Secrétaire de service
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O044211100461098
Publiée le 31/01/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
NANTES Cedex 1
Poste à pourvoir le
01/03/2022
Date limite de candidature
25/02/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
DG Citoyennetés et Territoires Solidaires (DGCités)
Direction de la Relation aux Usager·ère·s (DRU)
Présente sur l'ensemble du territoire nantais et en lien direct avec le public, la direction de la relation aux usagers (DRU) a une vocation d'accueil des Nantais.
Les équipes de la DRU apportent aux citoyens des réponses à leurs demandes portant sur les compétences de la Ville et de la Métropole, notamment via la plateforme d'appels AlloNantes. Les collègues s'appuient notamment sur une base de connaissances développée au sein de la direction pour répondre aux sollicitations du public exprimées via différents canaux.
Direction de la Relation aux Usager·ère·s (DRU)
Présente sur l'ensemble du territoire nantais et en lien direct avec le public, la direction de la relation aux usagers (DRU) a une vocation d'accueil des Nantais.
Les équipes de la DRU apportent aux citoyens des réponses à leurs demandes portant sur les compétences de la Ville et de la Métropole, notamment via la plateforme d'appels AlloNantes. Les collègues s'appuient notamment sur une base de connaissances développée au sein de la direction pour répondre aux sollicitations du public exprimées via différents canaux.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du responsable de service, vous assurez les missions d'assistance, et d'appui technique en termes de secrétariat, logistique et communication, gestion numérique, ressources humaines, et financière, en lien fonctionnel avec les 3 secteurs état civil, formalités administratives, objets-trouvés, et les services ressources de la direction.
Vos activités principales sont :
. Secrétariat
Suivi des agendas et des messageries, accueil physique et téléphonique, réception, étude, suivi et gestion informatique des courriers aux différents secteurs, veille et suivi du traitement des courriers usager·ère·s, relecture et/ou rédaction et mise en forme de courriers
. Logistique et communication
Planification de réunions et de rendez-vous, invitation des divers participant·e·s (élu·e·s, partenaires institutionnels, usager·ère·s), réalisation de mailings le cas échéant, mise à jour des listes de contacts,
gestion logistique des réunions, rédaction de compte rendus, réalisation et/ou mise en forme de supports
. Suivi de l'actualité et appui à la gestion numérique
élaboration et suivi de l'activité du service, référent·e numérique sur logiciels métier, appui aux formations métiers, coordination des actualités en externe et en interne en lien avec les services compétents, réalisation et traitement des questionnaires et formulaires (logiciels Framaforms, Doodle...)
. Gestion ressources humaines
coordination des recrutements des postes permanents et temporaires et suivi des mobilités internes en lien avec la cellule de gestion et les services ressources humaines, gestionnaire référent·e temps de travail en coordination avec les services internes, appui et coordination des dossiers complexes (temps partiels thérapeutiques,...), saisie des éléments variables de paie
. Gestion financière
suivi de 2 budgets différents en lien fonctionnel avec les services internes, coordination des commandes (devis, bon de commandes, mandatement) et des fournitures.
Vous suppléez ponctuellement l'absence des autres secrétaires de service.
Vos activités principales sont :
. Secrétariat
Suivi des agendas et des messageries, accueil physique et téléphonique, réception, étude, suivi et gestion informatique des courriers aux différents secteurs, veille et suivi du traitement des courriers usager·ère·s, relecture et/ou rédaction et mise en forme de courriers
. Logistique et communication
Planification de réunions et de rendez-vous, invitation des divers participant·e·s (élu·e·s, partenaires institutionnels, usager·ère·s), réalisation de mailings le cas échéant, mise à jour des listes de contacts,
gestion logistique des réunions, rédaction de compte rendus, réalisation et/ou mise en forme de supports
. Suivi de l'actualité et appui à la gestion numérique
élaboration et suivi de l'activité du service, référent·e numérique sur logiciels métier, appui aux formations métiers, coordination des actualités en externe et en interne en lien avec les services compétents, réalisation et traitement des questionnaires et formulaires (logiciels Framaforms, Doodle...)
. Gestion ressources humaines
coordination des recrutements des postes permanents et temporaires et suivi des mobilités internes en lien avec la cellule de gestion et les services ressources humaines, gestionnaire référent·e temps de travail en coordination avec les services internes, appui et coordination des dossiers complexes (temps partiels thérapeutiques,...), saisie des éléments variables de paie
. Gestion financière
suivi de 2 budgets différents en lien fonctionnel avec les services internes, coordination des commandes (devis, bon de commandes, mandatement) et des fournitures.
Vous suppléez ponctuellement l'absence des autres secrétaires de service.
Profils recherchés
Vous connaissez les techniques de secrétariat et maîtriser les outils bureautiques. Vous avez des capacités rédactionnelles, vous êtes organisé·e et savez gérer les priorités. Vous savez travailler en équipe et en transversalité, savez rendre compte à bon escient. Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion dans le traitement des données sensibles.
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Sandrine Kemer, Responsable du service prestations administratives, 02 40 41 91 21 et 06 14 69 40 04
Inès DIAMONEKA VICENTE, département Rh, 02.52.10.81.84
Inès DIAMONEKA VICENTE, département Rh, 02.52.10.81.84
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.