départementale de la Cohésion Sociale de Blois Agglomération
* Affectation : Service Territorial Accueil Administratif
* Taux du poste : 100 %
* N° Poste : 00470
* Télétravail : classique ou modulable, ou jours flottants 24 jours/an, selon les activités, les nécessités et
l'organisation du service.


FINALITÉ DU POSTE :

Placée sous l'autorité du Responsable du Service Territorial Accueil Administratif, l'assistant(e) administratif(ve) accueille du public, gère le courrier et réalise le traitement administratif de dossiers. Il/elle assure des missions spécifiques en lien avec le Service Territorial Enfance Famille (STEF).






MISSIONS PRINCIPALES :

Activités générales :

Accueil

Pour l'ensemble des services,
- Accueillir le public physiquement et téléphoniquement : décrypter la demande le plus précisément possible, renseigner sur des informations simples, vérifier l'effectivité des droits RSA sur l'outil métier, orienter vers des partenaires ou autres institutions en adéquation avec sa demande, tempérer les situations de tensions, évaluer les situations d'urgence, mettre en relation avec un travailleur social de la MDCS (en direct et/ou au travers de la prise d'un message précis) et le cas échéant, prendre un rendez-vous.

- Identifier les situations qui relèvent d'une Information Préoccupante (concernant les mineurs et/ou majeurs), en assurer le recueil objectif dans le respect de la neutralité, la rédiger, la faire valider par un responsable et la transmettre au service de recueil des informations préoccupantes (SRIP) en respectant la procédure d'enregistrement.


Gestion

- COURRIERS
- Gérer le courrier départ en respectant les procédures d'enregistrement selon les courriers/rapports/documents à envoyer
- Gérer le courrier arrivé interne/externe en respectant les procédures de transmission au directeur-adjoint, aux chefs de service, aux travailleurs médico-sociaux ou aux secrétariats dédiés
- Enregistrer le courrier arrivé en lien avec le STEF
- Gérer l'envoi par mail des Droits de Visite et d'Hébergement pour les enfants confiés

⮚ MAILS ARRIVÉS SUR LA BOÎTE SEC. :
- Gérer les messages qui arrivent sur la messagerie sec.blois.agglo@département41.fr en vérifiant qui en est destinataire, en évaluant qui est concerné par l'information pour transmission à qui de droit.
- Traiter les mails en lien avec ses missions liées au Service Territorial Enfance Famille

- INSTRUCTION DE DOSSIERS
- Saisir les demandes d'aides financières dans le logiciel métier SOLIS
- Saisir et/ou mettre en page des courriers, notes et rapports
- Créer et mettre à jour les dossiers dans le logiciel métier SOLIS

⮚ DIVERS
- Participer aux réunions MDCS, STAA et des autres services si besoin,
- Contribuer au fonctionnement de la classothèque et aider à l'archivage,





Activités spécifiques (en lien avec le Service Territorial Enfance-Famille)

Missions périphériques
- Assurer le secrétariat du responsable et de la coordonnatrice technique du Service Territorial Enfance-Famille : élaboration de documents, prise de note et rédaction, saisie, diffusion des notes, comptes rendus et courriers...
- Préparer sur le plan administratif les commissions d'actualisation et d'admission : invitations, participation, prise de notes, rédaction des relevés de conclusions et diffusion,
- Contacter les participants aux commissions d'actualisation et d'admission qui n'ont pas confirmé leur présence
- Créer le dossier papier et dématérialisé des enfants confiés et mettre à jour le dossier dématérialisé
- Compléter la partie administrative du Projet Pour l'Enfant (PPE) et le transmettre via le Drive lorsqu'il est finalisé
- Préparer le tableau de compte-rendu des visites parents/enfants en fonction des plannings de visite
- Participer aux réunions du service territorial enfance-famille en fonction des besoins
- Transmettre et classer les dossiers des enfants confiés en cas de fin de suivi par le Service Territorial Enfance Famille (papier et informatique),
- Participer à la mise à jour des tableaux de suivi de l'activité,

Missions télétravaillables parmi les activités déjà énoncées :
- Gestion et traitement des mails,
- Gestion des demandes d'aides financières, des notes, rapports,
- Gestion des informations préoccupantes (en partie)
- Tableaux de bord d'activités et statistiques
- Formations en distanciel.

Activités spécifiques télétravaillables (STEF) :

STEF : préparation des commissions d'actualisation et d'admission, compte-rendu de réunion, préparation des PPE, envois des Droits de Visite et d'Hébergement s'ils sont pré-scannés, tableau des rencontres parents-enfants, création et mise à jour des dossiers enfants.

Missions
Missions télétravaillables parmi les activités déjà énoncées :
- Gestion et traitement des mails,
- Gestion des demandes d'aides financières, des notes, rapports,
- Gestion des informations préoccupantes (en partie)
- Tableaux de bord d'activités et statistiques
- Formations en distanciel.

Activités spécifiques télétravaillables (STEF) :

STEF : préparation des commissions d'actualisation et d'admission, compte-rendu de réunion, préparation des PPE, envois des Droits de Visite et d'Hébergement s'ils sont pré-scannés, tableau des rencontres parents-enfants, création et mise à jour des dossiers enfants.

Profils recherchés
CONDITIONS D'EXERCICE :

* Formation en secrétariat vivement souhaitée - bon niveau de français
* Intérêt pour l'action sociale
* Appétence pour l'accueil du public
* Techniques de prise de note et rédaction

COMPÉTENCES REQUISES :

Savoir-faire/
- Accueillir les publics
- Adapter sa communication
- Évaluer le caractère d'urgence, savoir le mesurer et adapter son comportement
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et l'expression orale
- Respecter les procédures administratives
- Utiliser les outils bureautiques standards / application métier
- Rédiger des comptes rendus

Savoir-être/
- Bon relationnel
- Capacité d'adaptation
- Courtoisie
- Disponibilité
- Écoute
- Réactivité
- Autonomie
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Esprit d'initiative
- Qualités rédactionnelles
- Sens de l'organisation et du travail en équipe
- Secret et discrétion professionnels

Connaissances/
- Intérêt pour l'action sociale
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Techniques de secrétariat
- Logiciels Word, Excel, ...
- Application métier " SOLIS "
- Techniques de communication
- Techniques d'accueil du public
- Techniques de prise de note et rédaction



Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentaires
Service recrutement : 02.54.58.54.59

CV et lettre de motivation obligatoire. Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.

Pour candidater, merci de cliquer sur le lien suivant :
https://jobaffinity.fr/apply/wdl2gwz946djtj1whg

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Retour en haut de page