Missions principales :

Activités générales :

Accueil

- Pour l'ensemble des services, accueillir le public physiquement et téléphoniquement : décrypter sa demande le plus précisément possible, renseigner sur des informations simples, vérifier l'effectivité des droits sur l'outil métier, orienter vers des partenaires ou autres institutions en adéquation avec sa demande, tempérer les situations de tensions, évaluer les situations d'urgence, mettre en relation avec un travailleur social de la MDCS (en direct et/ou au travers de la prise d'un message précis) et le cas échéant, prendre un rendez-vous.

- Identifier les situations qui relèvent d'une Information Préoccupante (concernant les mineurs et/ou majeurs), en assurer le recueil objectif dans le respect de la neutralité, la rédiger, la faire valider par un responsable et la transmettre au service de recueil des informations préoccupantes (SRIP).


Gestion

⮚ COURRIERS " ARRIVÉ "

- Gérer le courrier arrivé interne/externe en respectant les procédures d'enregistrement et de distribution à l'attention du directeur adjoint, des chefs de service, des travailleurs médico-sociaux.

⮚ COURRIERS " DÉPART "

- Gérer le courrier départ en respectant les procédures d'enregistrement selon les courriers/rapports/documents à envoyer,

⮚ MAILS ARRIVÉS SUR LA BOÎTE SEC. :

- Gérer les messages qui arrivent sur la messagerie sec.nord.loire@departement41.fr en vérifiant qui en est destinataire, en évaluant qui est concerné par l'information pour transmission à qui de droit.

⮚ INSTRUCTION DE DOSSIERS :

- Saisir les demandes d'aides financières,
- Saisir des notes, rapports, informations préoccupantes et signalements,
- Préparer des Chèques d'Accompagnement Personnalisés,
- Préparer les dossiers et les mises en liquidation des aides ASE et PCD après décision,
- Instruire les demandes de RSA.

 
⮚ DIVERS

- Participer aux réunions MDCS, STAA et autres services si besoin,
- Contribuer à l'organisation d'actions collectives sur le plan administratif et être ressource sur le terrain,
- Contribuer aux échanges de pratiques des services dédiés selon l'actualité,
- Requêtes BO,
- Formations en distanciel.



Activités spécifiques (en lien avec le Service Social Territorial)


Missions périphériques
- Assurer le secrétariat du responsable du Service Social Territorial : élaboration de documents, prise de note et rédaction, saisie, diffusion des notes, comptes rendus et courriers...,
- Participer aux réunions du Service Social Territorial en fonction des besoins,
- Gérer administrativement toutes les demandes liées au logement et mettre en place un échéancier des évaluations pour :
* Les expulsions et la préparation des CAL et CAPEX,
- Saisir et suivre les demandes et renouvellements des mesures AED et AESF, Accueil de jour,
- Transmettre et classer les dossiers des usagers en cas de fin de suivi par le Service Social Territorial (papier et informatique),
- Participer à la mise à jour des tableaux de suivi de l'activité,
- Saisir des données statistiques,
- Rédiger les courriers suite à l'approche globale,
- Effectuer des requêtes BO.


Activités spécifiques (en lien avec les moyens généraux)


Missions périphériques
- Gérer le parc automobile affecté à la MDCS (suivi des échéances, calendrier des vidanges, lavages, accident, création des accès Hypérion ...),
- Assurer l'intendance et la logistique (fournitures, imprimés, documentation, matériel, bâtiments, travaux, réservation de salles, affichage d'informations, gestion des stocks ...),
- Suivre le parc informatique et téléphonique de la MDCS ainsi que de ses antennes,
- Organiser le hall d'accueil,
- Réserver des bureaux d'accueil et des salles de réunion,
- Préparer l'accueil des nouveaux arrivants (installation logistique, badge, clefs, casier...),
- Gérer et actualiser les ressources documentaires,
- Être référente des archives (en lien avec les archives départementales et après pré-archivage au sein de la MDCS).


Conditions d'exercice :
- Formation en secrétariat souhaitée,
- Une expérience dans le domaine social serait un atout majeur.

Identification :

* Localisation fonctionnelle : Direction Générale Adjointe des Solidarités
* Rattachement hiérarchique : Direction de l'Insertion et de l'Action Sociale Territoriale - Maison départementale de la Cohésion Sociale de Nord Loire Pays de Chambord
* Affectation : Service territorial Accueil Administratif
* Taux du poste: 100 %
* N° Poste : 03427
* Télétravail : classique ou modulable, ou jours flottants 24 jours, selon les nécessités et l'organisation du service.



Finalité du poste :

Placé(e) sous l'autorité de la Responsable du Service Territorial Accueil Administratif de la Maison Départementale de la Cohésion Sociale de Nord Loire - Pays de Chambord, l'assistant(e) accueille du public, gère le courrier et réalise le traitement administratif de dossiers. L'assistant(e) assure des missions spécifiques en lien avec le Service Social Territorial et les missions spécifiques en lien avec les moyens généraux.

Compétences requises :

Savoir-faire/
- Accueillir le public
- Respecter les procédures
- Administratives
- Adapter sa communication
- Utiliser les outils bureautiques standards / application métier
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et l'expression orale
- Rédiger des comptes rendus

Savoir-être/
- Autonomie
- Bon relationnel
- Courtoisie
- Disponibilité
- Écoute
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Esprit d'initiative
- Qualités rédactionnelles
- Secret et discrétion professionnels
- Sens de l'organisation
- Sens du travail en équipe

Connaissances/

- Intérêt pour l'action sociale
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Logiciels Word, Excel,...
- Application métier " SOLIS "
- Techniques de secrétariat
- Techniques de communication