Sous l'autorité du Directeur général des services, assure des missions du service administratif : état civil, service assemblée, affaires scolaires, secrétariat du CCAS, accueil par intermittence, etc. Doit être capable de suppléer sa collègue du service administratif lors de ses absences.

I- Etat civil
Assure l'ensemble des missions d'état civil :
- Naissance ;
- Reconnaissance légitime ;
- Décès, mariage ;
- Cimetière ;
- Livret de famille ;
- Tenue des tables annuelles et décennales d'état civil et archivage ;
- Etc.

II- Conseil municipal
Assure l'ensemble des tâches administratives liées à la préparation du Conseil municipal en lien avec le Directeur Général des Services :
- Préparation et mise en forme de la convocation du Conseil municipal ;
- Mise en forme de la note de synthèse destinée aux membres du conseil municipal ainsi que des pièces jointes ;
- Suivi de la publication des extraits, transmission et notification des actes - tenue des registres légaux - diffusions des actes aux services concernés ;
- Mise en forme des délibérations du conseil ;
- Transmission des délibérations au contrôle de légalité ;
- Diffusion des délibérations (interne et externe) ;
- Tenue et mise à jour des registres légaux.
- Etc.

III- Affaires scolaires
- Gestion des crédits alloués aux écoles (Contrôle de l'adéquation des commandes des enseignants avec les crédits votés + transmission des commandes à la comptabilité pour engagement) ;
- Calcul du montant de la participation annuelle des communes extérieures ;
- Suivi des effectifs scolaires et des relations avec les écoles ;
o Tenue à jour des effectifs scolaires, des demandes de dérogation...
- Tâches administratives liées à la gestion des affaires scolaires ;
- Suivi de la consultation des transports scolaires en collaboration avec le Directeur Général des Services ;
- Suivi des inscriptions au ramassage scolaire, envoi des dossiers à Saint-Étienne Métropole.
- Etc.

IV- Elections
- Gestion de l'ensemble des tâches liées à la préparation des documents électoraux :
o Mise à jour des listes électorales : radiations, inscriptions, modifications ;
o Préparation et participation aux réunions de la commission électorale ;
o Veille réglementaire et information de la direction générale ;
o Etc.

- Gestion de l'organisation et du suivi des scrutins :
o Organisation de l'installation des bureaux de vote, affichage légal, installation des panneaux électoraux ;
o Participation aux scrutins, à la rédaction des procès-verbaux de dépouillement ;
o Etc.

V- Affaires sociales
- Préparation des décisions dans les domaines suivants :
o Aide sociale exceptionnelle : instruction des dossiers de demande de prise en charge de factures ou de secours financiers divers (bon alimentaire, prise en charge de déplacements...) ;
o Préparation des décisions du conseil d'administration du CCAS, en particulier en proposant les éléments de délibération concernant le secteur social ;
o Préparation et participation aux réunions du conseil d'administration du CCAS en collaboration avec le Directeur Général des Services et l'élu(e) aux affaires sociales.

- Exécution des tâches afférentes à la gestion du secteur social et à l'accueil du public :
o Mise en œuvre de l'aide sociale légale : instruction et suivi des dossiers RMI, APA, allocation tierce personne, frais d'hébergement, cartes d'invalidité ;
o Etablissement et le suivi des dossiers Pass tremplin avec la STAS ;
o Accueil des personnes en difficulté et orientation sur les partenaires extérieurs (assistante sociale ...) ;
o Secrétariat relatif à son domaine de compétence, diffusion et classement des courriers.

VI- Accueil
Assure l'accueil physique et téléphonique de la Mairie en alternance avec l'autre collègue du service administratif.

SAVOIRS :
- maitriser les missions d'état civil
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat

SAVOIR FAIRE :
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

SAVOIR ÊTRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).