Sous la responsabilité directe du Directeur Général des Services, vous coordonnez, supervisez et contrôlez les activités du service relatives aux démarches administratives, civiles et funéraires et à l'accueil du public. Vous êtes force de proposition en matière de réflexion sur les services pouvant être apportés à la population et garant de l'image du service public en veillant à la qualité de l'accueil des usagers et à la fiabilité juridique des actes.

Management et coordination des activités du service
Encadrer, coordonner et animer l'équipe :
- Définir un projet de service, des missions, objectifs et résultats attendus.
- Animer des réunions, participer au recrutement et à l'évaluation des agents.
- Etablir les plannings, gérer les congés et les récupérations.
- Assurer une veille juridique des activités du service et diffuser les informations à l'équipe.
- Etablir et gérer le budget du service.

Gestion et contrôle des activités du service
Accueil :
- Organiser l'information du public et garantir la qualité des services rendus à l'usager.
- Mettre en place et diffuser la " procédure d'accueil " de la Mairie.

Affaires générales :
Sécuriser les actes et les procédures administratives (cartes d'identité, légalisations des signatures, autorisations administratives diverses).
Participer à l'instruction des demandes des usagers (CNI, passeport, permis de conduire...)

Affaires civiles et funéraires :
- Garantir la conformité et la sécurité juridique des actes d'état civil dressés par le service (actes de naissance, mariages, décès, transcriptions...)
- Mettre en œuvre le règlement du cimetière et contrôler son application en collaboration avec la Police Municipale.
- Optimiser et valoriser la gestion du cimetière et des attributions des concessions funéraires.

Recensements - élections :
- Garantir le bon déroulement des scrutins, organiser le suivi de la liste électorale et des scrutins.
- Organiser et suivre le tirage des jurés d'assises, le recensement militaire des jeunes et le recensement de la population.

Vie associative
- En collaboration avec les élus, participer à la définition des orientations stratégiques du partenariat Ville/Associations.
- Accompagner et conseiller les porteurs de projets.
- Accompagner l'instruction des demandes de subvention.
- Veiller au suivi du patrimoine communal relevant du service.
- Superviser les plannings de mise à disposition des salles, notamment en lien avec le NAC Omnisport, la communauté scolaire et l'agent référent chargé de la gestion des équipements municipaux et de la vie associative.

A titre accessoire, Secrétariat du Conseil Intergénérationnel
- Préparation des ordres du jour, convocation avec l'élu référent
- Secrétariat des séances et rédaction des comptes rendus

Expérience similaire souhaitée

Compétences requises :
Savoir :
- Connaissance de l'environnement territorial et des acteurs institutionnels en relation avec la fonction (INSEE pour le recensement...).
- Techniques de management et d'animation d'équipe (conduite de réunions).
- Outils de gestion et d'organisation de l'activité (gestion des flux, tableaux de bords)
- Notions d'élaboration de budget / Notions de la commande publique
- Bonne connaissance du statut de la fonction publique territoriale
Législation / réglementation :
- Connaissances en droit civil (dont droit des personnes et de la famille)
- Cadre réglementaire de la communication institutionnelle et de l'accès aux documents administratifs (dont le registre d'Etat civil)
- Droit des citoyens dans leur relation avec l'administration
- Droit funéraire
- Droit électoral
Règles et procédures :
- Procédures d'attribution, fermeture des concessions, de reprise des concessions temporaires et perpétuelles
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil et procédures administratives concernant leur délivrance.
- Procédures de contrôle des actes, relatives aux formalités administratives...
- Procédures électorales
- Formalisme des registres
- Information générale relative à l'état civil (IGREC)
- Connaissances bureautiques de base et progiciel de gestion de l'état civil

Savoir-faire :
Concevoir des outils de planification de l'activité et des tableaux de bord de suivi
Concevoir des procédures de contrôle de l'activité du service, contrôler la fiabilité des actes émis et veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
Initier et assurer le suivi d'une démarche qualité
Elaborer un budget prévisionnel et suivre son exécution, rectifier les écarts
Apprécier une demande, établir les différents actes et expliquer les modalités et procédures des diverses formalités administratives aux usagers
Mettre en œuvre les recensements et les élections
Adapter son management aux situations et aux agents
Capacités rédactionnelles

Savoir-être :
Capacité au management d'équipe
Méthode, rigueur, anticipation et réactivité
Diplomatie et aptitude à la gestion de conflits
Autonomie
Disponibilité
Sens de l'accueil et de l'écoute
Capacité d'initiative
Discrétion et sens du service public